職場上,語言的力量遠超乎一般人的想像。尤其對於遠距工作者來說,由於無法時常與主管面對面交談,因此來往的信件或訊息溝通時,詞彙更要謹慎使用,避免產生誤會。

每個人或多或少有口頭禪,然而有些常用語句長期使用之下,容易成為主管印象扣分的標靶,降低升遷的可能性。職場管理網站「fastcompany」提醒,以下這五個口頭禪要適度使用,以免讓人留下強烈負面印象。

1.開口必說:「我認為........」

說「我認為......」時,容易使意見流於主觀,也會讓提議聽起來過於武斷,因此在表達意見或與同事溝通時,避免每一次都用「我認為......」做為話語開頭,而是利用「以我過去的經驗,我覺得......」來替代,讓意見聽來更婉轉,有更多商議的空間。

以這樣的說法做為開頭,也會讓同事和主管覺得自己提出的意見並非空穴來風,而是根據過去的經驗所歸納出的結論,增加意見的可信度,提升自己在職場的專業形象。

2.每次接話都用:「但是......」

有時我們對於主管所交代的要求有所疑慮,因此在溝通時很自然地會說出,「但是......」,然而這樣的說法聽起來太過注重於事情的否定面,讓自己的質疑表露地過於明顯,容易引起主管反感。

要委婉地提出疑慮,可以這麼說︰「我了解您的觀點了,不過好像還有另外一種做法,不知道您願不願意聽聽看?」

這樣的說法相對之下較為開放,充分讓主管了解自己並非不想遵從指示,而是有更合適的做法,以問句的方式讓主管嘗試聽取意見,並進一步衡量兩種做法的優劣,而非用立即否定的話語讓主管感到不尊重,反倒失去意見被採納的機會。

3.來者不拒,全說:「好!」

常說「好!」會為自己帶來更多工作機會?或讓主管更注意到你對工作的努力?事實上,過於習慣對任何事說「好」反而會給自己太多壓力,降低工作品質。常說「好!」固然會提升在主管或同事眼中的印象,但承接下來的外務太多,也容易使工作清單混亂,導致自己無法保證每項工作的品質。

在說「好」之前,務必要衡量自己的工作狀況,若無法承接工作,也要委婉地說出原由,讓主管知道自己是有原則地處理事情,而非只會盲目回應好,卻無法將工作做得完美。

4.大事小事都說:「抱歉」

在職場上,處理工作時出現紕漏自然需要道歉,但最重要的是補救。常說抱歉於事無補,別忘在說抱歉時加上彌補做法,讓主管知道自己並非不負責任的人,而是真正想面對、解決問題,道歉才能真正發揮作用。

此外,有些人可能在表達不同意見之前習慣說抱歉,這樣的道歉其實容易在無形中降低了自己的地位,使表達時失去自信,意見便可能被忽略,因此需要盡量避免。道歉固然可以表達誠意,但要在該道歉時說出來,才能對個人產生助益,成為升職推力。

5.一被cue到就回:「那不是我的工作」

在職場上,難免遇到主管交代的任務不在自己工作範圍之內,不知該如何處理的窘境,面對這樣的情況,千萬別向主管直說「那不是我的工作」,這樣的說法容易讓人覺得你太過推卸責任。

要處理這樣的情況,可以這麼回答︰「這份工作內容我不太了解,可能無法妥善處理,但我知道XXX蠻擅長處理這類的工作,我請他來協助處理此事好嗎?」

這樣的回答不僅避免了推卸責任的情況,也能委婉地提醒主管真正負責處理的人應該是誰,重要的是表現了處理事情的誠意,還能展現自己對於公司或部門的瞭解,無形中提升了自己的印象分數。

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本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:錯的表達,殺傷力比想像中還大!太常說這5句話,小心離升遷越來越遠