開會是工作的必要過程,但有時會議冗長又無重點,很可能會使團隊成員失去耐心,也會破壞大家原本的工作步調,因此為了改善會議效率,勢必要為舊習慣做些革新。

財經雜誌《Fast Company》提出四個多數新創公司運用的開會巧妙方法,不僅新穎、改變過去開會的舊習,背後還有科學理論與數據支持,能有效增加會議的速度與效率,讓人不再因會議冗長所苦,每次開會不僅不耽誤工作,還能從會議中有所獲得,效益滿滿。

✕ 超過10人、超過30分鐘,很容易分心


✓ 最多8人、15分鐘內,最能保持專注

關於注意力的研究顯示,人能維持專注的時間約在10到18分鐘,過了18分鐘後,人的身體因為能量耗盡,需要提供更多營養給大腦來維持專注力,因此時間一久容易感到疲累,這也是為什麼TED演講通常約 18 分鐘或少於 18 分鐘的原因。

會議開太久,不僅容易讓員工分心、導致開會效率降低,還會使團隊人員原本的工作被會議耽誤,個人的生產力下降,造成公司極大損害。

要改善這樣的情況,不妨結合注意力的科學原則,將每次開會時間訂為 15 分鐘,15 分鐘剛好是 Google 或 Outlook 行事曆原始設定 30 分鐘的一半,改換會議提醒的時間會方便許多。

除了會議時間,人數也是重點,太多人開會,不一定每個人都有發表意見的空間,這樣的情況更造成分心,因此可效法 Google,將每場會議的人數下修至 8 人開會,確保與會人真正參與,每人能充分交流意見,達到會議上激發靈感的效益。

✕ 坐著開會,腸枯思竭⋯⋯


✓ 站立會議,激發創造力!

站立式會議可用在團隊的小型會議上,小型會議可能只需要相互更新團隊合作夥伴的工作進度或交換訊息,花太多時間的意義不大,因此不妨試試站著開會,站久了腳容易痠,大家便會想要快點切入重點結束會議,時間自然縮短,效率也隨之提高。

但站著開會是否有提高效率的科學根據呢?華盛頓大學做了一個實驗,測試站著開會與坐著開會的生產力、意見分享以及團隊合作的效率差異,發現站著開會比坐著開會更有助於激發創造力的點子,以及增加團隊合作。下次開會時試著站起來,或許會有事半功倍的效果!

✕ 用3C做筆記,雖快但很快就忘了


✓ 手寫筆記,了解全面、記憶持久

科技時代,多數人開會都用平板或筆電記錄會議重點,但對個人來說,手寫才能讓自己更記得會議的重點與結論。

美國加州大學讓學生看 TED 影片並分成兩組,一組手寫演講重點,一組用筆電記錄,再比較兩組記憶力的差別,最後發現表面記憶雖然是筆電大勝手寫,但在概念與深層記憶上,卻是手寫筆記的同學完勝。

在實驗中,手寫組比筆電組更能了解演講的核心理論,手寫記重點雖然花費時間較久,但也因此使人須致力找出演講精華而不輕易分心。

同理,若是真的想要在會議中有所學習成長,不妨開始用手寫來記錄會議重點,更能加深印象,不會「開過就忘」。

✕ 帶手機開會,動不動就想「滑一下」


✓ 手機放會議室外,聚焦問題與發想

許多人可能會因為不想錯過客戶訊息而將手機帶入會議室,但會議通常需要解決問題或激發想法,需要極高的專注力才能達成,若心不在焉,往往只是在會議上浪費時間。

馬歇爾商學院調查 500 名不同領域的專業人士,結果發現近 84% 工作者認為不該在會議上處理郵件,可見帶手機進會議室,在多數人眼中是不適當的行為。

多數人帶著手機難免就想碰一下,但這「一下」可能讓自己在同事及主管面前的形象扣分,更糟的是降低了整體團隊的會議效率,因此開會前就果斷地將手機放在會議室外吧!

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做好管理,從例行性會議開始

本文由「SmartM人才培訓網」授權刊載,原文:科學證實:改掉這4種開會壞習慣,會議更快更準!