往往話筒一拿起來,聽到對方揚起音調說「Hello」或是一長串的「TOEIC OK Magazine. How may I help you?」腦袋就瞬間空白,緊張地結結巴巴地說「Hi. My name is Alisa. Is Chloe there? I want to talk to her.」看似小學英文程度的自我介紹開場,在時間的壓力之下想不出任何英語詞彙,除了搥心肝後悔為什麼自己沒準備一本台詞在手邊之外,最想做的就是趕緊掛上電話。

在職場中,你也有過這樣的困擾嗎?就讓我們一起從多益測驗的職場英語中來沙盤推演商務電話英文的煩惱吧。

  • 英語商務電話與私人電話的差異 

經常看影集的你,應該很習慣電話接起來不是「Hello」就是「What's up」吧?那可是私人電話英文的表達方式,我們一起來看看下面的範例比較吧。

私人電話英文
A: Hello?(喂?)
B: Hi, Alisa? (嗨,Alisa 嗎?)
A: Yeah. What's up?(是啊,你好嗎?)

商務電話英文
A: TOEIC OK. This is Alisa. How may I help you?(多益情報誌。請問我有什麼能為您服務的嗎?)

B: _____________________________________.(回答的講法請參考下表)

A: Sure. Just one minute, please.(好的,請稍候。)

《回答的參考》
1.Hello. I'd like to speak to Ronald.(哈囉。我要找Ronald。)
2.Yes. May I speak to Ronald, please?(嗯。不好意思,我可以和Ronald 說話嗎?)
3.Hi. I'm calling for Ronald in Training Department. (嗨。我要找訓練部門的Ronald。)
4.Hello. Could you please connect me with Ronald?(嗨。請幫我轉接Ronald 好嗎?)
5.Hi. Can you please put me through to Ronald?(嗨,可以幫我轉接給Ronald 嗎?)
6.Hi. This is Chloe at TOEIC OK Magazine, Editorial Department. Is Ronald in?(嗨。我是多益情報誌編輯部門的Chloe。Ronald 在嗎?)

有沒有發現光是開頭就差很多了呢?而且連雙方的回應詞似乎都顯得格外正式和官方,的確,商務電話有它固定的公式:

公司名稱+自己的名字+請問來電需求的招呼語。

回應上我們只需使用客氣委婉的語氣,直接表明來電需求即可,對方就會附和、請您稍候或是替您轉接。這就是商業電話英文的模板。