Email 是目前職場上最常被使用的溝通往來工具,人人都會寫,但卻非人人都可抓到其中的竅門,進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底台灣人的英文email 都犯了什麼樣的錯誤呢?

以下整理了台灣人在職場的英文email中最常犯的四大錯誤和範例。

問題一:Email 主旨要簡短有力,才會讓人一看就懂?

首先,主旨欄千萬不可以空白,否則可能會導致email被 當成垃圾信件。再來,若信件內容經雙方一再的往來答覆,內文的討論事項已脫離原主旨,那麼請務必刪除先前的信件內文,並換上一個新的主旨,一來是讓收件人 更清楚信件內容,二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後,不可將信件所有內容放在信件主旨欄,那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象,更別談對方對你會 有後續的聯繫和回應了。

其實寫一封商業英文書信一點也不難,要記住:忙碌的商務人士每天收到的email 至少約20 封,而主管們甚至會收到上百封的email,因此想吸引收信人的目光或是贏得對方祕書的注意,獲得快速回信,祕訣在於你的email是否下了個好主旨。

一個好的email 主旨,要有三個大原則:條理分明、目標明確、符合內容。以下為幾個email常見的問題,一起來比較錯誤及正確的用法。

  • 錯誤一:主旨不夠清楚明白 

Subject: Request(主旨:請求)  vs. Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨:贈品袋的詢價請求)

第一個主旨雖然易讀也與內容相關,但卻一點也不明確。

第二個主旨把Request(請求)更明確化為Quotation Request(詢價請求),又再進一步加上for Gift Bags(關於贈品袋),雖然還沒看完信件全文,但這主旨已夠明確易讀,讓收件人只要一眼瞥過,就可以馬上對應到相關資訊和流程,並且快速地回覆這封要求信件。

  • 錯誤二:主旨沒有詳細時間說明 

Subject: Sales Promotion(主旨:促銷活動) vs. Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨:2012 秋冬新品上市的促銷活動)

 第一個主旨雖然比Sales來得明確,但到底是哪種的促銷活動呢?第二個主旨多了for 2012 A/ W Collection,幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市,這樣的主旨才能快速帶到重點。