員工跟你講話,會緊張嗎?員工在你面前,「顯真」嗎?

其實,我從大學畢業後,就希望有一天能當主管。很臭屁吧,哈哈!因為我覺得獨當一面,能夠主導一些事情,那種成就感和快樂,對我的人生很重要。也因此,不到30歲,我就擔任某個國際品牌的品牌總經理,並且底下帶有8個大將。學習「識人學」是我的個人偏好,也是我不斷練習的底子功。直白的說,我不希望因為找錯人,而讓自己的團隊少了戰鬥力。每位員工,對我都是極端重要,且無可取代的。

因為很年輕就帶隊,因此,粗略地,我把員工在主管面前的樣子,分為兩大極端類型。

一種極端是「假掰型」。某些屬下看到主管時,會表現的特別好。刻意表現出活潑、熱情、謙讓、正面、積極,目的就是為了在主管面前留下好印象。我之前一位財務部的同事,不管心情多惡劣,只要被總經理叫進辦公室前,一定會努力強打精神,重新補妝,然後往鏡子裡面看自己一眼,強拉滿嘴笑容,然後走進總經理辦公室去。

另一種極端是「空白型」。有些員工看到主管就緊張,主管只要一問話就腦筋一片空白,明明已經準備好的內容,結果連一句話都擠不出來。多日來的熬夜苦工,往往化為烏有,面對主管的質問,就彷彿看到地獄般的障礙。業障過不去,化不掉,結果,一身好技術,好武功,卻反而讓主管覺得「傻勁有餘,但,一問三不知」。我的一位行銷好同事,她剛進公司不到三個月,只要聽到行銷總監找她開會,她就會在前一天緊張個半天,更新所有貨品預估數字、競品市場資料、本月目標預估。所有報表全部印出,也用便利貼mark好,但是跟總監一討論事情,滿坑的資料,就是拿不出一張適合的報表,然後,討來一頓罵。

以上的類型,是的,都不顯真。為什麼?因為緊張。為什麼緊張?因為在乎自己的表現。為什麼在乎表現?因為人總是希望被肯定,尤其,非常希望那個人會左右自己在公司命運的人肯定自己。

我清楚那種心情,我自己也有老闆要面對,等我自己獨當一面,自己當老闆了,我一直都在提醒自己,要多點面向去觀察自己員工「真正的樣子」。

以下,是我的小撇步:

1、看他的桌面

我自己不喜歡員工桌面太混亂。桌面混亂的人代表思路不清晰。桌子東一個文具、西一個報表。如果你糾正他桌面太亂,他還會跟你說:「我要找的東西我都找得到」問題是,隨著工作愈複雜,年資愈資深,桌面不整理,文件不歸檔,我們可以確定找資料的時間會愈來愈長。一個人一天只有86,400秒,能浪費的時間有多少?這次多花個10分鐘找檔案,下次再花15分鐘找資料,一天一個星期一個月累積下來,效率就是這樣被拖垮的。

身為職業講師,我很有機會走訪總經理級以上人物的辦公室。我可以確定地告訴你,沒有一個例外,總經理辦公桌桌面一定都是乾淨、整齊、歸位清楚的。

2、看他的歸檔

歸檔分類很重要,原因很簡單,一方面增加工作處理速度,二方面你可以觀察他對於歸檔的想法。最好讓員工的分類名目、歸檔想法和你是一致的,因為你們會有一樣的討論基礎,對於問題的分析會更容易深入,且更容易產生解決方法。

舉個例子來說。當我在零售通路服務時,有一段時間負責CRM顧客服務管理系統。由於店面CRM表格和電腦格式有出入,因此當我們要跑出銷售金額50,000元以上的VIP資料時,發現因為key in時間的落差,導致辦公室跑出來的名單和店面的客戶姓名有10%以上的差異。因為發現差異,因此我就跑到北區業務經理辦公室,試圖跟他釐清差異的源頭,結果驚訝地發現,業務經理他竟然早就發現問題,然後自己另外設計表格,也重新整理一遍北區15個櫃檯的客戶資料。結果他的VIP分類是用「單筆購買金額」,而公司的電腦是以「累計總金額」來計算。為了把三方資料拉齊,我們大概花了一年半時間才解決此一難題。這件事情給我們最大的學習是,北區業務經理縱然在公司已經服務超過8年,但是和上級主管工作不同調,不同法,也難怪溝通常不易,且衝突四起。

3、看他雞不雞婆

要測量員工的主動性,方法有兩個。一個是查看他解決問題的能力。另一個是測試他主動提出創新意見的能力。我自忖是一個強勢領導風格的人,因此遇到需要解決問題時,這幾年我會試著先不提自己的看法,先聽聽員工的意見。這個作法的關鍵是,要讓員工把想法說完,並且不要在員工陳述完意見後,一副老大天下知的樣子,回頭羞辱員工的想法。我自己很喜歡聽到員工天馬行空,毫無拘束地提出創意觀點,想出令人「WOW」的驚豔解法。而在這樣的開放氣氛中,如果某個員工還不主動提出意見,少了點雞婆,我就會開始擔心他工作態度的積極性。

今天傍晚,我到一位在公司被號稱「女強人」的辦公室開會。現場小圓桌,坐了5位一級幹部,總共6個人對著我開會。一張A3大表格,上面密密麻麻寫了三天課程的所有細節。「女強人」開口問:「3天的活動主軸是什麼?有連貫性嗎?」話才一講完,坐在我對面,帶著圓框眼鏡,平常聲音微微弱弱的Lyn,馬上對著老闆提出3個重點,並且搶在我之前,把流程全部順一遍。我坐在Lyn的對面,回想起這一個月來,每次在深夜跟她過課程細節,她的溫柔,她的客氣,她對講師的尊重,讓我原本擔心這個應該是一場硬仗的會議,在她的引導下,竟然像順勢而下的溪流,緩緩流過,僅僅遇到小石即使稍有阻礙,但讓整個會議流暢到讓人感動。我對Lyn的敬佩,油然升起。也再度提醒自己,對人,不要馬上產生刻板印象。對人多點保留,多點側面觀察,內向的人,反而往往具有穿石的巨大力量。

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