職場英文》英文商業信件怎麼寫？20個英文email關鍵字大整理

還在害怕看不懂外國客戶寄來的信嗎？寫英文信件時總是詞窮嗎？小V整理了20個商業書信中經常出現的單字，這次學起來，下次寫信就不用怕啦！

動詞：

1. extend (v.) 延伸、擴大、加長

說明公司的近況，例如公司最近想擴大營業就可以說 extend our business。希望分店數可以遍及全國則用 extend over the whole the country。

Can’t you extend your visit for a few days, and stay a few days longer?（你不能多停留幾天嗎？）

2. notify (v.) 通知、知會

notify someone of something 是「通知某人某事」，這邊用的介系詞是of。和notify相似的字有inform和tell。

This email is to notify us that meeting time has changed.（這封電子郵件是要通知我們開會時間的更動。）

3. restate (v.) 重申、重新敘述

將這個字拆成 re- 和 state 來看， state 是指「聲明、陳述」，re-是拉丁文字首，意為back或again，意指「回到、又、再」。

As your teacher, I restate the importance of this project because it will be a turning point in your learning process.（老師重申這個活動的重要性，因為它將會是你學習歷程中的一個轉捩點。）

4. affirm (v.) 確實、肯定

常聽到新聞報導說某單位「肯定地證實」某事，可以說affirm doubtless。意思相近的單字有confirm。

The government affirmed that the accident was caused by human error.（政府證實這次的意外是人為疏失。）

5. issue (v.) 發行；(n.) 問題、發行物

issue in是指「導致、造成」，issue at是「按…出售」，in the issue 則是「結果」的意思。

Don’t avoid the issue, I want you to answer my question.（不要逃避，我要你回答我的問題。）

6. inform (v.) 通知

商業書信經常用來通知某事，而「通知」就會使用inform這個動詞。用法是「inform＋人＋of/about事件」，指「通知某人某件事情」。

Has the secretary informed you that the meeting was rescheduled?（秘書有通知你會議時間改了嗎？）

※補充：inform 的衍生字

information (n.) 資訊、消息（請特別注意！information是不可數名詞，不可在字尾加上"s"）
informative (adj.) 增長見聞的
informer (n.) 舉報人、密報者

7. enclose (v.) 附入、裝入

信函或其他投遞的信件中常常會附上其他相關文件資料，這邊的「附上」稱為enclose。enclose in是指「將…封入」。

Please enclose your certificate of enrollment when submitting your CV.（投遞履歷時，請同時附上在學證明。）

8. attach (v.) 把…附加在

attach 和上一個單字enclose最大的差別在於：enclose是用於實體信件；而attach是用於電子郵件中的附件。搭配attach的介系詞是to，而附件的名詞是attachment。

Please double check the complete marketing proposal attached to the mail.（請再次確認信末附上的完整行銷企劃書。）

名詞：

9. layout (n.) 安排、佈局

layout drawing 是「佈置圖、草圖」，layout area 是「藍圖規劃區」。

The layout of VoiceTube’s website is completely perfect. The learning experience is great.（VoiceTube網站的排版非常完美，我在學習的過程中享受了非常棒的用戶體驗。）

※補充：

issuer (n.) 發行人（等於 publisher）
issueless (adj.) 無結果的、徒勞的
issuable (adj.) 可成為爭論點的

10. stationery (n.) 文具、信紙

stationer則是「文具商」，另一個容易和 stationery 搞混的 stationary 是形容詞「靜止的、不動的」。在拼法上只有 a和e的差別，要特別注意拼字！

Due to the popularity of email, fewer and fewer companies are buying good quality stationery anymore.（由於電子郵件的普及，愈來愈少公司購買品質良好的文具。）

11. convene (n.) 集會、召集

con- 是表示「共同、合併」的字首，而-vene這個字根是指to come，合併起來也就能聯想到「聚集、集會」的意思了。

Tom convened a meeting of members on the marketing team.（Tom召集行銷組成員開會。）

12. circular (n.) 通知、公告、傳單；(adj.) 圓形的、循環的

circular當形容詞時有好幾種搭配用法：circular disk是「圓盤」，circular movement則是物理學中的「圓周運動」，a circular building是「圓形的建築」。circulation 是指「循環（尤指血液出入心臟之運行）或發行量」，血液循環叫做 blood circulation，促進血液循環則可以說activate blood circulation。

Our school issues a circular biweekly.（我們學校每兩週發行一份公告。）

13. banner (n.) 橫幅；(adj.) 優秀的

亦作a banner advertisement，指網路或報紙上的標題式廣告。under the banner of這個片語是指「以……為名號」、「打著……旗號」。

I’m responsible for designing banners and advertisements during my internship.（我在實習期間負責的工作是設計橫幅與廣告。）

14. campaign (n.) 活動

activity、event和campaign都是指「活動、事件」，但這三個字實際上還是有差別的。activity是指「（某一團體的）特殊活動」，通常是為了達到某一目的或是娛樂效果的活動；event是指「重大的事件」；campaign則是指選舉相關等社會活動。

We started a campaign against smoking.（我們開始了反對吸菸的活動。）

15. dictate (n.) 命令、規定、影響；(v.) 口述

「受…指使」可以說dictate by。

It took him an hour to dictate this letter.（他花了一個鐘頭口述這封信。）

16. signature (n.) 署名、簽名

signature是指合約或文件上的簽名。正式書信的最後都必須附上結尾敬語和簽名檔，而簽名的區域稱為signature block，包括姓名(name)、職稱(title)、公司(company)、聯絡資訊(contact information)等。藝人的簽名則稱為autograph。

另外，小V再分享一個有趣的詞彙：signature dishes，它是「招牌菜」的意思。這邊的signature解釋為「某人的招牌事蹟」或「某人獨有的特色」，招牌動作是signature move，廣播或電視節目的主題曲可以說signature tune。

Could you send the proposal to the manager for his signature?（你可以幫我把企劃書交給主管簽名嗎？）

17. postage (n.) 郵資、郵費

寄送信件都必須要付郵資，而郵票稱作 postage stamp。列印郵資憑證的郵資機稱為 postage meter。

形容詞：

18. legible (adj.) （字跡、印刷物）清楚的、清晰的、易讀的

和legible意思相同的字有clear和readable。容易和legible混淆的字是eligible「合格的、合適的」。

To avoid mistakes in processing, please ensure the application is legible.（請確保申請表的字跡清晰易讀，以避免操作流程發生錯誤。）

19. cohesive (adj.) 凝聚性的

cohesive force 是我們在理化課常聽到的「內聚力」。

The cohesive power is indispensable to a company.（凝聚力對一間公司來說是不可或缺的。）

20. confidential (adj.) 機密的、保密的

名詞confidence是指「信心」，我們常說的「自信」就是self-confidence，confident是「有信心的、自信的」。confidential agreement是「保密契約、秘密協議」，strictly confidential是「極度機密」。

The letter was marked as strictly confidential.（這封信件被標記為極度機密。）
小V幫大家整理了單字卡，背單字輕輕鬆鬆：

文：Annie Tsai
參考：商業書信單字整理

※本文獲「VoiceTube看影片學英語」授權轉載，原文