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不論是新上任主管、空降部隊、專案經理者,新主管只要學會4件事,不但收服各種員工,並且,讓他服服貼貼,心甘情願,任您差遣。

詹姆士一畢業就在新竹科學園區找到工程師的工作。這家SS公司的業務內容,是高精密機器的品質測試,只要通過SS公司的認證,等於就拿到通行全世界市場的證書,因此,詹姆士的客戶全數都是一等一的大公司、大廠牌。

也因為一份驕傲和期許,4年來,即使每周上班7天,每天睡覺時間不到6小時;即使趕不上理容院營業時間所以一頭亂髮;即使老是三餐不正常所以暴肥;即使總是盯著螢幕近視度數再增加300度。四年,整整四年,終於換來一個升遷,也換到一個心滿意足。

一通電話,經理通知他,詹姆士下星期一開始擔任主任工作,下面帶的5位工程師,下星期後,同事變屬下。

詹姆士形容他自己跟經理講完話後:「就像坐雲霄飛車,5分鐘的電話裡,心情一直往上飆,高興到無法控制自己的心跳。」但掛完電話後,只開心了1分鐘,接著,心情又像坐回雲霄飛車,只是,「這次心情是往下俯衝」為什麼? 因為,「不知道下星期一怎麼面對…同事。」

詹姆士的升遷,其實已經醞釀許久,但面對這突如其來的身分改變,還是無所適從。但不管壓力多大,心情起伏多狂,「表現給老闆看」,是他絕不回頭的目標。

星期一和同事見面,頂著一頭亂髮,滿臉的鬍渣,衣衫的不整,和「新屬下」開會。

「業務部分要全權請大家負責了!你們都很資深,只要按照原來的工作步調就可以了。我雖然被升為主管,但主要是幫助大家把工作做完。」詹姆士可不打算改變大家太多,因為,連他自己都沒有準備好,他想:「改變太多,應該大家也不開心吧!」真是個好主管,結果,詹姆士開始面臨許多可怕的新局面。

屬下覺得某個國際客戶太難搞定,因此交給詹姆士。
屬下覺得檢測出來的數值有問題,因此要詹姆士跟客戶重新要個價值50萬的樣本。
屬下提到檢測過程曾經斷電,似乎儀器不穩定,因此要詹姆士跟客戶回絕這個已經拖了6個星期的檢測案。

詹姆士,他一個人背5個人工作。3個月之後,他垮了。心情垮了,身體也垮了,跟經理提出辭呈。

怎麼辦?

我提出4個管理方法,特別適合新上任主管,其中理人、處事之道,供你參考。

1、先緊後鬆

管理員工最重要的是,一開始就必須精準地告訴員工,你對他們的「具體期待」,簡稱「基準點(baseline)」。所謂基準點不是公司的表定規章,而是你對屬下工作的原則要求。例如,有些主管非常要求「準時」,會議必須準時出席,會議當然也準時結束。因此身為主管的你如果出差,即使不在辦公室監督員工,員工也一定在你規範的工作原則下,完成你所期待的品質工作。

對員工的基本要求,一定要在一開始就講明白,並且也把獎懲說清楚,且徹底執行。

2、先聽後說

請不要因為和新屬下都很熟悉,因此直接跳過這一段落。請記住,你是主管,他是屬下,在公司的權限上,你已經和他有區別,再如何熟稔,看事情的角度也開始不同,距離,是一定會有的。如果你想有所作為,就把大家召集起來,詢問大家對於改革的意見,會議中予以紀錄,有疑問就一一澄清,有創意就一一讚許。回饋他們的發言,認真對待這些發言,讓他們看看你當主管的樣子,並心生佩服。

3、指令清楚

下達指令時,請精準地提供你指令的人事時地物,更重要的,請你告訴對方「為什麼」會給這個指示,以及如果這件事沒做到,會產生什麼「後續影響」。只要讓屬下覺得如果任務沒完成,會害到別人,那麼,就會產生與主管「任務共有」,同在一條船上的感受。屬下會更戮力以達目標。

記住,不要因為怕屬下砸鍋,就把工作攬在自己身上。指令清楚意味著,你必須試著授權,並學習承擔別人的錯誤。

4、給予支持

主管對屬下的心理支持,是創造員工滿意度的關鍵(L. Rhoades & R.Eisenberger, 2002)。這種支持來自於給予員工自尊,以及給予員工肯定。請你嘴上常說謝謝,並且要明白地讓他感受:「我相信你」。看員工的報告、資料、提案有誤,記得不要脫口而出你的批評先,記得先讚美。如果你想留下這個有能的員工,記得,想辦法稱讚他。稱讚不必多,但是要具體,不要敷衍。接著,你才能說出你希望他「更好」的地方。最後,詢問他什麼時候提出修正版本。

請記住,讓員工自己提出新的繳交時間,不要你來說。記得嗎?因為「你相信他,說到會做到」。

詹姆士被留下來了,從主任降為一般員工。薪水還是領主任級薪水,但是他卻感受不到公司的好意。詹姆士熱情不再,使命感已然消失。他雖然員工編號還在SS公司,但是,人事已非,以前的無怨無悔,現在成為他負面情緒的好藉口。那美好的一仗已經打過,但是,卻背上所有罪惡的十字架,讓他難以重新出發。

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