用"For your information"開頭其實超多餘！3步驟寫出簡潔易懂商業email

學生問老師：「要怎麼寫出簡潔的商業email？」「句子短就簡潔。」老師回答。「怎麼寫短句子？」學生又問。

我們今天一起來看一個「三步到位」的商業英文寫作策略。進入策略之前，先看這個例句，我們習慣性寫出這樣的Email句子：

For your information, please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.（供您參考，在此知會您，我們已於9月10日寄出會計服務的細節和申請表格。）

這個句子太複雜了！簡化成以下句子，一目瞭然：

I'd like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application form on September 10th.

比較這兩種寫法，哪裡相同，哪裡不同？

可以看出簡潔的溝通的三步到位策略：

第1步：去掉無意義的字

第2步：一個句子一個概念

第3步：只用主動語態

第1步：去掉所有無意義的字

For your information, please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.

為什麼"For your information"是無意義的詞，為什麼？因為少掉了完全沒有影響。

更多參考例子：

1、repeat again→repeat
2、small in size→small
3、cooperate together→cooperate
4、for the purpose of →for

第2步：一個句子只傳達一個概念

記住一個原則，句子越短就越容易懂：

一個句子少於10個字，讀懂率是98%。
一個句子少於20個字，讀懂率是75%。
一個句子多於20個字，讀懂率是4%，讀者必須一讀再讀。

Email簡潔的原則是一個句子只傳達一個概念。判斷句子有幾個概念，就看它有幾個動詞。

Please be advised that the accounting service details and application form were sent to you on September 10th.

這個句子有兩個動詞。"advise"和"sent"，「告知」和「寄出」這兩個概念，就分成兩句來寫，不只是分成兩句，甚至可以分成兩段，就更好讀了。

"I’d like to advise you of the details.We sent you the accounting service details and application form on September 10th."

第3步：主動策略

就句子的字數來看，主動句的字數一定比被動句少，更簡單明瞭。商業溝通儘量用主動語態。只有三種情況例外：

1.不知道是誰做的

My cellphone was stolen yesterday.（我的手機昨天被偷了。）

2.誰做的並不重要

Your application is approved.（你的申請核准了。）

3.刻意模糊做這件事的人

Mistakes were made.（錯誤已經發生。）

Your request for a lower interest rate has been denied.（你降低利率的申請未通過。）

三個月英文脫胎換骨的一對一：http://goo.gl/5eIOmf

作者簡介_世界公民文化中心