萬用型App優先法則！提升產能，節省時間的工作術

在買筆記本時，有一種筆記本叫做「萬用手帳」，他裡面同時包含了行事曆、通訊錄，還有各種格式的空白筆記頁，我們可以在裡面安排任務、剪貼圖文、寫日記、抄筆記、做計畫、記帳，因為無所不能，所以「萬用」：我記得自己學生時代只要一本萬用手帳在手，什麼事情都能解決，而背後依靠的是我們對筆記本無窮無盡的創意妙用。

然而，我們在數位工作時常常忘了當年「萬用手帳」妙用的精神。

於是在手機上為了健康需求安裝了一個跑步 App、一個飲食紀錄 App。為了理財需求安裝了一個記帳 App ；為了時間管理安裝了多個待辦清單、習慣養成 App ；為了規劃旅行又多安裝了幾個行程 App ，實際使用時，卻發生一件事情要記在多個地方的窘境，要手忙腳亂才能管理生活瑣事，或者有些 App 怎麼用都會半途而廢。

所以，今年初在寫完「[生活駭客2] 讓自己成為一個「很簡單」的科技人」後，我開始追求一種「簡單工作法」，而其中的方法之一，就是要更善用一個「萬用型 App 」來取代多個單功能 App ，這樣的做法不僅更節省時間，還能帶來更大的工作產能。

一、萬用型 App V.S. 單功能 App 的優缺點

一個理財記帳 App 結合了快速記錄介面、統計計算分析，甚至厲害一點的還可以結合你的銀行帳戶。一個健康管理 App 可以自動記錄跑步時間、計算消耗卡路里、搜尋飲食資料庫。這些是單功能 App ，確實強大，針對單一需求更加有用。

然而回過頭來想，我可不可以在原本已經在使用的筆記本或試算表 App 中滿足記帳需求呢？甚至也滿足記錄健康與熱量的需求？當然可以，或許沒那麼多強大功能，但滿足核心目標一定沒問題，例如我之前研究過的方法是：

丟掉記帳軟體與 App ，轉個彎，我養成了記帳的習慣（用 Evernote）
我的家庭記帳方案：實作 Google 雲端記帳一個月心得（用 Google Drive ）

Evernote 或 Google Drive ，就是「萬用型」 App ，這些趨近於空白萬用手帳的服務，能夠讓我們在上面自由設計個性化的工作方式與流程，發揮創意就能滿足工作生活各種需求。

我喜歡萬用型 App 的理由包含：

1. 學一個工具就好，減少時間浪費
2. 資料統一，管理容易，方便鳥瞰
3. 手機使用效能與效率提升，工作更專注
4. 反而更簡單、更自由，更能個性化

二、萬用型 App ，幫助我們把人生管理得更專注而簡單

針對單一需求來說，「萬用型服務」確實不比「單功能工具」那麼強大，可是我們的人生不只是在滿足單一需求，鳥瞰一下，人生其實是一個整體，這個整體之下常常會有很多個需求要同時被滿足。

如果人生有十個需求，而我必須學會並應用十個強大的工具來滿足需求，花費在學習與使用工具的時間上，一定超出人生擁有的時間太多，最後就只能打架、只能放棄，甚至變得混亂而低效率。

那麼如果把這十個人生的需求，用一個已經習慣的「萬用型 App 」來解決呢？

首先的優點就是我只要精通一種到兩種工具就好（事實上一般人也只能精通兩三種工具），而這對我們來說是相對簡單且不花時間的。

接著更重要的是工作與人生的資料應該「統一」，如果健康、理財、工作、生活需求都用同樣的萬用型 App 管理，那麼這些資料就可以隨時整合，方便備份，要反省自己的人生計劃時，也就能真正建立鳥瞰視野。

當然，如果使用的工具簡單而統一，那麼無論電腦或手機上的使用效能也會提升，不僅速度快，也省去要打開好幾個 App 的時間。

最後，「萬用型 App 」延伸出來的價值是解放我們的個性與創意，通常這類萬用型 App 都像白紙一樣有很大的自訂空間，只要你願意思考一下，就能設計出符合自己獨一無二需求的工作流程，反而比限制在單一功能 App 上強大的特殊功能設計更自由。

三、舉例：我用一個 Evernote 取代十個健康、生活、旅遊、任務 App

你可能會說，電腦玩物上不是也常常介紹各種健康 App、 旅行 App、 時間管理 App 嗎？是的，不過對我來說那是為了特殊需求的讀者而介紹，或是為了「學習單一功能 App 的管理原則」而介紹。

我自己其實都會在學習這些特殊 App 的「方法優點」後，回頭改進到自己 Evernote 的管理方式中，最後全部都用 Evernote 這樣一個萬用型 App 來管理所有需求。

所以目前我自己其實在手機或電腦中，只用一個 Evernote 來滿足下面十種特殊 App 的需求：

1. 健身健康：

我直接在 Evernote 筆記記錄每天的熱量與運動量作為反省。雖然記錄起來沒有用單一 App 方便或好看，但我發現這些資料可以跟我的其他生活資料在 Evernote 中統一管理。而且漸漸的不再追求複雜化，反而這樣的簡單記錄可以維持更久。

2. 稍後閱讀：

我會把想要稍後閱讀的文章剪輯到 Evernote 的「收件匣」分類，然後有空時去閱讀、整理或刪除。

比起使用另外一個稍後閱讀 App ，因為 Evernote 我每天都會打開、都必須打開，所以真的會去閱讀這些文章，不會忘記。

3. 記帳理財：

從2013年開始我自己就不安裝額外的記帳 App ，用我的特殊筆記方法來記帳：「丟掉記帳軟體與 App ，轉個彎，我養成了記帳的習慣」。只有後來跟老婆實踐了一段時間的 Google 雲端記帳，但最終還是喜歡回歸我的萬用型 App 。

因為萬用型 App 通常每天都要打開，他是你原本就需要的最拿手工具，也因此在習慣養成上反而更有利。

4. 旅行規劃：

我自己旅行時真的就只需要 Google 地圖與 Evernote 這兩個 App ，而所有的行程管理或規劃，回歸筆記絕對可以解決問題：「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略」。

那些其他的行程規劃或整理的 App ，雖然整理排程功能更強大，但無法讓我隨心所欲地整理，更重要的是「旅行資料」會被單一 App 限制住，不像 Evernote 那樣完全掌握在我自己的手上。

5. 習慣養成：

有時候會有一些針對特殊需求的習慣養成 App ，雖然他們可能有很好的計數功能，或是很好的統計分析，但我覺得習慣養成更關鍵的其實是「看到短期目標的累積成果」（參考：養成好習慣之前，如何建立真的做得到的習慣養成目標？）

所以其實我自己在習慣養成上，全部都用 Evernote 來管理，把養成習慣的過程與成果記錄到筆記中，看到自己的累積成果，規劃自己下一步目標，其實這樣就可以很有動力的！

例如我的讀書習慣養成計畫：「用 Evernote 開始完美讀書計畫：抓重點閱讀心得複習」。或是我的欲望購物管理計畫：「我的 Evernote 欲望清單，用筆記節制衝動購物念頭」。

6. 食譜整理：

或者之前我也嘗試過一些食譜 App ，但後來發現要從收集食譜、研究料理、筆記菜單，到最後延伸到日後學習、分享、應用，其實全部整理到 Evernote 上也能滿足需求：「做好大人的學習筆記：如何開始建立你的技能系統？」

7. 生活整理：

生活整理有很多層面，可能是名片的無紙化、書櫃倉庫的索引，而就像我這篇文章所說的：「[年終整理術3] Evernote 家居收納整理方法一年後心得」，有了最拿手的萬用型 App ，或許不需要其他 App 就能解決這些問題。

8. 日記、寫作：

雖然也有一些細節上更好用的日記或寫作 App ，但回歸資料的統一管理，我還是喜歡就把 Evernote 當作我最佳的日記與寫作工具：「我如何在 Evernote 養成每日寫作習慣與鍛鍊寫作技巧」。

9. 心智圖、圖片註解、檔案傳送：

萬用型 App 就是當我發生什麼小需求時，優先思考看看原本已經拿手的這個服務有沒有辦法解決問題。

例如我偶爾想要畫心智圖，雖然我介紹過更多強大的心智圖 App，但我自己更多時候是直接用 Evernote 內建手寫功能解決需求，因為這樣更簡單統一。

例如當我出現需要把檔案從手機傳送到電腦時，或是需要在圖片上做註解時，雖然也有特殊 App 可以滿足需求，可是不如直接在慣用的 Evernote 中操作，這樣檔案資料不分散，也不用花時間去學一個新工具的用法。（參考：Evernote Windows 直接內建圖片註記，終於不一定要裝Skitch）

10. 時間管理：

我常常介紹很多不同需求的時間管理工具，但我自己其實把所有時間管理需求都用 Evernote 來滿足：「瑣碎任務的工作流重整：我如何用 Evernote 專案管理」。

雖然單一的待辦清單 App 有更強大的功能，但回歸任務與資料之間的連動，和聚焦專注的工作平台等要求上，統一的萬用型 Evernote 似乎又更好。

四、那些值得推薦的萬用型 App

那麼除了 Evernote ，還有哪些工具與服務是「萬用型」的呢？

例如 Onenote ，當然就跟 Evernote 一樣承襲了萬用手帳的精神。或是像可以文書編輯與結合各種應用的 Google Drive 也能發揮萬用精神。很多朋友喜愛的 Trello 結合筆記、布告板與白板特色，其實也帶有萬用的彈性。

又或者像我之前介紹過的「Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學」，其實也是用一個大家相對拿手的 Google 日曆，來取代額外安裝課表 App、會議 App、習慣養成 App 與專案管理 App 的需求。

我自己的工作方法是集中在 Evernote 與 Google 服務上，盡可能發揮其萬用的特色，但這就讓我可以「減少切換工具的時間」，可以「統一管理不同需求的資料」，而這些服務的彈性足以讓我「做出個性化的工作流程設計」。

你不一定要跟我使用一樣的工具，但我推薦大家想想看有沒有你最拿手的工具可以負擔「萬用型」的應用，然後想辦法用統一的工具，帶來更大的工作效率！最後，如果想跟著 Esor 一起研究數位工作效率，歡迎來報名我陸續開設的各種雲端工作課程：「電腦玩物的課程講座資訊」。

※本文獲「電腦玩物」授權轉載，原文〈萬用型App優先法則！提升產能，節省時間的工作術 〉

作者簡介_Esor Huang（異塵行者）