讓聽眾被你吸引的兩件要緊事

想像一下，你正把被一間公司錄取的事情告訴你最好的朋友，然後你發現他開始沒在聽你說話，甚至拿起iPhone看起e-mail來……

這時候你還會繼續說嗎？不會吧。

在商業簡報中，大多數的人會繼續滔滔不絕，即使已經發現台下的人根本沒把注意力放在你的簡報上。為什麼在簡報的時候，我們不會做些不同的反應？

理由有兩個。

第一，多數的簡報者忙於盯著自己的投影片看，根本就忽略聽眾已經沒在聽。第二，許多做簡報的商務人士，發現底下的人開始不聽簡報，卻不知如何是好，只好繼續一直說個不停──他們覺得，說個不停是他們的責任。

過去兩年，我們的公司對150名來自不同國籍、不同產業的商務人士進行調查，發現有超過70％的商業簡報無法讓底下的聽眾滿足。為什麼這些平常很擅於交際對話的商務人士，卻無法做好一個簡報？

首先，他們錯把簡報當成「演講」。我自己的工作，涉及了不同形式的商務簡報；我可以告訴你，我的簡報不是演講。有時，我受邀到大學或是研討會上說話，我的確是在演講；但大多數時候，我進行的是簡報。這兩者有極大的差異。

演講是政治家做的事情，演講是某專家針對他專業的領域分享知識。舉例來說，上星期，我以「為何多數教育訓練失敗了？公司又該如何因應？」為題進行演講，這個題目是我的專業，在這個領域我已經被訓練、指導了超過二十年，我寫了十二本關於商業溝通的書，我的專業允許我進行一場演講。

所以，除非你是被邀請去演講你的專業知識，否則你不應該讓你的商業簡報變成一場演講，那會對你的聽眾傳遞錯誤的訊號，接著他們便以「不聽話」來回應你。

多數情況下，在工作場合中使用PowerPoints投影片時，我們都是在進行簡報，而非演講。在一場簡報中，你對你的聽眾說話，就如同在跟你的朋友說話一般。假設你正在更新月銷售業績的進度，你可以用一個問題當做簡報的開場白：你們覺得，我們的業績比上一次月報成長還是衰退？你們能猜猜看，或是給一個預估值嗎？

第二，即使是在一場演講中，演講者都努力地把目光對著台下的聽眾。看看美國總統歐巴馬是怎麼做的。然而，在許多商業簡報中，簡報者和聽眾毫無眼神接觸，他就是忙著看他的投影片。稍微想像一下，一個專業的商務人士，對著一群專業的商務人士，「讀」出一大串資訊，這景象有多奇怪。我的意思是，台下的每一個人，也都識字吧！我們怎麼可以讓聽眾感到這麼無聊，這很不尊重他們。

這就帶到我最後一個重點。多數商務人士把投影片當成word檔，他們把所有的資訊都放到投影片上，搞得好像在寫一篇文章。

一個簡報不是一篇文章，文章是我必須把完整的句子寫下來，因為我們不是面對面坐著，所以才需要把每件事情完整紀錄下來，以確保你完全了解我的意思。

如果我要進行一場簡報，我會需要三張投影片，我會用各一張照片，來代表我要表達的三個重點，而且不會在投影片上放任何一個字，更不會把那些字讀給你聽──即使我有時候的確是放了少許的字上去。

我會「對你說話」，我會把你拉進我的「對話框」中，我會與你一起想出讓你變成一個更好的簡報者的方法。

為什麼有許多的商務人士把投影片變成好像一本書的內頁？在過去，人們依賴文字溝通；但是現在，我們卻是透過照片、圖表和影片來溝通。

總結來說，如果我們想要讓聽眾們印象深刻、受影響甚至被啟發，就必須不把簡報當成演講，而是要把簡報當做是一場對話。其次，要注意我們已經進入數位化的現實，使用的是照片、圖表和影片，而不只是一本書上的文字。當我們的投影片上不再出現密密麻麻的字，我們就被逼得要面向觀眾，對著他們說話──這才讓我們的簡報變得更有效了！