為什麼把「待辦清單」貼在辦公桌前，會讓你工作效率更低落？

想要做事有效率，關鍵在配合人體的生理系統，當生理系統處於最適運作狀態時，我們在理解、幹勁、情緒控制、解決問題、創意、決策等方面都能有優異表現。從運動量、睡眠量，到吃下肚的食物，都能大大影響我們心智功能的短期運作，甚至是幾個小時內的運作。此外，我們在處理某項工作之前所從事的心智活動，也會影響到我們能否把工作做好。

心理學與神經科學等領域的研究發現，對何時、與如何安排高效能的心智功能運作提供了很多啟示，運用這些豈是創造出來的策略，最能幫助忙碌的人們，創造出每天至少2小時的高效率狀態。

每天最關鍵的2小時

了解哪些環境因素最有助於你的工作效能，並據此調整你的工作環境。一旦你知道什麼會導致你分心，或暗示你的大腦進入創造或冒險的模式，便能據此調整工作環境，讓自己做起事來更有效率。

至於「2小時」這個時間長度，其實沒什麼可大做文章的。我之所以建議2小時，是因為我發現這個時間長度既可以做到，也足夠處理一天當中最重要的事。確切時數並不重要，對這些策略獲得一些經驗後，你可以建立4小時或僅僅10分鐘的心智運作高峰狀態，視你當天的工作需求而定。

配合生理狀態安排工作，為自己規劃最有效率的工作方式，每天都能善用時間完成最重要的事，這不僅對長期的成功有益，也能適度幫助我們的生活恢復健全與平衡。

安靜，是最有益的工作環境

斷斷續續的談話聲，是專心工作的頭號勁敵。

在各種噪音源頭當中，最難阻絕的是周遭斷斷續續的談話聲。時不時，你會聽到左前方發出一言，右後方也發出一句，此起彼落。在開放式辦公空間裡，坐你後方的同事彼此詢問問題，或是某人在電話上聽了一會兒後，開始間歇地說話。

有關噪音對生產力和創意的影響，諸多研究的結論相當明確：對知識經濟時代的大多數工作而言，安靜幾乎總是勝過嘈雜。

》你可以做下列這些事，來幫助自己專注在重要的事務上

●如果你有自己的辦公室，請先把門關上。如果你沒有個人專屬的辦公室，可以事先預留一間會議室，或是找一個大致上沒有噪音和其他潛在分心事物干擾的地方。一個清靜、遠離噪音干擾的地方，通常比較有利於生產力。

●如果公司的辦公桌是連在一起的，而且你必須待在那裡，不妨戴上抗噪耳機。如果有防噪音耳塞的話也很不錯，而且你還能隨時帶著。戴上抗噪耳機或耳塞，也許會讓你看起來或感覺有點怪，但你可以變得更有生產力。

●不要聽音樂，也不要聽談話性節目。

●如果你在家裡工作，關掉電視。

●如果你正在做的工作需要發揮大量創意，可以享受一下背景音樂。你甚至可以考慮前往嘈雜的公司餐廳或附近的咖啡館做事，或者選擇播放一些音樂。

光線對工作表現的影響

影響工作效能的環境因素並非只有噪音，光線是另一個你通常可以掌控的外在刺激。

生理時鐘司掌我們一整天的睡眠、清醒、進食和精力循環節奏，使細胞活絡的光，能夠幫助重設生理時鐘。雖然科學家至今仍未能充分了解箇中原因，但科學研究正陸續探察出光對認知能力和情緒的影響作用。

有研究顯示，加入藍光的白光，能夠使你感覺更機敏、思考更清晰。英國一群研究人員想知道，在這種帶有藍光的白光辦公室環境中工作（它感覺起來就像晴朗藍天的光線），對工作者有什麼影響。

研究人員發現，白天在帶藍白光下工作的員工，比較可能回報自己在機敏度、專注力、清晰思慮、工作績效、睡眠品質等方面有所改善，同時感覺在傍晚時比較不那麼疲勞。該研究也顯示，帶藍白光能夠增進自制力和心像旋轉能力，而心像旋轉能力對從事工程、設計及許多科技領域的工作者相當重要。

》想要不同的工作表現，你可以這樣調整光線

●打開更多盞燈，讓環境變得更亮一點。明亮的房間比光線較暗的房間，更容易引領你進入最佳心智狀態，尤其是在陰天或冬季。有必要的話，你可以自己帶盞檯燈到辦公室。

●可以的話，在晴朗藍天時，前往充滿自然光線的地方工作。

●不妨考慮把你的工作場所的燈泡，改換成帶有較多藍光的白光燈，就算只是更換辦公桌上的檯燈燈泡也行。研究顯示，這麼做有助於活絡和你大腦內生理時鐘連結的視網膜光受體細胞，幫助你變得更機靈。

●當你想做需要發揮創意的工作時，可以把燈光調暗一點，或是找個比平時光線稍微暗一點的地方。

桌邊的雜亂囤積，會影響你的專注力

雜亂或許對極少數人有助益，但對絕大多數的人而言，卻有礙我們的心智運作效能。如果認為雜亂對生產力沒有多大影響、不需要理會，那是在自我欺騙。人類大腦是非常擅長尋找分心事物的機器；更確切地說，研究顯示，當競相爭取我們注意力的事物愈多，我們就愈難掌控正在聚焦的事務。

因此，你近身工作區的雜亂，諸如各項會議紀錄、早已忘了打哪來的資料和文件、偶然借來的書、產品包裝、訓練手冊、買來後從未使用過的耳機或其他小物等，很可能都是讓你分心的源頭。

當然，亂堆在你辦公桌上的許多東西，很多都是你的待辦事項提醒物，例如一張有關一位潛在客戶的便條紙，你遲遲都沒有聯絡、感覺有點不安，或是某項專案的一份文件，你只要想到就壓力很大。這些桌邊雜物，不僅和待辦事項一起搶走你的注意力，也會影響你的情緒，構成威脅感。

當我們偵測到具有威脅性的東西或事件時，大腦中和此東西或情況有關的訊號便會擴大—這是大腦中的杏仁核（amygdala）部門所司掌的活動。當訊號擴大時，就會讓那些具有威脅性的東西或事件，更加攫取我們的注意力。

所以，把這類物品任意雜亂地堆放在工作桌上，特別有害。把東西擺在桌上作為提醒之用，或許能幫助你想起這些事，也是許多人使用的策略之一，但如果你需要一個地方好好發揮工作效率，這些提醒物會使你分心想起它們，其實也是一種干擾。

如果你必須專注於一項計劃或事務時，請先整理一下雜亂堆積的文件和物品，或者你可以去找個能夠專心工作的整潔空間。堆積物品的習慣，會跟著我們到所至之處，如果能夠了解自己花了多少額外的心智能量在對抗分心事物上，或許有助於激勵各位在想要完成重要的工作之前，趕快清理一下你的工作區。

》你可以這樣調整工作環境，做事會更有效率

●清理一下辦公桌或辦公室的雜亂堆。你可以在心智能量剩下不多、無法做更有生產力的工作時，例如某個下午時段或傍晚時分來做這件事。如果你沒有時間做這類清理工作，就把雜亂堆移到你視線之外的地方。

●不妨把一些物品放到桌面上較遠的角落，讓自己要動作更大一點，才能夠拿得到。例如：辦公室電話、手機、水杯、筆等工作用具，你都可以試著這麼做。當你感覺緊繃時，可以把身體往後靠向椅背一分鐘，擴胸、向上伸展手臂一下。你甚至可以考慮買個腳凳放在辦公室，這樣可以不時抬放雙腳—做做這類「高權力姿勢」，能夠改變你的心智狀態。

●別在辦公桌前坐太久。我們往往過於投入工作，所以當你想要站起身時，就這麼做吧，因為頻率應該不會太過頻繁。如果你可以選擇自己的工作區域，應該選擇能讓你很容易站起來走動一下的工作區域。

●個人化布置一下你的工作空間。你可以考慮擺放一些植物或水景的相片或圖畫，但切記，在個人化你的工作空間時，千萬別讓你的辦公桌增添雜亂。

你如何整理、布置你的近身工作區—保持雜亂或整潔、有沒有足夠空間伸展身體、是否設置一台跑步機、是否擺放了一盆蘭花或一張海洋畫，都會影響這個環境在你需要時能否讓你展現高工作效能。

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