一收到會議通知就按「接受」？治癒你「開會強迫症」的方法

想像一下，你的同事走到你的辦公桌旁，沒有原因地拿走你的文具、電腦、或是使用中的資料，而且完全沒有說明原因。你一定會覺得莫名其妙，你會站起來，詢問對方有什麼事，然後拿回屬於自己的東西。

大家會留心自己的東西是否被拿走，然而，許多上班族每天的時間被偷走，卻一點感覺都沒有。

創業家Jason Fried曾經做過一項調查：他問了他身邊的眾多工作者，在什麼地方工作，能達到最高的生產力？得到的答案五花八門，咖啡店、圖書館、火車、飛機，有趣的是，沒有人認為辦公室是「適合工作的地方」，這樣的結果正與建造辦公室的目的——讓工作者能好好工作，完全相反。

他發現，會造成這樣的結果，是因為辦公室充滿太多的干擾。其中一項就是煩人的會議。一旦主管發出開會通知，所有人不管手邊的工作有多重要，都需要馬上放下手邊的工作，投入到會議之中。開會本身沒有任何實質的效用，卻拖延了其他更需要馬上處理的事。

一個一小時的會議，並不是只用了一小時的時間成本而已，假若有10個人參與開會，那便是浪費了10小時的產值。但有許多的會議的主題，其實都只需要兩三個人用幾分鐘進行討論就可以解決了。

其次，頻繁的開會，會打斷工作者的工作節奏。工作就像睡眠一樣，需要階段性地進入狀況，一旦分神去處理其他事情，要再回到原本的狀況，又需要多餘的時間。尤其是需要創意的人：設計師、作家、工程師，他們需要一段連續、不被打擾的時間才能完成工作，這就是為什麼這些人寧願熬夜、早起，離開辦公室工作，也不想被其他無法控制的因素打擾。

另一名TED講者David Grady也有類似的看法，他稱浮濫的會議是一個「全球性的問題」，大部份的人都得到了「開會強迫症」，對於所有的開會邀請會直覺地接受。這個情況在辦公室軟體廣泛使用後更加嚴重，視窗在右上角跳出來，邀請你參加開會，你反射性地按下「出席」，而你甚至還不知道這個會議的目的是什麼。

要減少這種不經思考就召開的會議，David Grady說，其實有個非常簡單的方法。只要在你收到開會邀請時，別馬上按下接受，去找召開會議的人，告訴他們你很高興能夠幫上他們的忙，但首先你想弄清楚這次開會要達成的目標是什麼，久而久之，大家在發出開會邀請給你時，他們會開始思考這場會議是否有意義，是否有必要把所有的人都找來參加。

根據美國網站調查，行政部門一週平均花23小時在會議上，其中7.8小時是無效率的運作，合計下來，一年超過2個月被浪費掉。而在一場會議中，平均一半的人覺得會議毫無意義，七成的人同時在做其他事情，而25%的會議更是花在討論無關緊要的事情上面。

雖說如此，有些會議還是必要且具生產力的，當不清楚會議是否有效率時，這裏有幾個指標可作為參考：開會要討論的主題明確、能預見開完會後的成果、在預定時間內結束、開完會後有清楚結論，大家也都知道自己該負責的部分是什麼。

或許你沒有權力決定是否召開一場會議，但認識到無意義的會議對工作效率和生產力的危害，將是拿回時間主控權的第一步。

撰稿：Weng Kun Yao

TEDxTaipei