不懂同步,就帶不出好團隊!
那時候,我每天都要跑吸菸室或茶水間跟總經理聊天,」商周專案管理教練郝旭烈回憶,早年他在半導體大廠擔任專案經理時,每天最重要的事,就是「抓到」最重要的利害關係人對焦。
「因為老闆就是我的用戶,每天他都有很多新資訊進來,他的想法就會跟著變,但老闆不會跟你報告,所以主動跟老闆同步很重要。」
同步(Sync)這個動作,其實我們的手機、電腦每天都在做;我們拍的照片、行事曆的更新,如果沒有跟雲端同步,生活效率將大打折扣。
然而我們在帶領團隊時,有落實同步的動作嗎?
「我們定價分成五種,第一種是五百元……,」會議一開始,專案經理就進入細節的報告。因為方案複雜,有人聽到第七句就迷路,有人勉強撐到第三段;有人一開始沒進入狀況,思緒還停留在剛剛料理小孩的事,回神時已跟不上。
我當場打斷報告,邀請大家說出剛剛聽到的訊息。果然,理解有很大的落差。
試著想像,如果專案經理繼續念完這些數字,接下來會議討論是否有品質?與會者回到各部門能清楚轉述定價邏輯嗎?
一個團隊要有高效能,同步,是第一要務,讓團隊即時、充分的理解需要資訊,否則各自揮拳、步調不一,這仗不用打即勝負已定。
然而「非同步狀態」卻天天都發生在組織裡,我觀察誤區大致分成四類:
一、缺乏同步意識。
這是最低層次、最不該犯的錯誤。一個高效能組織,一定是有強烈同步意識的組織。若組織龐大、市場變化快,更要善用資訊系統來提升同步效率。
二、不懂得說人話。
任何指令或報告,都應該根據團隊的認知程度,以最容易理解的方式去呈現,而不應該落入技術導向的自說自話,導致「有溝,沒有通」。譬如,每一頁報告都有一句清楚的標題,來展現自己的看法。高明的領導者,更會把複雜的訊息轉化成簡單易記的口號,來提升同步效率。
三、同步需要三百六十度,別只忙著向下同步,卻忘了向上同步。
四、不只資訊要同步,情緒也要同步。
這是最不容易的同步技巧。一個戰隊,即便在認知的層次上同步,但若情緒、心理不同步,有人消極、有人焦慮,那麼戰隊就出現了破口。這也是我常藉由觀察與會者表情,或適時拋出問題來測試團隊同步狀態的原因。
一個帶隊者最怕的就是,只有自己一個人往前拚命趕路,回頭一看,卻無人跟上,那麼,再好的策略也派不上用場,這就萬分可惜了。
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