超過一週的資料通通丟掉！三麗鷗前CEO打破迷思：熟悉的習慣和人脈，也是種「工作障礙」

用顏色區分日曆，就能夠揪出浪費掉的時間

你的時間就是你的資源。這和石油相同，可以說是有限的寶貴資源。舉例來說，上個月的1號你出外勤，就標註粉紅色，若是整理文件，就塗上綠色。至於「這天中午雖然我只整理了文件，但晚上有和別人一起吃飯」的情況，就標註綠色和藍色。若「這天在出外勤之後，回家之前還去咖啡廳稍微看了一下書」的話，就畫上粉紅色和黃色。總之，要盡可能用簡單的方式註記。這裡我舉了「外勤」和「整理文件」這類單純的案例，不過區分顏色方式還是可以因人而異。

舉例來說，有人也許會用「撰寫企劃書等進行一項新專案工作」和「製作數據等分析過去的工作」來區分顏色。另外，以「只是打電話的工作」、「輸入文件的工作」、「與人會面的工作」來畫分，或者以「使用英語的工作」、「使用日語的工作」來畫分也沒什麼問題。

關於休假日，則不要塗顏色，試著更具體地用鉛筆寫下當天的行動，無論是和家人在一起度過、參加活動之類的戶外活動，或者整天一個人在家打遊戲等室內活動，試著照自己所做的寫出來。至於那些「奇怪，我到底做了什麼？是不是在睡覺啊」這樣的日子，就先空下來。

進行到這兒覺得如何呢？先瀏覽一下，在行程表中，最多的顏色是哪一個？這就是你的行為模式，換句話說，這是確認你如何使用時間資源的一個表格。如果幾乎都是綠色，代表你一直在做事務性的工作，若不太出現藍色，就表示你幾乎沒有和別人見面。現在就拿筆寫出上個月的日期，試著用不同顏色標註你的資源分配吧！

不只是上個月，若你也能用「3個月」，或者自認為「極為忙碌而沒有辦法閒下來的時期」等超過1個月的型態來標註顏色，就可以更清楚知道自己的行為模式了。

無論哪種職業，應該花費在工作上的時間都有多少之分。或許到目前為止已經花了很多時間，但接下來我們必須要盡可能縮短工時。再者，或許我們也會注意到應該投注更多時間的事情，例如明明想要更努力分析數據以增進工作效能，但實在是沒時間。

在現階段，我想很少人能夠完美地分配工作的時間資源。那麼，我們就在用顏色區分時間資源的分配中，選擇「想要做但現在卻做不到的事情」，並進行強化訓練吧。

學習能夠創造未來時間的捨棄技術

若你能夠減少例行公事並騰出時間，你甚至可以再多花1個小時捨棄例行公事以外的事物，增加自己的空間。

我的電腦桌面上，沒有任何資料夾。有的話，只有最近這一個星期內使用過的幾個檔案，過去的數據我全部丟掉了。我想我恐怕是一個很不擅長整理的人，所以在「捨棄」這件事情上，我就會有點極端，能夠下定決心；這對於1小時訓練會有很大的幫助。　　

舉例來說，從學生時代開始，我就非常喜歡把數據全部收集起來，做成大量的紙本資料，不過我會定期一口氣把東西丟掉。若是積了太多紙本文件，心裡會感到很壓迫，這時我就會把不必要的東西刪除。雖然事後可能會因為「沒辦法聯繫到某個人」、「啊！他教過我的那件事情的文件不知道丟哪去了」，而好幾次抱頭苦惱，不過把一些多餘的東西丟掉，果然還是覺得很清爽。

當你無路可走時、無論如何都沒辦法順利進行時、想要進行一項新事務時，你要抓住「捨棄」的時間點，並集中精神把這些東西丟掉，將會對你有所幫助。特別是當你想要進行某項新計畫時，一定要把過去的東西捨棄才行。無論是工作也好、興趣也好，若你選擇了「要做這件事情」，就必須要丟棄某些東西。人類的能力有限，你必須學會如何權衡。

捨棄的秘訣總共有2個：

．捨棄不需要的東西
和面對例行公事時相同，當你重新審視優先順序時，就可以把不需要的東西捨棄掉。

．重要的東西更要捨棄
不必說，第二點對大家來講一定比較困難，不過「捨棄後」的效果會與難易度成比例。

自己所熟悉的做法、習慣、建立起來的人際關係、處理好的工作都很重要，你也極為重視這些。正因為投注了時間和熱情，只要你回頭去看資料的第一頁，就會回想起「啊，我真的是拚了命把這個東西完成了」、「那時候的辛苦很有價值，這項企劃大成功！」之類的事情，並感到念念不忘。然而這些除了是你的財產以外，同時也是你的負荷與障礙。

請花1小時檢查一下裝有重要文件的講義夾、資料夾、信件，下定決心把對現在的你而言，仍然非常重要的東西丟掉一個吧！

從物理層面丟掉的東西，也有可能導致你捨棄相關的工作。舉例來說，你也許會做出「跑了好多地方才好不容易開拓的重要新客戶，就把它讓給後輩吧」、「把長年負責的企劃交給別人吧」之類的決定，甚至會「辭職轉到別的公司」。雖然會依依不捨，委託給別人時也會產生不安，但只要懷抱著感謝跟這些事物道別，你就會感到很輕鬆。

如果只是會後悔的程度，就下定決心捨棄吧。這麼一來，你的空間會增加，新的事物也會慢慢產生舉例來說，我從2008年進入三麗鷗公司以後，就一直負責處理海外業務，然而到了2014年之後就幾乎沒有再接觸過，因為我把自己戀戀不捨的工作放掉了。

其實這不是一件很困難的事情，後來我把捨棄之後所得到的時間，全部用來埋首於新接觸的電影事業，因此得到了不少新的經驗。如果我還死守著海外事業部的工作而兩邊都想兼顧，就會一直搖擺不定，最後就沒辦法完成新的工作。

只要一次把所有東西都捨棄，變回一張白紙，就可以從零開始思考；就算還在同一間公司，你也能夠得到一個嶄新的開始。

責任編輯：黃雅苓
核稿編輯：黃楸晴

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