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領導力

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郭奕伶 | 2024.02.28

在組織中建立創業文化的最大障礙是什麼? 無效會議!這是星展銀行的答案。《星展銀行數位轉型實踐手冊》揭露,他們為了消滅無效會議,推出「會議負責人、快樂觀察者」(MOJO) 制度。 會議負責人(Meeting Owner)的職責為:陳述會議的目的和背景、在最後總結會議要點、確保每個人都有平等的發言權,發揮集體智慧的作用。 快樂觀察者(Joyful Observer)負責:記錄時間、確保對會議負責人的表現給予誠實的回饋。 書中描述,星展執行長曾因開會不夠積極而被JO點名,他沒有認真聽取他人意見。他對此不但沒生氣,反而虛心接受指正,並讚賞觀察者。這消息傳遍全行,讓觀察者們有了安全感,從此激勵全員採取正確的開會行為。 成果是,星展開會效率提升逾倍、認為自己在會議上擁有平等話語權的員工從四成提高到九成。 我的看法是,尤其在組織轉型階段,會議要高效的關鍵是,心大於事;而高效會議的3大步驟「會而議、議而決、決而行」中,第1項最難。 如果會議中,與會者沒有打開心量,而有所保留、消極參與、未攤出檯面下的隱藏議題,那麼即便會前有規畫、會後有結論,事情也不會發生。因為一個徒具形式的「無感」會議,與會者內心沒有被喚醒,就沒法「歡喜做」。歡喜做、形式做,兩者效率天差地遠。 要讓會議有感,唯一法門是提升與會者的安全感,這也是MOJO的意義。 對會議負責人來說,在極短的時間壓力下,既要讓每個人被充分尊重,又得在利益衝突中,做出裁決取捨,真的很難。 因此從小主管開始,我每次主持會議都戰戰兢兢。事前消化資料是基本功,這讓我能在會議現場心無旁騖,全神貫注去偵測每一個發言背後所代表的意圖。 會議中,我藉由不斷提問,確保每個人都有積極表達的意願與責任;遇衝突,我以交叉詢答引導意見交流;在有人事不關己時,我也會即席扣問,引發共感;最後,當我判斷每個人的意見都被表達後,我才會進行裁決。 一個高效會議,不只靠理性邏輯,那些看不見的情緒常左右成敗,因此會議中如何有效率的呈現事實、觀點、感受三者的差別與關聯,需要細膩的提問引導,而這依賴主持人的經驗、自信與智慧;星展銀行的MOJO,則是給主持人的最佳覺察輔助輪。 會議,是最高頻率的領導現場,領導者唯有打開全身細胞去感受會議裡的每一個心跳,心腦並用的打造會議安全感,才能讓會議有感。 ...