職場 主管的簡單指令聽不懂？資深工作者3步驟反向拆解他要什麼 你可能經常聽到這樣一句話：「這件事你追一下。」主管一句話就說完了，但作為下屬，你完全摸不著頭緒。什麼叫追？追什麼？怎麼追？於是你脫口而出：「那我怎麼追啊？」 對方一聽就不耐煩了：「你先自己研究研究。」急性子的主管甚至會說：「是你做還是我做？過程怎麼辦你自己想辦法，我只看結果。」你看，平白無故挨一頓罵，還是不知道接下來要怎麼做。 來，同樣的問題，我們看看一個會接工作的人聽到會怎麼回應：「我了解，您是讓我先去跟XX專案。接下來，我準備分成這幾步來做，這樣OK嗎？您幫我確認一下。」 有發現嗎？一旦你們的對話落到行動計畫上，主管好像就沒那麼忙了，也願意停下來聽一聽了。而在這個過程當中，如果覺得你的工作規劃跟他想的不一樣，他就會再跟你多說兩句。 那個讓你一頭霧水的指令一下就變得清晰起來。 反述溝通法 透過反向溝通，跟對方要多要些資訊，這個方法通常可以拆分為3步。 第一步，重複主管交辦給你的工作 對，重複說一遍即可。因為這一步太簡單，所以反而很容易被忽略。但當你重複任務時，其實就是在告訴對方：我有認真聽你的話；我沒有擅作主張，我重複一次我的理解。 這是不是釋出了一個積極且善意的溝通訊號？ 第二步，說說具體規畫 這一步是在用具體的行動步驟跟主管達成共識：「根據我現在的理解，我準備這麼做，您看看對不對？」主管覺得哪裡不對，就會糾正。這樣你不就知道什麼是對的了嗎？ 當然，在實際狀況中，我們因為緊張或者沒有經驗，通常還不能把行動步驟一條條列出來。沒關係，你可以先說第一步準備做什麼：「主管，我理解您是讓我跟進XX事。那麼我先去找李前輩討論一下，討論完了再和您確認下一步的工作，您覺得OK嗎？」 這樣做沒有為什麼，目的是要把主管帶到具體的行動規畫中。所以，說說你的第一步計畫，讓雙方不再空虛的交談，接下來的溝通就會變得比較務實。 第三步，達成任務標準的共識 這一步非常關鍵。如果直接問：「主管，您覺得要怎麼執行這個專案？」很不妥，這樣不就變成「推卸」了嗎？你其實可以請教：「我準備這麼做，不知道是否合適，請您幫我確認。」讓主管自己說怎麼做他會滿意，就可以避免我們做白工。 你看，先重複任務的內容，再說行動步驟，最後跟主管確認目標——這3步連起來，就能讓主管感覺到，他發配的一個任務，你不只有認真聽，還認真思考、主動想執行方案。先不管結果如何，一個可靠的印象就建立起來了。 至此，我還有一個提醒：如果你承接的任務比較複雜，那麼做完上面的步驟以後，你可以再傳訊息給主管，跟他做個確認。這主要是為了避免「早上剛對完，下午主管又改變心意」的情況。 接任務本身就是一種工作能力 任務、工作、職務，其實都是一個意思：我們要承擔某項特定的責任，透過某類特定的方式，交付某種特定的成果，從而達成最終目標。主管指派工作，下屬接收工作，這種互動構成了我們在職場的日常。 這看起來不難——主管指派了一個工作，我們聽話去做就結束了；但到執行的時候才發現，有一堆問題等著我們：明明週五才到deadline，主管週三就來問：「現在進度到哪裡了？」 明明是前一天晚上剛交辦的任務，加班趕進度好不容易快弄完了，第二天一上班主管就過來：「小王，昨天那個專案我有些新想法，要和你說一下。」明明是按主管說的去做的，主管看了一眼卻問：「你怎麼會這麼做？」 作為當事人，我們很容易產生一種挫折感：主管為什麼一直變換想法？他到底是什麼意思？甚至，他是不是在故意針對我？ 別急，接任務本身就是一種工作能力，如果你掌握了這種能力，你的工作狀態將會是另一種光景——不僅當下就能和上司達成共識，還會在獲得支持的前提下，從容不迫的開展工作；哪怕在執行過程中遇到困難，主管不僅不會怪你，還會主動幫你。那要怎麼培養自己接任務的能力呢？我們一起去工作場景看看。 接工作的過程，要搞清楚4件事： 我要解決什麼問題。 我的責任是什麼。 對方要求用什麼方式執行。 交付成果時按照什麼標準驗收。 你會發現：接工作的關鍵不是接，而是要。接，是被動承受。要，是主動探索。 要什麼？要的是訊息。我提供的所有方法，都是幫你在有限的溝通裡多要點資訊。工作交辦得過於簡單，你用反述溝通法要到了執行標準。 ＊本文摘選自幸福文化《幹得漂亮！》 {DS_BOX_38514} 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2024.11.07
職場 在職場「解決問題的能力」是其次！第一是什麼？高手都有 根據我這些年擔任企業顧問的經驗，我發現每一間公司或多或少都有幾位「解決問題高手」。我認為，這些高手和一般人的最大差別，除了能力，還有一個關鍵在於「心態」。讓這些高手在面對問題時，能比別人更快、更早，或更有效率的解決問題。 很多解決問題的高手，都非常重視工作中的細節及微小變化，並隨時思考其中是否隱藏著任何問題。只要一察覺「隱藏問題」，他們會立刻深入探查根本的原因是什麼。 為什麼我希望各位不只會解決問題，更該努力學習「找出隱藏問題」的能力？因為，在問題剛發生的時候，解決問題的成本通常比較低。及早採取行動，較能用簡單的方法解決問題。 例如：當你肩頸僵硬時去看中醫，中醫師會說：怎麼拖到這個程度才來看？這代表中醫師幫你處理好，需要更多的心力。 我常常形容，善於挖掘隱藏問題的高手，就像厲害的主治醫生。當病人才出現些微症狀，他們就能意識到病人身上有更大的疾病，進而給予治療，避免小病變大病。到時要開刀，花更多錢才能恢復健康。 預防問題，是珍貴的職場能力 對一間公司來說，能預防問題、善於偵測問題的人才是有價值的。對員工而言，這也是能否晉升管理層的重要能力。因為身為主管，必須在公司啟動新專案、改變路線前，預先思考隱藏的問題和風險，及早提出對策。 該怎麼做，才能培養敏銳的偵測問題雷達呢？ 我會使用CBU（Customer客戶、Benchmark標竿、Unreason不合理之處）法， 從3種不同的面向切入，思考工作、團隊是否存在著隱藏問題。 客戶Customer 找出工作環節哪裡藏著問題，客戶的意見跟回饋，是很重要的參考指標。 客戶可以再依照性質，分成內部客戶與外部客戶。 內部客戶：工作上與你一起合作的同事。 外部客戶：等於「消費者」，指使用公司的產品或服務的對象。 舉例說明：當你到餐廳買晚餐，發現店員給錯餐點，於是打電話客訴。對餐廳來說，你是「外部客戶」，你的客訴電話，是餐廳找出送餐流程問題、降低出錯率的重要參考。 標竿Benchmark 標竿是指表現特別出色的公司。同產業的優秀公司，就稱作同業標竿；不同產業，但依舊值得學習的公司，就叫做異業標竿。有時候，你可以與不同標竿做比較，判斷公司目前哪裡隱藏著問題。 舉例說明：公司開發新產品的時間，平均需要6個月。可是經過調查，你發現同業中已經有公司可以把開發時間縮短到4個月，就可以挖掘問題出在哪裡。 不合理之處Unreason 不合理之處，是指將你的工作，與過去類似的工作經驗，或是內心的標準做比較，思考有沒有不太對勁的地方。 我有一位學員，曾在速食業擔任店長，用SOP流程做管理。 在尖峰時段，為了消化高峰來客潮，他會依照SOP規定，安排2個人力在櫃檯。如果一下出現太多顧客，他就會幫忙，開第三台收銀機幫忙點餐。但這幾年，公司開始在各個分店裝設自助點餐機，於是他的人力配置也開始出現不合理的地方。 由於SOP還沒更改，所以店長還是照規定，在尖峰時段安排2個人點餐。但因為自助點餐機，人工點餐的需求減少了，於是常常出現點餐的2位員工沒事做的情況。 這代表目前人力的配置有問題。於是他開始辨識問題，分析可能的根本原因，最後找出更合理的人力配置方式。 在日常工作中，你隨時都能運用CBU工具，提高你的「偵測問題雷達」敏感度。從客戶、標竿、不合理之處進行思考，找出可能隱藏的問題。 向職場高手學習重視細節的態度，並多多練習CBU技巧，我相信在別人都還沒有發現問題的時候，或是問題變嚴重之前，你早已經運用邏輯與工作方法，把問題解決了。 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2023.11.15
管理 矽谷偏愛用Z世代！管理學家警告：「年齡歧視」恐致管理危機 美國公平就業機會委員會的一份報告顯示， 科技工作者中25歲至39歲的比例大幅上升至40.8%，遠超美國整體就業環境平均的... 2024.10.01
