職場 為何專案總在延宕、工程案無法準時結束？是人的「一廂情願」在作祟 我們常低估完成某項任務所需花費的時間和心力，那就是我們常趕不及截稿期限、預算超支，或在完工前氣力耗盡的原因。這種情況我們可以用「規劃謬誤」（planning fallacy）來解釋。 規劃謬誤最惡名昭彰的一例，發生在興建雪梨歌劇院的時候。一開始預算抓700萬美元，最後卻花了1.02億蓋了縮小版，而且比原先預估多花10年才完工。 美國丹佛國際機場則是超出預算20億，比預估時間多花了16個月，有人指出，這就是這個工程背後會有那麼多陰謀論的原因。其中一種陰謀論說，興建之所以花那麼久時間，是因為要挖一大片秘密地下碉堡網，讓富翁和政客可在世界末日來臨時藏身避難，另一種陰謀論則跟外星人有關。這些論點是如此風行，使機場儼然成為一座陰謀博物館。 半數IT人士的專案計畫延遲、超出預算 「規劃謬誤」不僅適用於工程案。獨立國際資訊技術研究顧問公司史丹迪希集團（Standish Group），曾針對各種專案提出年度報告。你可能以為IT人士知道怎麼援用過去的資料，精準的預測未來。 但根據史丹迪希的報告，2011到2015年，美國IT人士專案的成功率（成功的定義是所有必要項目皆按時、按預算完成）在29％～31％之間徘徊。半數專案出現延遲、超出預算，或有必要項目遺漏；17％～22％的專案就是失敗，而且數字沒有提升跡象。 規劃謬誤有好幾個成因。其中之一是我們的「一廂情願」：我們希望計畫盡快完成、不必花太多錢，而這些心願都會反映在我們的計畫和預算上。 承認這點也很重要：相當大程度上，規劃謬誤是一種源於流暢假象的過度自信。規劃的時候，我們傾向於僅聚焦在計畫該如何運作、必須做哪些事情來讓計畫成功。而且當你在心裡勾勒那些過程時，它們全都運作順暢，這也助長了過度自信。 計畫執行任務前，要有意識：事情不會如你設想的簡單 一項檢視規劃謬誤的研究，既充分揭露這種動能，也教會我們，如果我們想要避免規劃謬誤，就別做哪些事。 研究人員請參與者估計他們要花多久時間完成耶誕採購。參與者平均預估自己能在12月20日之前完成，結果卻成了規劃謬誤的例證，因為參與者平均要到12月22、23日才會完成。 要避免屈服於規劃謬誤，事先擬定具體、詳盡的計畫似乎是個好主意。 研究人員指導另一組參與者，為他們的耶誕採購寫下按部就班的計畫。例如，參與者可列出家族成員，以及可能要送每一個家人哪些禮物；也可以選定要在哪一天進攻哪家購物中心，並打算在那裡為名單上的每一個人尋找什麼。這樣的計畫看來確實可行，但真能更準確的預估時間嗎？恰恰相反，這些參與者表現出更糟糕的規劃謬誤。多數人以為自己能在耶誕7.5天前完成購物，比未擬定逐步計畫的參與者還早3天。但平均而言，他們也是在12月22、23日完成。 擬訂按部就班的計畫，為什麼反倒使規劃謬誤更加惡化？這是因為他們擬訂的計畫營造了這樣的錯覺：他們以為自己的購物會一帆風順、毫不費勁，就像《麻雀變鳳凰》（Pretty Woman）裡茱莉亞．羅勃茲（Julia Roberts）一樣，不到半天就買齊所有完美又合身的服飾。 儘管如此，不是說我們不該提出按部就班的計畫。一項不同的研究顯示，當任務被分成較小的子任務，就能稍微減少規劃謬誤。分解一項任務可以迫使人們了解，事情不像他們想像的那麼簡單。不過我們也要注意，這也可能營造流暢的假象、讓我們自我膨脹、以為一切盡在掌控之中，使得規劃謬誤變本加厲。 找出阻擋任務進行的潛在障礙、預料外的阻礙 我們要如何抗衡那種假象呢？要減少流暢引起的過度自信，我們可以親身嘗試。偏偏克服規劃謬誤的難題就在：有些規劃是沒辦法嘗試的。 我們沒辦法練習耶誕採購，更遑論蓋歌劇院。但我們可以做的是，藉由考慮潛在的阻礙，來讓心理模擬沒那麼順暢。有兩類障礙可以考慮，其中一類比另一類更容易被心智接受。 我們比較容易設想的，是與手邊任務直接相關的障礙。就節日採購而言，耶誕前的那個週末一定會塞車；你覺得超適合你祖母的那件豹紋喀什米爾羊毛衫，店家可能會賣完，這種與任務有關的障礙都該在規劃時納入考量。 會被忽略的，往往是與任務無直接關係的阻礙，例如感冒、貓走失、熱水器漏水、兒子扭斷腳踝等。這種預料外的突發狀況是難以先做打算的，因為可能性太多了。另外，就算你記得你兒子去年剛好在耶誕採購週扭斷腳踝，害你得在急診室耗一整天，你也不會預期今年會再發生一次。 預料外的事件是已知的未知，對於人生，我們唯一能確定的就是無常。我們就是不知道會發生什麼事。我自己的解決辦法（不是基於科學實證，而是得自親身經歷的無數次規劃謬誤）很簡單：永遠在原先預估的時間上加50％。當我跟共同研究者說我可以用3天把稿子看完時，實際上我覺得我2天就看得完，這個策略對我而言成效卓著。 {DS_BOX_35841} 責任編輯：倪旻勤核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2023.07.28
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