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職場工作者

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彭建文 | 2024.05.22

上班族或多或少都有類似經驗,當你準備下班了,主管突然找你,說有件事情很急,能否請你先處理。我相信,準備下班了的你,當下一定無語問蒼天:為什麼不提早講呢? 當年我在台積電上班的時候,也遇過類似情況,當下自然很生氣呀,但生氣完之後,還是會切換思維。 有一天晚上7點多,我準備下班回台北,但老闆臨時找我說:「建文,今天早上開會時,處長要求的資料,你能不能留下來幫忙整理?因為明天處長就要。」 我很了解主管的個性,他每次要資料時都很急,因此詢問了情況,發現這個任務有難度。 處長要的是3家競爭者的相關交叉分析,可是我手邊根本沒資料,還要上網查詢相關的分析。於是我詢問主管,如果是明天中午左右才交件,可以嗎?主管說這時間可以,到時再去跟處長做簡短的報告。 但由於我晚上家裡有事,於是跟主管回覆,「我先回家,把家裡的事情處理好,晚一點在家裡完成工作。而且,我明天早上還有一個會議,能否請同事代我參加,讓我有更多時間完成競爭者分析報告?」 主管說可以,並指派另一位同事代替我去開會。 當天晚上,我花了3小時,隔天早上又花3個小時,總共6小時,才完成的第一版競爭者分析報告,順利在當天中午前提交給主管。 這份報告因為時間有限,部分收集到的資訊仍不夠完整,之後會繼續補齊,再提供給處長。 在這段往事中,其實有一些應對主管的技巧,後來這些技巧後來經過歷練,變成很實用的方法。 主管會在下班前才指派工作的原因 這幾年,我在擔任企業顧問時,有很多學員也問我類似的問題,想知道怎麼處理比較好? 我的看法很簡單:如果這是突發的狀況,情況比較單純,就100%協助主管達成目標即可;但若是常常發生,可能就有問題了,試著和主管聊一聊,找出其中有什麼問題,才能知道該如何協助主管。 常見問題有5個: 主管白天全部都在開會,他有空的時候已經是傍晚了,於是他才在下班前指派任務。 主管認為指派的工作很簡單,不會耽誤同仁太多時間,因此他習慣在這個時間點交辦工作。 可能是對下班時間的認知不同:主管認為你不會那麼早下班,但剛好你這陣子都比較早離開。 可能是主管的個人因素,他工作都到很晚,因此希望同仁可以和他一樣晚下班,才會下班時間指派任務,期待同仁留下來一起打拚。 有可能是大主管臨時指派任務,主管照單全收,然後再臨時交辦給你。 其實,這5種情況都有相應的方法,但前提是你得和主管溝通、釐清,找出原因。我相信只要你和主管有良好的溝通,是有機會解決問題的。 下班前臨時被交辦任務怎麼辦? 接下來就和各位分享,應對主管在下班前臨時交辦任務的4個步驟: 步驟1:以同理心站在老闆的角度思考 詢問主管,臨時交辦任務的原因是什麼?當你更了解主管的目的,也許就能讓你不再不開心。也可以想想,如果主管會把臨時任務交給你,代表他很看重你,因為這種工作,都會給主管信任的同仁。 步驟2:清楚了解內容與完成時間 詢問工作的內容,並排出優先順序,哪些項目一定要先有,之後再協助主管補齊。並預估工作時間,再跟主管協調,何時可以完成。 步驟3 : 工作的順序調整 盤點手邊有沒有其他緊急與重要的事情,提出來和主管討論,資源如何調配、工作順序如何調整。 畢竟主管可能不知道你手邊有哪些工作,所以你要跟主管確認。否則就會顧此失彼,也沒有讓主管知道,這是不好的做法。 步驟4:檢討與反省 直到臨時任務完成後,再找時間跟主管聊聊,如何協助主管會更好、交辦能否提早?這樣才有更充足的作業時間。 我個人認為,其實大部分的主管也不喜歡在下班前臨時交辦任務給同仁,他也有他的難處。如果你能協助你的主管,久而久之就能產生信任關係,未來主管有什麼好事情,也會有你的份。 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...