＃簡報術

若需要比較許多不同數字，例如問卷回答、不同日期的降雨機率或是不同產品組合的業績預估，強烈推薦你使用百分比。 然而，百分比的缺點在於不夠具體。比起使用整數，在使用百分比做出判斷時，會犯下更多的邏輯性錯誤。若希望保留百分比利於比較的準確性，也想讓數字更有彈性，試著使用「數籃子裡的雞蛋」策略：無論想探討的數字有多大，將其轉換成「籃子裡的100人」，並將百分比轉換成整數。不但能避免使用分母，同時也能保留完整資訊。 整數通常更具有意義，效果也更顯著。在正確使用四捨五入時，整數是最容易讓大腦處理的數字。除非你的受眾有特定知識，否則你該將目標設為使用簡潔俐落的整數。 以上法則有個特例：在長時間沉浸於特定文化之下，我們會學到能擊敗上述法則的工具。盡可能使用當地常見的測量系統。棒球迷對打擊率是如此著迷，請別奪走他們那看似難懂、包含小數點3位數的數字。同時，也別奪走廚師那滿是分數的13或14個量杯、或是14或18個茶匙的丈量方式。 法則1：請儘管四捨五入吧 請牢記：受眾很忙碌並面臨了各種問題和抉擇。他們想看見能讓迅速理解整體事態、理解事情經過的數字——並非那些需要多花心思去思考、計算的數字。 提出對受眾不友善的數字時，事實上，這就等同於要求他們額外費心處理數字。就算那些計算過程並不難，仍舊在浪費他們的時間、精力以及耐心。還記得米勒說人腦的記憶只能記7樣資訊（有時是5，有時能記得9樣）嗎？假如這7樣資訊中，有任何一樣是複雜的數字，例如：85.37美元加上24%的消費稅，僅是這1樣資訊，便有可能耗費當下的完整思考能力。 當受眾忙於花時間理解數字，就更無法宏觀性的了解議題所在。複雜、由不同單位堆疊而成的數字——88萬又320公升、減少43%的頁數或是267.9公里——這些數字會迫使我們花時間處理無謂的複雜性，而無法獲得洞見。請簡化數字——將其四捨五入至100萬公升、減少50 頁數或是300公里——並讓受眾保留足夠的腦內空間來理解議題。 經過四捨五入的數字更簡單易懂。來源：《用數字說出好故事》／商業周刊出版 法則2：多用具體數字 請用少少幾個整數就好。最好單位也別太龐大。請盡可能的計算真實的事物，而非小數點或分數。最好懂、最好理解的是10以下的整數。1到5是最佳選擇，因為能用單手算完、也能在瞬間用數感算完。另一方面，任何能用雙手手指算完的數字也都夠具體。 一般來說，分數都很難懂，分數的複雜性會迫使分心而無法聚焦於重要議題——那塊水果派你想吃多少？619夠嗎？將分數轉換為小數點能刪減掉部分數學，但仍然不夠直觀。「請問你想吃0.316份派嗎？」 若聽說某間蛋場會產出8.33%的腐敗雞蛋，這數字看似過於抽象、好像與你無關。但買1打雞蛋就可能有1顆腐敗？這影響力便真實無比。但若將數字提高成在12打雞蛋（144顆）中，就可能有12顆腐敗的蛋，這數字又看似微不足道了。一旦數字過於龐大又看似隨機——例如在3萬7176顆蛋中的3098顆——這數字便幾乎毫無意義。 若無法使用整數，就使用百分比吧。32%比0.32好上許多，因為看似整數，而在日常生活中也經常使用百分比。人們會說「有50%機率」，不會說「大約是0.5的機率」。 重述一次，請盡量使用日常口語化資訊：請使用「每3個當中會有1個」而非「13」。百分比會比小數點好：請使用「33%」而非「0.33」。最後，在面對複雜數字時，也選擇使用百分比：請使用「41%」而非「717」。 法則3：請尊重專家 請用受眾熟悉的語言與他們溝通。若是受眾已經明白該如何使用某種數字，就使用那種數字吧。數字詮釋最基本的目的便是在於讓人理解。我們平常不會建議使用3位數小數點的機率來表示成功率，但比起「30%的擊中可能」或是「在10次當中會有3次打中球的可能」，棒球迷會更加了解「打擊率0.300」。 因此，請使用受眾的既有知識吧，用他們最熟悉的方式來呈現資料。對一般人而言，指數率（exponent）並非日常需要用到，也不是他們想看見的統計數據。但對於經常使用10次方的科學家而言，科學計數法能讓數字更簡單明確。時常購物的人了解店家折扣、棒球迷了解打擊率，而做市場調查和民調的人，也能直覺理解百分點。請尊重專家，提供最適合他們的資訊。 除了簡化數字，也要尊重受眾的專業。來源：《用數字說出好故事》／商業周刊出版 《用數字說出好故事》☛立即購書：商周store、博客來 {DS_BOX_33443} 責任編輯：易佳蓉核稿編輯：李頤欣 ...

《紙一張簡報術》範例來源：《紙一張簡報術》 {DS_BOX_31075}...

前提是你確實有在約定的時間答覆） ＊本文參考整理自《五角大廈情報專家的8秒回話術》（商業周刊）、《8秒黃金簡報術...

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有一次，我在企業演講時被問到一個問題：年度工作報告要如何準備，才不會像流水帳？ 我是這樣回答的。報告像流水帳，是因為內容缺乏結構性，讓人覺得就像是想到什麼說什麼，即使你真的有所準備。我的建議，是利用「過去、現在、未來」將工作報告的內容切分為3個部分，然後可以這樣準備： • 過去一年的工作成果與反思。• 現在進行中的工作進度說明。• 未來一年的工作規劃與挑戰。 如此一來，以「現在」這個時間點來做切割，回顧「過去」、展望「未來」的作法，就是運用「時間框架」來組織內容的方法；然後，我們可以根據時間長短，來分配這3個區塊的內容。 而使用「時間框架」的高手，就是為人熟知的台積電創辦人張忠謀先生。 張忠謀先生在受邀演講時，經常使用「時間框架」來暢談公司或產業的發展過程、科技趨勢等議題。舉例來說，他在退休前1年曾接受《遠見雜誌》的專訪，在談及經營台積電30年來的心得時是這樣說的： 「第1個10年，台積電主要的成就是奠定美國市場。當時，台灣開公司大概都只看國內市場，但我一開始就知道美國市場很重要，當然我們也沒有忽視台灣市場，頭10年奠定美國跟台灣市場。第2個10年，我們奠定PC（個人電腦）跟graphics（電腦繪圖）的市場。最近的10年，也是第3個10年，我們奠定了mobile（行動通訊）的市場，這是台積電30年的3部曲。」 其中就運用了「期間框架」來組織內容，劃分為「第1個10年、第2個10年、第3個10年」來說明台積電不同時期的市場發展重點。 而他在2019年交通大學全球校友商界領袖峰會上發表演說時，同樣以「期間框架」將數位時代分為3個階段：數位時代的第1時期，自1980年IBM宣布進入電腦市場到1995年的期間，可稱為數位時代的先驅；而數位時代的第2時期，是1995年到現在的手機時代，改變了幾十億人的生活及工作方式；現在正展開的是數位時代的第3時期，人工智慧將會取代很多價值，很少人能無可取代。 諸如此類的例子不勝枚舉，在許多關於產業發展或趨勢變化的議題上，我們也常見到「時間框架」的應用。 步驟太多怎麼辦？善用「3的法則」來歸納或分類使用時間框架時，不論是期間框架、階段框架或步驟框架，都應該將內容劃分為3個部分，比方說：過去／現在／未來、前期／中期／後期，或是短期／中期／長期。 因為「3的法則」告訴我們：超過這個數字，人們記住的可能性開始遞減，甚至失去興趣。但是，有時候內容包含的步驟就是很多，怎麼辦？我用一個案例來說明，或許你會更明白。 在企業提供簡報培訓是我的服務項目之一。說到製作一份簡報教案，你會想到需要哪些步驟呢？我的作法是這樣的： 步驟1：釐清簡報的目的、對象與有效連結的方式。步驟2：設計簡報的方向。步驟3：規劃簡報的目標與大綱。步驟4：分配簡報的時間。步驟5：製作簡報的內容。步驟6：優化簡報的品質。步驟7：測試簡報的教案。 看起來很清楚，但是步驟太多了！說實話，即使看了好幾次也未必能完全記住。一個簡單的改善方式，就是將這些步驟進行歸納或分類，比方說這7個步驟可以歸納為「架構布局、內容製作與整體優化」這3個階段。 所以，我將這些步驟重新組織為： 首先、架構布局 • 步驟1：釐清簡報的目的、對象與有效連結的方式。• 步驟2：設計簡報的方向。• 步驟3：規劃簡報的目標與大綱。 其次、內容製作 • 步驟4：分配簡報的時間。• 步驟5：製作簡報的內容。 最後、整體優化 • 步驟6：優化簡報的品質。• 步驟7：測試簡報的教案。 比起原本的7個步驟，透過歸納的方式賦予多一層的結構關係，不僅容易理解、也方便記憶。 {DS_BOX_28418} 責任編輯：李頤欣 ...

今年年底，Apple和Google先後發表了最新一代的產品。而每次發表會上，消費者除了期待各種酷炫的新功能，身為觀眾，我們也能從發表會的流程、內容學到許多在職場上為自己加值的技巧。所謂「內行看門道、外行看熱鬧」，創新拿鐵從Google、Apple和Amazon學到了3個簡報技巧，分享給讀者一起學習。 實用點：保持簡潔、改變節奏、用故事取代數據，讓你的簡報更令人印象深刻。 本文三大重點： 1. Google「一次只說一件事」，讓畫面自己說話。 2. Apple用「10分鐘法則」，讓聽眾大腦不停重開機、保持專注。 3. Amazon禁止使用重點條列式的投影片，有情緒的故事才能讓人印象深刻。 1. Google「一次只說一件事」，讓畫面自己說話 今年十月，Google發表了「Pixel 3」系列產品及智慧音箱「Home Hub」，從規格、功能到設計，相較前代產品都取得很大突破，理論上應該為此大書特書，把豐功偉業通通告訴消費者，但在發表會中，Google從頭到尾都遵從一個簡潔的原則：「一次只說一件事」，每張投影片裡只看得到一個主題、一段訊息。 Google在發表會中捨棄了大部分規格，主打「音效」和「攝影」兩大功能做為賣點。 在音效方面，Pixel 3的喇叭音量比前代提高了40%，音色也更有層次，音質則是交給得過葛萊美獎的廠商操刀。看過以下兩張簡單卻有說服力的投影片，就算不聽聲音都能知道台上講者想要表達的重點。 攝影方面，介紹了團體自拍（Group Selfies）的新功能：Pixel 3用廣角鏡加上內建人工智慧的相機軟體，出遊時想要同時塞進這麼多人一起入鏡，只需手持拍攝，就能達到和接上自拍棒一樣的效果。 以下這張圖，讓讀者們猜猜台上的兩位在說些什麼？ 一份好簡報應該要讓聽眾在講者還沒說完之前，就先快速理解他想說的內容。神經科學的論點也支持Google的做法；由於人類大腦並不擅長多工處理，若聽眾一邊要花腦力細讀投影片的文字、一邊還要分心聽台上的人在講什麼，最後往往什麼都不記得。讀者們可以回想，當你快速滑手機時，會讓你停下的是一張漂亮的圖？還是滿框的字？ 因此，讀者們若有機會做簡報，記得避免用大量文字轟炸聽眾，投影片只是用來輔助讓聽眾在3秒內進入狀況、理解你想說的主題，接下來應該專注在你真正想傳達的內容。如此一來，聽眾才會留下深刻的印象。 2. Apple用「10分鐘法則」，讓聽眾大腦不停重開機、保持專注 當我們準備簡報時，都會擔心聽眾在台下打瞌睡。要避免尷尬，除了讓內容變得有趣，節奏安排也是一大重點。聽眾之所以低頭，是因為大腦對一成不變的事物容易感到疲乏，打個比方：有過開車經驗的讀者應該知道，比起彎彎曲曲的山路，又長又直的高速公路更讓人分心。 華盛頓大學醫學院的分子生物學家John Medina曾引用文獻指出：「持續接收類似的訊息時，人類大腦的專注力頂多保持10分鐘，之後就會開始渙散。」而這個現象也讓教學人員、行銷專家投入研究，如何持續抓住聽眾的專注力。 Apple在今年9月的發表會中，就用上了這個「10分鐘法則」，全程不停改變節奏，藉由切換主題、拆分產品功能和設計由不同講者介紹、播放動態短片取代靜態投影片等技巧，重新設定聽眾大腦裡的倒數計時器。 發表會一開始，由執行長Tim Cook花5分鐘分享最新銷售狀況並介紹當天的兩大焦點：第四代Apple Watch和新款iPhone。接下來Cook介紹了營運長Jeff Williams出場，進入Apple Watch的主題，他花了2分鐘簡單說明了智慧手錶對消費者的重要性，隨後又播了一段影片，展示手錶設計上的細節。 接下來，持續著緊湊的節奏直到上半場結束，一共穿插了3段影片、換了4個人的聲音。到了下半場，相同主題持續的時間依舊不超過10分鐘，其中甚至有段20分鐘的區間（影片約50-70分鐘處），舞台上的講者更換了9人次！而從現場聽眾的反應看來，到最後掌聲依然熱烈，證明了Apple的精心安排確實奏效。 當然，「10分鐘法則」不只能用在產品發表，也能讓我們應用在職場上需要演說、簡報的場合。若你有團隊，不妨分工合作、個別負責最擅長的部分；若你單獨上台，試著穿插幾段影片、說個小趣事，讓聽眾的大腦不停重新倒數，爭取一個又一個的10分鐘！ 3. Amazon禁止使用重點條列式的投影片，有情緒的故事才能讓人印象深刻 Amazon執行長Jeff Bezos有許多特別的規定，除了用來減少不必要會議的「兩片披薩法則」，另一項就是禁止員工在主管會議中使用PowerPoint簡報，這項規定也讓許多新進主管手足無措。 Bezos之所以這麼做，是因為他認為表達想法最棒的方式是說一個「完整的好故事」，而不是把一個想法拆解成重點條列式的投影片。因此會議一開始，所有人會先坐下來花半小時仔細讀完6頁以完整敘事呈現的主題，接著才正式進入討論事項。 Bezos的做法呼應了古希臘哲學家Aristotle提出「說服力的三個要素」：分別是人格特質（ethos）、邏輯（logos）以及情感（pathos），而「情感」是三者當中最重要的一項因素。 神經科學的研究顯示，情緒在大腦中引起的反應速度僅次於反射動作，要讓一個想法有效傳播，說故事比秀數據更讓人印象深刻。這也是為什麼在全世界的選舉中，找到能挑起選民情緒的議題，比端出紮實的政策牛肉更有效的原因。當人們試圖回憶過去的事物，腦海中浮現的通常是「感覺」、「畫面」，而不是條列式的文字，情感豐沛的故事比起生硬無聊的敘事更讓人印象深刻。 而Bezos在經營企業時也用上了這個技巧。他經常親自閱讀客戶來信，因為這些充滿抱怨、感謝等情緒的軼事往往能夠真切指出Amazon有哪些地方做得還不夠好，比任何資料分析來得更有說服力。Bezos認為：「當我們的自我評估指標與這些客戶意見有所出入時，客戶通常是對的。」 從Bezos對故事的重視，我們可以理解當個好聽眾和好的說書人一樣重要。真實存在的主角、有邏輯的劇本再加上有溫度的情緒，才能成為有價值的故事打動人心。無論身在職場或經營企業，都是不可或缺的核心技能。 ＊本文由「創新拿鐵」授權轉載，原文：一次教會你，Google、Apple、Amazon產品發表會上用的簡報技巧！ 《點擊報名》幫自己的職涯加值，參加【高效簡報懶人包】講座，再送10期商周雜誌 ...

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本文獲科技報橘授權刊登，原文出處 相信電腦前各位都能理解「要說服你父母」很難，而大多時候要說服你父母「買遊戲給你玩」更難！特別是如果你想玩的不是像 PaGamO 這樣的寓教於樂型遊戲，而是劫車、謀殺等嗯......不太正當的內容。 不過這位13歲的遊戲同好者很不簡單，他在某天晚餐後向父母請示來場「私密的對談」，而這場對談的內容就是以下這份關於電玩遊戲《俠盜獵車手 V（Grand Theft Auto V）》的PPT。 讓我們來看看他怎麼用一張張的PPT來說服爸媽買下電玩給他吧。 「我們做好了各式各樣情境的準備，就是沒想到他會給我們Pitch一場關於俠盜獵車手的簡報！」爸媽之中一人在Imgur上寫道。 第一張：點名主旨 中心主旨就是「讓我買下它！」 第二張：說明決心與承諾 說明主題後，首先要展現的就是你的願景與決心。話不多說，小男孩立馬陳列出他對於《俠盜獵車手 V》的一片愛意，他說：我知道裡面有很多不恰當的內容，但相信你們都知道我足夠成熟來理解這些內容，並不會讓自己學壞。不過我也希望你們理解我有多想玩它，如果拒絕了我，我會一再懇求你們的理解。 第三張：提出解決之道 想要說服對方，不能只是一再重申想要怎樣，好的說服更是要提出一個雙方都能接受的點，來促進合作的可能。所以這位小男孩就這樣保證了：「我只會玩線上關於賽車、闖關有趣地圖、自建地圖的部分，至於其他那些與殺人、性愛有關的部分我都不會碰。這是我的保證，我只碰那些「安全、有趣」的部分。」 第四張：列出詳細時間表 有了前面的保證與相關的需求呈現後，這位男孩十分專業的列出了詳細的時間表，解釋之後的進程；並再次重申若干原則。 第五張：回應可能的反對聲浪 這男孩甚至準備了這張來應對可能的反駁，看看他還用了十分精美的圖片來呈現他的方案。他寫道如果有不恰當的內容或聲音出現，我會直接調低，用耳機。 第六張：解釋時機點 接下來，你可能會問你自己「為什麼是現在要做這件事？」沒錯，這個小男孩簡直專業到不行，把評審（爸媽）會提到的問題都優先拉出來了。他列舉出四大主因，並詳細解釋為什麼會提出這樣的答案。例如，他說這遊戲值得花錢擁有，因為它內含有豐富且高畫質的影像，並創造出一個全新的世界給他去探索。挺有說服力的是吧！ 第七張：數據佐證 正反論證、願景、進程都羅列的，那當然還要一些數據，才更有助於說服你的報告者。小男孩自己找來份數據，告訴爸媽「有超過63% 的青少年每週甚至每天都會玩電玩。」 第八張：解釋這個投資完全值得 對於投資人來說，他們絕對會希望知道他面前的這個投資「值回票價！」小男孩也提出了一整頁的解釋，說明為什麼讓他買這個遊戲會是一個「長期投資」，他提出這個遊戲不會像一般實體遊戲一樣讓她一下就膩了，更提出一個成年需要毫不停止3天的時間，才能玩完所有的挑戰，那對於他這個小男孩來說，更是需要花上很多時間了。 第九張：面對不同的狀況，準備不同的結尾 這個小男孩絕對是天生的談判家，為了說服他爸媽，他甚至為了這場演講準備了三份結尾，根據父母的當下反應，提供相對應的內容。 來看看第一張：應對的事狀況看來挺不錯的時候。 第二張：應對如果爸媽看起來需要再多思考一下。 雖然討厭，但一定要準備的第三張：應對被拒絕的情況。 嗯～看到這份 PPT，如果我是他爸媽應該早就忍不住答應他了吧 XD {DS_BOX_10609} ...