＃生產力

我發展多項職能訓練講習課程，教導公司全體人員提振生產力的方法。...

科技理論上會替我們節省時間、提高效率，卻成為綁住我們的沉重生產力腳鐐。...

負面摩擦是指組織中阻礙工作效率和破壞工作熱情的因素，如冗長會議、複雜流程、繁瑣規定等，會降低員工績效並損害組織生產力...

書中提到了幾個概念，像是生產力是什麼、忙碌不等於生產力等。...

丹麥人這樣想 01 週五提早下班也ＯＫ 丹麥人這樣想 02 下屬先下班也沒關係 生產力源自於...

你拒絕了什麼事情？ 多數人對於拒絕他人感到焦慮，並且迫於社會壓力或是擔心讓人失望，而覺得有必要接受對方的要求。在這些情況下，最重要的是提醒自己時間是有限的資源。 每回你同意了某些事情，也同時拒絕了其他某些事情（即使不是直接說不）。接受新的會議即是對開會時可進行的其他專案說不。同意指導新進員工便是拒絕增加你與團隊成員共享的時間。接了下班後的工作任務，也就沒了與家人共享晚餐。雖然你沒有明確對家人說不（你的小孩可能沒請求你回家吃晚飯），但你就是拒絕了他們，因為你選擇做別的事，間接地婉拒家人（如果這是正確的權衡取捨，那就別介意）。 不論你是直接或是間接說不，持續意識到你可能拒絕了「其他某些事」，你將能自覺地在投注時間的權衡取捨上求取平衡。 對各式要求說不的五種方法 對於包括我自己在內的多數人而言，「說不」並非易事，我們必須學習最佳的拒絕方法，儘管要隨著時間推移不斷試錯。我們都想要在保護自己的時間和尊重及維繫彼此關係之間求取平衡。 如果過於頻繁拒絕，或是用不適切的方法拒絕別人，我們的社會資本肯定會受到衝擊。我們必須慎重其事、力求平衡。以下提供我的五種最有效果的策略及實作方法： 1. 問更多問題。 在決定回絕之前，獲知更多細節、找出有助於決斷的資訊。盡可能窮盡所有問題。 ．探問須投入多少時間。「感謝你邀我加入這個新專案。能否告知更多關於每週約須投注多少時間的資訊？」 ．檢視這是否與你的三大優先事項協調一致。「感謝你給我機會參與新的跨團隊專案！能不能分享專案成功的前景和你力求達成哪些目標？」 ．了解任務的各項期望和其他人賦予它的優先順序。「感謝你邀請我向你的團體發表談話！能告訴我有多少人將獲邀到場嗎？他們都擔綱什麼職務角色？你計畫如何推廣此次活動以提升出席率？你過去有沒有辦過這類活動？參與率如何？」 2. 表明你將考慮或者不要馬上回覆。 這是我最愛的做法之一，而且能搭配第一個選項來運用。有時我會落入電玩陷阱——當我覺得必須立即回應迎面而來的所有問題、要求與email時，會進入高度亢奮的應對模式。我最初的反應要麼是急著接受，要麼就是先發制人地回絕。而這兩者都會造成損害。我往往在二十四小時後直覺到，不應當那麼說或那麼做。如今我喜歡在閱讀收件匣裡的email或聽取他人的提案後暫且不去想它、不立即決定怎麼處置。 ．為自己爭取時間。「你正致力開發的新工具很棒，你想讓我從何處著手幫你。我會考慮看看，如果有我能夠效力之處，再向你回覆我能投入到什麼程度。」 ．分享你的思考過程。「嗨！剛檢視過一些找我演說的邀約，經過考量之後，很遺憾，我當前還有一些事要辦，忙不過來。祝活動順利！」 我在應付小孩方面已學會如何運用這個策略。在此之前，當女兒問說：「我可以玩閃光筆著色遊戲嗎？」我的直覺反應總是否決她。然後，在一個陰雨綿綿的難熬週日，我有了時間幫她著色和清理時心想，為何我先前不乾脆地答應她？對於玩培樂多黏土遊戲，我反而會不假思索地馬上說「好」，接著才發現，實際上我們五分鐘後就要出門了，根本沒時間把黏土組拿出來玩然後收拾乾淨。如今我已學會說：「讓我想一想，一分鐘後再回答你。」屆時我將已理性地思考過而不會憑直覺做出反應。 3. 想像接受與拒絕分別可能引發什麼情況。 這對回應長程專案或長期的投入要求可能用得上。我閉上雙眼並設想，同意或回絕之後事情將會如何發展。比如說，我受邀遠赴一場主管高峰會發表演說，卻可能在搭機前一天預作準備時想說但願我沒同意這件事。我在每季最後一週總是有許多其他事情要處理！或是，我會不會在拒絕這個邀約後，看到這場峰會演說者的名單時心想，我理應在這份名單上，真後悔自己回絕了。或者，我是否會在演講完搭機回家途中內心讚嘆說，我善用了自己的時間！我結識了許多傑出人士。有時切換到未來的自己的角度來思考，有助於我們想清楚究竟怎麼做更加務實，從而做出適切決定。 4. 不，但是…… 這是我喜愛的拒絕方式之一。這是說不的好方法，而又不是斷然回絕。舉例來說，如果你認為值得為了某件事花時間寫封email，但不想為此事開會，那麼你不必全然拒絕開會的要求。你可以轉換到另一個對自己更有效益的選項上。 ．用email先發制人。「請先用email提出你的各項問題，然後我們可以決定是否有必要開會討論，你介意嗎？」 ．以實質意見先聲奪人。「你介意先從這些意見著手嗎？倘若我們未能因此解決問題的話，可以開會討論。」 ．轉移／委任他人。「我希望自己能在你的團隊活動上發表演說，但遺憾的是我目前沒有時間和精力做這件事。無論如何，我的網站上有提供一些自主訓練模組，或者請儘管聯繫○○○，他也從事這方面的訓練！」 這種說不的方法可讓對方感受到你的尊重與支持，而你同時也維護了自己的時間和優先事項。你甚至可以進一步設法提醒自己，日後詢問一下他們的活動是否順利。 5. 不，因為…… 最單純（對多數人來說也最困難）的方法是直接拒絕，並且說明原因。讓對方知道你當前的優先事項及如何運用時間，有助於使對方感受到你對其開誠布公，而不是拒人於千里之外。你可以表明： ．沒有時間。「感謝你與我分享這個新提案！看來是個絕佳的機會。我希望自己能參與，遺憾的是有些事情占滿了我的行事曆。期待你的最終成果！」 ．你的參與並非必要。「我不會出席這個會議，因為我明白自己團隊裡的艾咪更適合此事，而且她已確認會參與。」 ．有其他優先事項。「我將不與會，因為我必須在月底的期限前完成一些要務，期望你的活動圓滿！」 讓人容易接受的提議方式 一旦你能夠善用拒絕的力量，將可活用類似的策略反過來使人接受你的提議。如果你力圖讓某人同意或是加入你的專案，可以反向善用上述的手法。當試著使人與我協作或提供奧援時，我會思考自己為何拒絕某些事情而接受其他事情。我可以這麼做： ．闡釋我的請求與對方的優先事項協調一致。「我詳閱了你本季公開的各項優先事項（谷歌公司將其稱為OKR，即目標與關鍵成果），並且發現其中一項和我正致力的事情完美地協調一致。我非常樂見彼此合作好達成雙方一致的目標。」 ．坦率地盡可能提供更多細節／彈性空間。「我歡迎你向我的團隊簡報。這裡有更多的細節可幫你對此做成決定。」 ．日期（若可能的話，應提供多個選項） ．時間（若可能的話，應提供多個選項） ．參與人數 ．活動進行方式（問答、簡報等，應提供多個選項讓對方可選出最感興趣者） ．為何特別邀請對方 ．活動成功的標準 不論是拒絕他人請求或試圖讓人接受你的提議，這些技巧都很有用。投注時間勤加練習，這些技能將愈練愈熟。你將明白哪些任務值得你付出精力和全然的專注力、哪些事情可以委託給別人、哪些事情能夠完全放手不管。你將能夠免於伴隨著回絕他人而來的內疚感，以及答應得太快（或是匆促拒絕）導致的懊悔。學會如何婉拒別人，可以幫你騰出空間和時間來組織自己接受的事情。從一開始就確立界限和制定工作規範，甚至可能使你根本不必對人說不！ 《上線時間管理術：Google時間管理一姐的高效秘訣，找到工作／生活／自己的平衡與幸福》☛立即購書：商周Store、博客來 {DS_BOX_37920} 責任編輯：高郁捷核稿編輯：張勝宗 ...

剖析台灣護國神山台積電的崛起之路，並盛讚台灣政府在支持產業之餘，不忘保有靈活性與競爭力，造就異常高效的生產力...

第1步：改變心態 領導人須轉變思維，重視生產力，而非工作時間。...

而今年中國政府工作報告中的「新質生產力」一詞，在兩會期間許多場合上不斷被提及，在中國政府沒有提出一套明確的經濟改革計畫下...

你是使用辦公室軟體的能手嗎？如果你的答案為否，那你並不孤單。 顧問公司高德納（Gartner）去年秋天調查全球近5千名員工，只有20％的人表示，針對工作中會用到的技術工具，他認為自己是專家。 《華爾街日報》指出，雖然新技術出現，例如聊天機器人ChatGPT，但基本的辦公室軟體如Word、Gmail，依然佔據人們大部分生活。因此，學會如何更有效的使用至為關鍵。 快來惡補這10個可以提升工作品質、節省時間的軟體使用建議！《華爾街日報》匯總訪問三位專家，包括LinkedIn Learning資深講師Garrick Chow、線上課程平台Springboard首席課程設計師Christopher Hui，以及澳洲麥覺理大學商業分析碩士課程總監Lin Yue。 文件：Microsoft Word、Google文件 1. 用聽寫節省打字時間 試試用聽寫取代打字創建文字檔案吧！開啟Word線上版本，在常用選單中，選擇〔聽寫〕按鈕，打開下方的「聽寫工具列」。在「聽寫工具列」中，進入〔齒輪設定〕按鈕，將口語語言切換為「中文（台灣）」，並勾選「自動標點符號」。目前，Windows版本的Word尚未支援繁體中文聽寫功能。 如果你使用Google文件，在上方功能欄中，選擇〔工具〕〔語音輸入〕。 2. 保存常需要插入使用的文字片段內容，讓工作流程更順暢 做報告等文件時，員工常常需要插入某些文字內容，例如免責聲明。為了輸入該文字內容，需要跳出文件視窗、搜尋、複製後再返回文件做插入，而善用以下功能，就可以免去以上流程。 在Word檔案中，選取你想要轉換成可重複使用片段的文字，接著按Alt+F3，會跳出一個「建立新建置組塊」小視窗，更改名稱、描述，幫助你之後更好辨識，最後按〔確定〕。 當你需要插入該文字片段時，在上方功能欄中，選擇〔插入〕〔快速組件〕〔自動圖文集〕，就會出現你已保存的文字片段。 3. 使用目錄幫助讀者閱讀 目錄能使閱讀較長的文檔變得更加容易，只要你更改文字的標題格式，就能創建目錄。 首先，更改文字的標題格式。在Word中，選取文字後，在〔常用〕更改文字的標題樣式。在Google文件中，選取文字後，在上方功能欄中將文字從「一般文字」更改成其他標題格式。 接著，創建目錄。在Word中，選擇〔參考資料〕〔目錄〕。在Google文件中，選擇〔插入〕〔目錄〕。 4. 將文件跟其他職場軟體相連接 在Google文件中，選擇〔插入〕〔智慧型方塊〕，即能插入有助於讀者閱讀該文件的資訊，例如任務截止日期、需要聯繫的使用者、其他相關文件的連結。 5. 取消分頁功能，提升閱讀體驗 目前，許多文件都不會印出來，單純用於線上閱讀，因此，可以取消分頁功能，提升寫作或閱讀時的體驗。在Google文件中，選擇〔檔案〕〔頁面設定〕，改成「不分頁」。 電子表格：Microsoft Excel、Google試算表 6. 開啟自動顏色標示功能，凸顯數字意義 兩種電子表格都有一個簡單功能，能自動替某行列的儲存格上色，藉此顯示數字相對於整體來說是高、是低，假如你要用電子表格追蹤每週產品銷量，此方法就能幫助你一眼看出銷量趨勢變化。 在Excel中，選取你要套用的儲存格範圍、表格或整個工作表，接著選擇〔常用〕〔設定格式化的條件〕〔色階〕，選取你想要的色階格式，最上方的色彩代表較大值、中間的色彩代表中間值，最下方的色彩則代表較小值。 在Google試算表中，同樣選取你要套用的儲存格範圍、表格或整個工作表，接著選擇〔格式〕〔條件式格式設定〕〔色階〕。 簡報：PowerPoint 7. 使用設計構想，簡單讓簡報更有設計感 如果你有訂閱Microsoft 365套裝方案，可在有網路的狀態下使用此功能。在PowerPoint中， 選擇〔設計〕〔設計構想〕，再選擇喜歡的版面配置設計。跟〔主題布景〕功能不同，此功能會更根據簡報內容進行客製化版面設計。 8. 將文字內容變成更適合理解的圖表 如何避免簡報上全是字，讓人難以理解？可以使用PowerPoint的SmartArt功能。例如，你已經用文字寫好一個專案的執行流程，這時你選取這些文字，在上方功能欄中選擇〔常用〕〔轉換成SmartArt〕，就能選擇一個適合呈現時間線先後的圖表。 電子郵件：Outlook、Gmail 9. 創建信箱規則，能按照主題和重要性過濾郵件 重要郵件跑到垃圾信箱，不太緊急的郵件卻時常占用你的視線範圍，你是否也有這種經驗？你可以在每次收到信時簡單創建「規則」，讓信箱更整潔。 在Outlook中，在一封信上按右鍵，選擇〔進階動作〕〔建立規則〕，針對同一個寄件者，就可以設定未來它的來信會出現在特定信箱。或是，也可以再進一步在〔建立規則〕的視窗中選擇〔其他選項〕，還可以進一步設定針對未來相似來信的動作，包括釘選在信箱頂端、自動轉寄。 在Gmail中，選取一封信左方的方框，接著在上方功能欄中點選〔更多〕三點圖標〔篩選這類郵件〕〔建立篩選器〕，就能調整針對相似來信的未來收件規則。 10. 將特定郵件變成代辦事項 將現在沒空處理但需要回覆的信件變成代辦事項清單，就能避免遺忘。 在Outlook中，在一封信上按右鍵，選擇〔進階動作〕〔建立工作〕，該郵件就會變成Microsoft To Do清單裡一條代辦事項。 在Gmail中，在一封信上按右鍵，選擇〔新增至Tasks〕，該郵件就會變成Google Tasks清單裡一條代辦事項。 資料來源：華爾街日報、Gartner 核稿編輯：吳和懋 ...