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溝通技巧

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Sofia的人生筆記 | 2024.04.24

會聊天真的是一項天大的才華,因為大部分的人都只會「3秒鐘把天聊死」。 很會聊天的人,時時刻刻可以把人逗笑,或是一句話就讓人心花怒放,我每次見到時都特別想跟對方學習。如何可以做到這麼討人喜歡又不油膩、讓人捨不得拒絕,甚至心甘情願為他付出? 我是一個很不會聊天的人,太容易較真的人,很難營造關係的鬆弛感。我曾經還很自豪「只談正事,不談閒事」,後來才發現,人生就是很多閒事和小事組成的。不會聊天,幾乎等於不懂溝通;不會談閒事的人,也做不了什麼大事。經過這幾年認真的觀察和學習,我歸納出10個會聊天的人的特點: 1.很會笑 無論是萌笑、傻笑、浪漫的笑,配上天真的眼神,不管你說什麼,都真誠的對你綻放笑容。 2.不會讓你的話掉到地上 恰如其分的接話、回應,讓你覺得很有共鳴,也會問你更多問題,認真的對你的看法感興趣。 3.真心的欣賞 真誠的讚賞你的看法觀點,甚至還會做筆記。 4.記性奇好無比 能記得以前你說過的事情、你的喜好,和你相處時,貼心的給予你回饋。 5.老是感謝你 總是保持著感念,將每一件單純的小事,都看成很大的恩典,不僅放在心裡,也在口裡,頻頻稱謝。 6.保持誠實,不搶他人光環 不知道就說不知道,保持誠實的態度。若有第三人在,願意把光環讓給對方,讓對方感受到被尊重。 7.偶爾的幽默風趣 能分享好笑的事情,但不會議論他人,也不隨便開對方的玩笑。 8.決不搶話、保持空間,不帶批判的互動 這種人不以人廢言、不以言廢人。即便立場完全不一樣,甚至遇見批評和挑釁,都願意聽完,並在溝通中袒露自己的真實狀況。 9.身體姿態開放、但不過分親密 態度友善,但不踰矩,每一個人都可以靠近你,但不越界。 10.保持專注,不滑手機 活在現代社會,這件事是必須要提醒的,因為我看到很多人都在聊天時,都會忍不住看手機。 讓人喜歡,需要刻意練習。通常練得好的人,不是技巧熟練,而是成為一位懂得溝通、聊天,願意關注他人的人。 *本文獲「Sofia的人生筆記」授權轉載,原文連結。 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

Livia Yang | 2024.04.18

多年前,我剛被提拔成主管的時候,我發現原本自己做得游刃有餘的工作,在有了一群下屬負責後,反而不知道該怎麼做了。我不希望用主管的身分去指揮他們,可是有時候該嚴肅的時候,反而覺得彆扭,太嚴肅的糾正他們鬆散的行為,還反被擺臭臉。 有些性格溫和的主管,若遇到比較強勢的員工,難免會遇到我一樣的難題。 和下屬溝通時,該如何拿捏,才不會變成進退兩難呢?其實適當提高一點你溝通的姿態,對方不但會更配合,還不會對你反感。 具體怎麼做呢?以下我想分享3個實用的方法,幫助和我一樣個性溫和的管理者,順利推動團隊運作。 1.將「需求」轉為「要求」:讓同事主動參與 將「需求轉為要求」是一個巧妙的方法,可以在保持尊重的同時,確保下屬積極參與。 舉例來說,假設你需要組織一個會議: 傳統的通知方式可能是:「大家10點開會,請回覆一下是否收到通知。」 你很禮貌的通知大家,這樣的需求往往被視為可選擇性的,容易被忽視,有人明明看到了通知卻不回覆,有人甚至藉故還有其他更重要的工作不參會。 然而,若改成:「10點開會,無法參加者請回覆異議。」 這就變成「對人」的要求,一個對方沒有辦法拒絕的要求。你如果不來,那就不得不回,而如果你不回,我就默認你會來。這不僅讓對方難以拒絕,同時也提高回應的主動性。 2.「詢問」轉為「告知」:確保方向明確,保留合作空間 性格溫和的主管在溝通時,特別容易顧慮對方的感受,因此溝通常常以一種詢問的姿態表達。 例如:「你覺得這樣改可以嗎?你覺得這個方向可行嗎?」 但在下屬的心中,改不改?就是不改。能不能?當然不能。是的,你詢問了對方的選擇,卻換來了拒絕,或是各種模稜兩可的回答。 所以,不妨把詢問轉為告知。 例如: 「如果5點前沒有異議,我們就按照這個方向進行。」 「如果你沒什麼意見,我們就改這3個地方!」 這樣的表達方式,既保留了對方的意見空間,同時明確指示出預期的方向。不僅給了對方尊重和選擇,又設定好前提和邊界,把可做、可不做,變成要做、不要做。 3.「傳話」轉為「放話」:建立合作的共鳴 在跨部門專案中,有時需要其他部門主管協助配合。但要是對方不配合時,只能尋求更上層的主管做主,再去找對方商量。 當這種情況發生時,需要特別留意溝通的技巧,用肯定的語氣表達,強調對方參與的重要性,同時展現主動權及認可對方的優勢。 例如,原本的傳話方式可能是:「我和老闆說了一下,老闆說這事需要你的配合。」 這種說法可能只是一個傳話筒,容易引起對方的抵觸。 若改成:「綜合思考後,發現你在這方面非常擅長,我覺得這事需要你的參與。」 這樣溝通有3個好處: 告知上級主管有授權同意。 真誠認可對方的專業能力 。 我不是借話傳話,而是經過深思熟慮的判斷,增加了對方積極配合的說服力。 以上分享的3個方法,都是在溝通中,保持尊重對方和主動性,同時有效的引導同事進行合作。 性格較溫和的人,不用假裝強勢,而是在溝通中找到平衡點,維護自己的利益,並保持團隊的和諧。透過這些方法,一來可以完成工作目標,二來還能建立更積極的團隊氛圍。 *本文獲「Livia Yang」授權轉載,原文:【菜鳥主管成長日記】我的下屬比我還強勢?性子軟的主管怎麼推動不配合的同事? 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

丁菱娟 | 2024.02.22

我經常告訴學生,為什麼要做品牌? 因為品牌的最大功能就是效率,什麼叫效率呢? 就是減少消費者猶豫的時間,讓他們很快可以選擇你,所以效率就是商業的競爭力。 當消費者在搜尋某樣東西時,需要花時間,需要比較,當他不知道如何做選擇時,突然前面有一個他熟悉的品牌,他會有信賴感,因此選擇熟悉而又信任的品牌商品。這時品牌就發揮了效率,節省了消費者的時間,也讓品牌不需要被比較,就能被選擇。 基於同樣的道理,知名企業的員工會比默默無聞小公司的員工,更具有效率與自信。因為當知名企業的員工出去遞出名片時,他不需要解釋他是誰,對方就已經知道他是誰;相反的,小公司員工遞出名片時,對方可能還一頭霧水,該員工必須要費一番口舌,甚至做完簡報,對方才會了解你到底是誰。 這讓小公司比知名企業花上更多溝通成本,還必須培養最頂尖的業務員,才有機會接觸到客戶,而且不是每個客戶都會給機會讓人解釋。 這就是為什麼需要做品牌,因為溝通成本就是商業成本,如何有效率的溝通是商業上的必要。 這是一個講求效率的時代,時間等於金錢,效率更是競爭力的核心。研究顯示,組織中最花時間、最有幫助或阻礙前進的都是溝通。縮短溝通的時間,就是在幫助企業節省成本,提高競爭力。這代表提高溝通效率,就是職場工作者的能力。 說話可以很直接,也可以拐彎抹角。直接會傷人,但節省時間;拐彎抹角不傷人,但成效不彰。如何講得很清楚又不浪費時間,是一門學問。大家都覺得外商的溝通效率比較高,我們參考外商公司的溝通模式,省去很多含糊、不清楚、猜測或誤解的可能。 職場的高效溝通模式 不兜圈子 講真話,簡單、明瞭無須修飾。直接回答問題,不要隱瞞真相。以這種方式往往能在一次交談中就快速建立起信用。你會被認定為是說實話的人,正直而誠實。除非你需要花時間搏感情,否則在商業溝通上若要有效率,就不要兜圈子。 承認自己的侷限,如果你不知道就說不知道;如果某些事不是你最擅長的就照實說;如果沒有完整的答案也請老實說。並說明清楚哪些是你清楚的,哪些是必須再去弄清楚的。 為對方著想 如果你提供給客戶的建議,多是以自己的立場思考,這樣沒有客戶會真正信任你的建議。例如,當你提供的服務不符合成本效益時,可以推薦其他提供專業服務的公司供客戶選擇。這樣的替代方案反而會提升你的信用度。 承擔情緒面的風險 如果你察覺到對方的情緒有些擔心時,可以試著說「你好像有點擔心,有什麼我可以幫忙的嗎?」,或許先展現關心與真誠,反而能讓對方敞開心胸說真話。 訂定溝通主題 為每場會議設定目標及議題,這樣可以快速進入主題並聚焦,以免大家各自論述及表達意見,沒有主軸。當大家失焦時,主席就能順理成章的要求大家回到主題討論。 做結論 在會議或談話結束時,應該要做個總結或會議記錄,並以條列式呈現最好。不僅要列下討論內容和結論,也要列出接下來的行動由誰負責,以及期限是何時,避免對方有錯誤認知或誤解之處。 溝通是人每天都在進行的活動,但有效與否,就在於我們是否除了「講話」之外,有更多一層「人性」的思考。敞開心胸傾聽服務對象的需求,提出解決方案與建議,而不是一味的要將自己或商品推銷出去。只有讓對方卸下心防之後,才可能使溝通變得更暢通、更快速。 *本文摘錄自聯經出版《丁菱娟的成熟大人說話課》 {DS_BOX_36950} 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

桐生稔 | 2024.01.12

主管對我發怒:「昨天的訂購數量訂錯了!」因為昨天我休假,我告訴主管:「昨天不是我訂的。」主管卻更生氣的說:「那你為什麼沒有好好確認!」 主管追問我:「之前說了要在上禮拜完成這項工作,為什麼到現在還沒做好?」他明明就沒有說要在上禮拜完成……。 手邊要處理的工作真的非常繁重,主管還跟我說:「〇〇你工作做得很慢呢!」老實說真的讓我很生氣。 「主管不講理」是職場諮詢的常見主題 「面對主管不講理的要求時,該怎麼回應比較好呢?」這是我們經常接到的諮商主題之一。也許你也曾受到別人不合理的要求,感覺不甘心極了。因為不講理,就是「不符合道理」;不講理的相反是「合理」。問題就在於, 你認為的「不講理」,在主管看來卻是「合理」。 如果要爭論究竟是「不講理」還是「合理」,雙方只會各說各話、越吵越兇,無論如何都會造成兩敗俱傷的局面。實際上,此時該做的是填補「不講理」與「合理」之間的差距 。究竟該怎麼做才能填補這兩者的差距呢?最有效的辦法就是「暫時隔離法」。 暫時隔離法,其實是一種行為療法。簡單來說,在籃球與排球比賽中都有「暫停」的機制,也就是先中斷比賽,跟裁判進行討論。暫時隔離法就像是籃球比賽中的暫停時間一樣,讓雙方先暫時停止爭論「不講理」與「合理」的問題。 遇到主管不講理時,該怎麼辦?這時可以問對方一句話:「為什麼你會這樣認為呢?」 請大家試著套用前面提到的3個諮商實例: 訂購數量錯誤→「為什麼您會認為應該是我要負責呢?」 確認繳交期限→「我們有決定是上週要交嗎?」 工作做得太慢→「為什麼您會這樣認為呢?」 暫時隔離法的3步驟 要是貿然說出「為什麼您會這樣認為呢?」雙方也許會吵起來也不一定,所以前面一定要先說一句:「我可以先請教您一個問題嗎?」作為下一句話的緩衝。當你向對方提出疑問後,就能產生一段暫停的時間,這就是冷卻的時間。 這個行為就像是為越來越熱的馬達澆下冰水一樣。這麼一來,雙方就能澆熄高漲的情緒,向對方好好說明,或是提出好幾個選項,讓對方選擇以後的處理方向。 我要用「爭論到底有沒有說過這句話」的例子繼續說明。 1.提問 主管:「那時候你不是說做得到嗎?」 下屬:「非常抱歉。我正在回想當時的狀況,可以請教一個問題嗎?」 下屬:「請問您說的那時候是指什麼時候?」或「當時是什麼情境下說到這件事的呢?」 冷靜的提出你的疑問,這樣就能確認問題發生的情況。如果主管可以具體回答出你的提問,就表示主管說的很有可能是真的。反之,要是主管回答得含糊其辭,也能讓主管開始感到不安。先為雙方設定一段可以冷靜下來的冷卻時間,接下來就可以進入說明時間。 2.說明 主管:「那時候真的有這樣說過!」 下屬:「這樣啊,那時候我手邊已經有5個待辦項目,有點難想像我會再接下第6個,請讓我再確認看看。」 此時說明自己的想法,盡量具體的說出事實,例如:「手邊已經有5個待辦項目」才能讓對方採信。 3.選擇 下屬可以這麼說:「我認為在〇〇日之前應該可以完成,就把期限訂在〇〇日可行嗎?」 或是:「請問我可以把待辦事項A的處理時間往後挪嗎?這樣我就可以立刻處理這件事。」 或是:「請問我可以拜託〇〇同事一起幫忙嗎?」 就如同上述的例子,「提問、說明、選擇」這3個步驟不會與對方起衝突。最重要的是要填補「不講理」與「合理」之間的差距,因此需要一段用來填補的「時間」。利用提問製造出暫停的時刻,這也是一段可以讓雙方都恢復冷靜的時間。 在人際關係中,每個人都會有合得來與合不來的對象,與別人想法與意見不同是理所當然。但要是有了先入為主的成見,認為「那傢伙跟我就是合不來、那個人真的很差勁」,無論對方說什麼,聽起來都很不講理。這麼一來,跟對方進行任何對話都不會順利,無法構成有建設性的對話。 當你聽到別人說出不講理的話時,先別急著反駁,請在心中擺出「暫停手勢」,設法營造出一段暫停的時間。藉由暫時隔離法讓雙方都變得心平氣和,就能冷靜下來對話了。 說話方式的正解: 面對別人不講理的時刻,要利用暫時隔離法製造冷靜下來的空檔。 {DS_BOX_36789} *本文摘自商周出版《一開口,就把話說到對方心坎上的55個方法》 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

彭建文 | 2024.05.22

上班族或多或少都有類似經驗,當你準備下班了,主管突然找你,說有件事情很急,能否請你先處理。我相信,準備下班了的你,當下一定無語問蒼天:為什麼不提早講呢? 當年我在台積電上班的時候,也遇過類似情況,當下自然很生氣呀,但生氣完之後,還是會切換思維。 有一天晚上7點多,我準備下班回台北,但老闆臨時找我說:「建文,今天早上開會時,處長要求的資料,你能不能留下來幫忙整理?因為明天處長就要。」 我很了解主管的個性,他每次要資料時都很急,因此詢問了情況,發現這個任務有難度。 處長要的是3家競爭者的相關交叉分析,可是我手邊根本沒資料,還要上網查詢相關的分析。於是我詢問主管,如果是明天中午左右才交件,可以嗎?主管說這時間可以,到時再去跟處長做簡短的報告。 但由於我晚上家裡有事,於是跟主管回覆,「我先回家,把家裡的事情處理好,晚一點在家裡完成工作。而且,我明天早上還有一個會議,能否請同事代我參加,讓我有更多時間完成競爭者分析報告?」 主管說可以,並指派另一位同事代替我去開會。 當天晚上,我花了3小時,隔天早上又花3個小時,總共6小時,才完成的第一版競爭者分析報告,順利在當天中午前提交給主管。 這份報告因為時間有限,部分收集到的資訊仍不夠完整,之後會繼續補齊,再提供給處長。 在這段往事中,其實有一些應對主管的技巧,後來這些技巧後來經過歷練,變成很實用的方法。 主管會在下班前才指派工作的原因 這幾年,我在擔任企業顧問時,有很多學員也問我類似的問題,想知道怎麼處理比較好? 我的看法很簡單:如果這是突發的狀況,情況比較單純,就100%協助主管達成目標即可;但若是常常發生,可能就有問題了,試著和主管聊一聊,找出其中有什麼問題,才能知道該如何協助主管。 常見問題有5個: 主管白天全部都在開會,他有空的時候已經是傍晚了,於是他才在下班前指派任務。 主管認為指派的工作很簡單,不會耽誤同仁太多時間,因此他習慣在這個時間點交辦工作。 可能是對下班時間的認知不同:主管認為你不會那麼早下班,但剛好你這陣子都比較早離開。 可能是主管的個人因素,他工作都到很晚,因此希望同仁可以和他一樣晚下班,才會下班時間指派任務,期待同仁留下來一起打拚。 有可能是大主管臨時指派任務,主管照單全收,然後再臨時交辦給你。 其實,這5種情況都有相應的方法,但前提是你得和主管溝通、釐清,找出原因。我相信只要你和主管有良好的溝通,是有機會解決問題的。 下班前臨時被交辦任務怎麼辦? 接下來就和各位分享,應對主管在下班前臨時交辦任務的4個步驟: 步驟1:以同理心站在老闆的角度思考 詢問主管,臨時交辦任務的原因是什麼?當你更了解主管的目的,也許就能讓你不再不開心。也可以想想,如果主管會把臨時任務交給你,代表他很看重你,因為這種工作,都會給主管信任的同仁。 步驟2:清楚了解內容與完成時間 詢問工作的內容,並排出優先順序,哪些項目一定要先有,之後再協助主管補齊。並預估工作時間,再跟主管協調,何時可以完成。 步驟3 : 工作的順序調整 盤點手邊有沒有其他緊急與重要的事情,提出來和主管討論,資源如何調配、工作順序如何調整。 畢竟主管可能不知道你手邊有哪些工作,所以你要跟主管確認。否則就會顧此失彼,也沒有讓主管知道,這是不好的做法。 步驟4:檢討與反省 直到臨時任務完成後,再找時間跟主管聊聊,如何協助主管會更好、交辦能否提早?這樣才有更充足的作業時間。 我個人認為,其實大部分的主管也不喜歡在下班前臨時交辦任務給同仁,他也有他的難處。如果你能協助你的主管,久而久之就能產生信任關係,未來主管有什麼好事情,也會有你的份。 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

張雅涵 | 2024.04.26

「苦恨年年壓金線,為他人作嫁衣裳」——《貧女》是唐朝詩人秦韜玉的千古名作,描述貧困女子日夜爲他人辛苦做工,到頭來什麼好處都與自己無關的抑鬱,來寄託自身懷才不遇、不受重視的辛酸嘆息。然而,這樣的心境不僅在當時社會引起迴響,到了現代仍讓職場打工族很有感! 為什麼平日努力認真做事,主管卻無視我的付出,到底該怎麼做好「向上管理」,讓自己在職場上無可取代呢? 站穩職場第一步:先照顧好你自己 想在職場站穩腳步,首先,一定要先照顧好自己! 若工作已讓你受挫又疲憊,大腦充滿負面情緒,健康也會受到影響,連帶影響工作效率變差、出錯頻率提高等問題,應避免在受委屈的事件上執著太久,掉入情緒漩渦導致魂不守舍,崩解工作步調。 想一想,當你覺得煩心時,做什麼事可以讓心情療癒一下呢?為自己打造一份在工作中轉換心情的SOP吧!例如:午休時散步去買杯最愛的咖啡、找個性幽默的同事說說話、提前處理喜歡的工作內容,或是從事一些可以稍微放空的工作。其實,只要傷痕累累的心重新開始為了自己跳動的時候,便能喚回理性,更客觀的看待職場上的一言一行。 究竟是主管的問題還是你的?只有改變才能跳出泥淖 努力總是不被看見?想穩紮穩打「向上管理」,該怎麼做?《有些事,真不好說 : 9堂神效溝通TALK》一書中談到,情緒跟感受需用智慧解讀,關係則可以藉由改變、突破自己的方式而產生變化。 「如果你不選擇改變,總覺得是別人的問題,就會把彼此的關係限制住,且不斷在同個衝突裡循環,無法脫身。」 假設你和主管是有公事才討論,沒事就保持距離,這樣是無法與主管建立進一步關係的。因為你很難真正去體會主管的處境是什麼?了解他正面臨的挑戰是什麼?他正在擔心什麼? 「向上管理」的核心,是站在主管的出發點去為他設想,成為主管制敵機先、先馳得點的助力,為你和主管營造雙贏局面,兩人都能更有效率的在公司裡發揮所長。 因此,想讓主管肯定你,真的把你當成隊友,最好的方式絕對不是單方面的去討好主管,而是要先改變突破自己,建立彼此「互惠互信」的關係。 「向上管理」3心法:贏得信任比一枝獨秀更重要 如何贏得主管的肯定與信任,創造自己在職場上無可取代的價值,以下3點提供參考: 1.積極主動,讓主管掌握狀況 積極向主管同步工作進度和會議訊息,不只是主動向主管匯報工作的執行狀態,當遇到自己沒法及時處理的突發狀況時,也要讓主管掌握狀況,讓他能提前調動資源來協作處理。 此外,當手上的工作完成時,也可向主管詢問是否能多參與或協助其他工作專案,讓自己學習的機會更多一些,未來若臨危受命,也不至於慌慌張張或完全沒概念。 2.執行任務,不只要負責更要超越 想訓練自己成為領導者,更需要實踐「當責」的態度。 國際知名企業顧問朱正中先生指出,「執行任務並不等於負責任,應該要超越老闆所設定的目標,並問自己如何超越。」所以,不是主管交代的任務有做就好,而是要積極的確認追蹤結果,並且負責到底。或者,從執行整個任務的過程中,提出可改善之處,幫助主管及團隊更加進步。 3.不光自己好,要讓團隊一起變好 「信任」不會憑空出現,是用堅定承諾的態度及可靠的工作表現,創造出人與人之間的信任感。 尤其,願意提攜他人,不顧著自己一個人好,大家也願意跟著他一起變好的人材,常常吸引主管的目光。也就是說,能領導團隊合作的人比起一枝獨秀的天才,更能贏得主管信任,並把大專案交給他。 肯定你自己 心多大、世界就有多大 他人認可值得欣喜,但自己懂得認可自己也很重要!因此,現在雖然不受主管待見,也沒關係。心多大世界就有多大!當懂得肯定自己、突破自己,勇敢走上一條沒走過的路,那麼真心便不必擔心錯付,未來肯定會遇見更多懂得欣賞你的伯樂。 *本文獲「果子傳媒」授權轉載,原文:努力不被肯定!「向上管理」秘訣,贏得信任比一枝獨秀更重要 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

文心藍 | 2024.01.06

蔓緹是我剛入社會時的主管,頂著詩情畫意的名字,肩上扛的是連男子漢都甘拜下風的業績數字。雖然免不了遇上逆風前行、壓力山大的時刻,但蔓緹開明的管理風格,始終不改,和每一位部屬,都能維持著既親近、也坦率的良好互動。 唯獨有一樣,蔓緹的行事標準,嚴苛得令人發寒。尤其是每周進度的1 on 1會議。我剛入部門時,便有耳聞她在此事上十分「難搞」,隨時要有承受劇烈衝擊的準備。但我一直不以為意,心想,我也不是第一次碰到對細節錙銖必較的老闆,應該不至於脆弱到一擊即倒。 一開始,蔓緹對我很禮遇,可能是看在我初來乍到,給我一個月的蜜月期暖暖身。從第二個月開始,我才真正見識到她不同凡響的功力。我交上去的進度表格,發還回來時,總是跟著密密麻麻的一堆追蹤修訂,裡面標註的疑問,大局細節都兼顧:有的牽涉到專案進行的因果邏輯、有的追溯起成本和效益之間的性價比。她預期得到回覆的時間點,還壓得又快又急。 蔓緹和奉行微型管理(Micro management)的主管有很大的差異,她不著眼於蠅頭小事的執行,反而關切基礎方針與戰略,是如何被推導而來。使得長期習於埋頭苦幹、不知其所以然的我,常被拷問得無力招架。 報告,是讓主管知道哪些事情需要投入資源 疲於奔命的到了第三個月,蔓緹在某個傍晚,把我叫進她的辦公室。在此之前,我才收到她雷霆萬鈞的回信,「妳都來幾個月了,手邊的事情,怎麼還一問三不知!妳的這些進度,不叫進度!」 我滿懷委屈,甚麼叫一問三不知?我該做的、該交代的,一樣沒怠慢,頂多有點邏輯不通、手腳不夠俐落而已。 進了門,我發現椅子上還多坐了一個人。是和我同部門的艾文,腦子與效率都高人一等,是蔓緹的頭號愛將。咦,這是怎麼回事? 蔓緹示意我坐下,同時叮囑艾文把電腦裡的檔案打開,「妳來看一下,艾文的進度報告,和妳的有甚麼不同?」 我強忍著奇恥大辱的感受,緊抿著下唇,用力看著相同格式的進度報告,心裡不斷吶喊:哪會有甚麼不同?進度報告不就是Progress status(現況陳述)、Next step(接續行動)、Due day(完成日期)嗎? 但,再定睛一看,果然不大一樣。我的報告大多是記述事項完成,如A和B已處理;艾文的報告,更凸顯尚待完成的項目,也花了相對的篇幅,解釋為何進度不如預期、發生了哪些問題、預計如何克服,甚至有哪些地方,需要蔓緹怎樣出手援助。 啊,我好像有點懂了。 管理偌大的團隊,每天日理萬機,蔓緹關切的,不是我們每天「已經做」的流水帳,這就是我們的本份。她更仰賴我們,能提出業務上有哪些「應該做」、甚至是「做更多」的部分。找到之所以現在「還沒做」的癥結,有效動員、集結各方資源,好讓團隊可以「做更多」。 這個從1 on 1地獄修煉而來的技巧,幫助我有驚無險的渡過好幾段職涯煉獄期。不明究理的人,說我是殷勤乖甜,殊不知殷勤乖甜,無法駛得萬年船,不如保持機警乖覺,方能長治久安。 又過了幾年,我在《世界是平的,大腦是皺的》一書中,看到很類似蔓緹管理哲學的觀點,「著眼於「增量」:我們還有什麼沒做好?不過分強調「存量」:我們已經做好什麼。」不禁會心一笑。 當然,向上管理,適時秀戰功,我認為還是很必要的,只是,可以調整一下展示順序,把對於現局的觀察、拓局的謀略,放在報告開頭。久而久之,即使戰功沒那麼快到位,在老闆心目中,你早已立於不敗之地。 請記得,進度呈報的重點,不是你「已經做」了什麼,好讓團隊安然度過。關鍵永遠在於,你「打算做」、「再多做」什麼,以幫助團隊的前進與突破。 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

文心藍 | 2023.11.03

我自認為是一個很會說話的人。雖然小時羞澀、還有口吃。經過入行公關業後的一番磨練,死的也能說成活的。年紀大了一點的現在,還擅長把硬的說成軟的。 帶領團隊,面對一籌莫展的情況,我總是不知哪來的靈光,常常脫口:「啊,我知道、我知道了!」;涉及複雜的跨團隊合作,為了避免多頭馬車,我會聚焦在事實:「我認為,這件事情的重點在於⋯⋯」;遇到上級交辦、下屬求援,我很習慣向過往取經、分享經驗:「我記得,曾經碰過類似的狀況⋯⋯」,最後用支持的態度做結論:「我鼓勵團隊嘗試⋯⋯」,以及出於貢獻心態的「我可以貢獻出哪些資源或創見」。 聽似很罩的溝通套路,卻有一個不為人知的罩門:我的向上溝通,做得普普通通。我表面看似乖順,內心對上級的分數卻打得很嚴。年輕不懂事的時候,還曾把MSN的暱稱,大咧咧的改成:我不跟笨蛋與懶惰鬼老闆工作,給當時的主管帶來不小的心理傷害。 主管不做向上管理,不只害到自己⋯⋯ 我從不屑做什麼向上管理,心想「道不同、不相為謀」,何必出賣靈魂、跪舔乞憐?然而,走闖職場一段時間,慢慢發現,管理老闆,就和管理錢財的道理差不多。若連最基本的理解都疏於經營,自然人鬼殊途。兩相不理的結果,導致我需要上級協助時,就是叫天不應、叫地不靈的窘境。吃虧的不只自己,還有我帶的部屬。 上演了幾次四面楚歌的慘烈情景,我收斂了自己的任性,徹底認清一個道理:想要穩穩「做事」,得先好好「做人」。 關於如何在組織和部門裡「做人」,我試過好多不同的版本。違背自己本性太遠的,始終做不長久;勉強自己做不擅長的,通常會招致反效果。所以,我唯一比較不會「脫箠」(出槌)的一招,就是善用與身俱來的親和磁場,透過包裝話術、媒合管道,替老闆解決各種懸而未決的難題,找到兩全其美的結局。 這樣生存與相安了好長一段時光,我一直覺得,自己做得還可以。老闆給我極為自由的施展空間,待遇福利年年都沒忘了我,也愛屋及烏,讓我的團隊成員享有絕對的專業話語權。 做事最勤快、升遷卻沒我的份? 曾發生了一件大事,事後回頭看,有不同的省思。原來我做的向上管理,充其量只是圍事性質,沒有做到點上。 那一年,組織進行較大的人事更動,和我同階的主管,都獲得晉升,唯獨沒有我。我很訝異,更多的心情是傷心。比能力,我自認平分秋色。論苦力,我可是獨占鰲頭呀!怎麼會沒有我?怎麼可能還獨漏了我! 我等著老闆在溝通年度評等時,會和我說明這個破天荒的決策。結果,老闆只是迅速的嘉許我一番:「去年辛苦了,來年繼續加油!」就即刻切入其他迫切的議題,請我儘快處理。 簡直不敢相信自己的耳朵!委屈和憤怒,一齊湧上心尖與喉頭。等我回過神來,老闆已經起身準備趕赴下一個議場,只留下滿桌狼藉的待辦事項。 「好,沒關係。你不講,我自己創造機會。」於是,我以光速的效率替事情收尾,拿著成果準備和老闆攤牌。在那個當下,我說的大意是:「這些棘手的情況,目前都處理到一個段落,但在這個過程裡,我很不開心。」 聽我這麼說,老闆有點意外。我一向不在人前展露太多個人情緒,他便問我發生了什麼事。我一股腦的將升遷不如預期、覺得自己真心換絕情的牢騷,一吐而盡。中間幾度哽咽,還拿起衛生紙擤了鼻涕。 老闆顯然沒有預料到這個神展開,一時不知如何回應起。時隔多年,他當時究竟說了什麼,我也不復記憶,顯見當時我有多麼爆炸。就算有合理的解釋,我根本聽不進去。 不久,我便離開了那裡。 面對上級,不是滿足他的期待,而是搞懂他的渴望 最近,因為團隊人力即將異動,我不得不再次面對必要的向上疏通,釐清人力遞補的替代方案。局勢不好,我心裡得做最壞打算,因而十分煩躁,該怎麼向老闆提案。 上班途中,隨意聽起一個Podcast節目《請聽,哈佛管理學》,吸引住我耳朵的是邀約到李崇義老師,借鏡薩提爾的冰山理論,分享如何有效和主管溝通的技巧。這不就是我的困境嗎?我蜷曲在捷運的最角落,心情如同落水者、恰巧攀附上浮木一般的傾聽著。 長達1小時的節目中,崇義老師有句話,深深點醒了我:「你不用老是去滿足老闆的期待,而是要想辦法連結他的渴望,建立起內在連結,這才是良好溝通的基礎。」 薩提爾的冰山理論,講求的是溝通的「一致性」,找到表裡一致、內外相符的溝通姿態,將更能提升溝通的品質、切中溝通的要旨。 一致性,仰賴3個關鍵:「在意情境、表達自我、關照他人」。檢視我和前老闆一拍兩散的例子,我只做到了其中的13。的確,我明白表達老娘很不爽,但我沒有超脫個人情緒,表現出對老闆所處情境的在乎和關切。 直到很久以後,我才輾轉得知老闆當時的為難。業績不佳,他首當其衝,當然也影響下面的人事升遷,我是辦公室政治的邊緣人,竟然都沒發現,那些升官的同事,都有一個共通點:與營利貢獻息息相關。 回到連結渴望,崇義老師點出了人性的真實,只要是人,都渴望被關注和重視,老闆亦然。在基礎的關注之餘,一定還有其他的「野心」。那顆心,渴求的是短期自保、穩中求進,還是大破大立、大富大貴? 職場上換位思考,雖不保證能換來真情,但絕對會大幅降低被陣前換將的風險。和老闆說話,我常只炫示自己的能耐,以為滿足期待,對方也該回應我的期待。 但我很少表達關切,老闆最近好嗎?他正面臨什麼樣的處境?我能做些什麼,連結他心中真正的渴望?讓他覺得自己被關注、被重視、被認可有價值。 我不知道這一次,我能溝通成什麼模樣。不過我有信心,這一次絕對不一樣。與大家共勉,老闆的內在世界,並不是神秘世界,只要我們願意開放自己的內在,在表達自我需求之前,表達對他的在意和關懷。 *本文獲「職場裡的人類圖」授權轉載,原文:《老闆說話學》 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...

臼井由妃 | 2024.04.18

有些人在必須自我介紹或是需要發言的場合裡,會先說出以下藉口為開端: 「我不擅長說話,所以不太會自我介紹⋯⋯。」「我有社交恐懼症,因此無法順利與人溝通⋯⋯。」 如此的開場白,會讓人覺得你好像非常沒有自信,似乎是迫於無奈才不得不開口說話那般。 聽人講話,本來就是件麻煩的事。就算是認為自己不擅長講話的人,要一直聽別人說話,也一樣會覺得無聊。 大部分的人一旦聽到對方說出「因為我口拙」、「有社交恐懼症」這類藉口,便會立刻失去繼續聽下去的興致。 要是再接著跑出「那個」、「這個」這類完全不必要的開場白,他人的忍耐就會漸漸被逼到極限,心裡不禁浮現這些念頭:「快點結束吧!」、「已經不想再聽下去了!」 另外,有些人拿到麥克風的時候,會像是在做儀式那般「啊、啊」的測試,或是藉由咳嗽的聲音測試麥克風;還有些人甚至會急忙的向他人確認:「聽得到聲音嗎?」 那種緊張的樣子,其實一眼就會被人看出來,這樣的舉動,便如同沒有意義的開場白。 請你要知道,「藉口」和「沒有意義的開場白」,都會導致你喪失與人相識的機會。 如果在一場演講上,有位講師以此為開頭:「雖然我不擅長講話,但請你聽到最後吧!」就算這是種謙遜的表現,但我想被迫坐下來聆聽的觀眾,一定都覺得很難忍受。 上述舉例的這些說話習慣,事實上只會令人覺得,你好像自滿於自己的「口拙」,除此之外沒有任何加分效果。 因此,就算你自己在心裡感覺:「我的發言真的很糟糕。」也絕對不要隨口便講出來。「口拙」這件事,完全沒有必要特地大聲宣傳。只要你不多嘴,給人的印象就會改變。 問話節奏抓得好,和誰都能聊不停 當你發現在自我介紹之後,對方反應逐漸變少了;不會冷場的萬能關鍵字,如新聞、家庭、健康、服裝、地區、興趣、食物等話題也已經失效,然後便因此焦急、慌張、陷入恐慌,開始在心裡想著「怎麼辦、怎麼辦⋯⋯」並為此嘆息。 在這種時候,希望你可以記住以下這些「問題」: 「是誰介紹的呢?」「你覺得如何?」「你從哪裡來啊?」「哪個地方吸引你呢?」「你是哪裡人?」「從事什麼工作呢?」「這個該怎麼做⋯⋯?」「怎麼辦比較好?」「為什麼⋯⋯?」 請你先在腦袋裡描繪出這些「問題」,接著再聯想可以詢問對方的部分。如此一來,就能擴展你們的對話。 但是,請你注意千萬不要連續提問。 如果被連珠炮似地追問,被問的人並不會認為這是出自於你的關心,甚至可能會讓對方誤以為你對他有好感;過於糾纏又會變成在「責問」,因此要適可而止才恰當。 *本文摘自方言文化《高情商說話,跟誰都能聊不停》 {DS_BOX_37255} 責任編輯:倪旻勤核稿編輯:陳瑋鴻 ...

PY CHEN 人生花滿院 | 2023.08.03

我們之所以看不見真理,是因為我們已經盲目。讓我們變得盲目的,正是心中那些虛假的信念。——Don Miguel Ruiz、Janet Mills《打破人生幻鏡的四個約定》 前陣子,有位朋友慌張的告訴我,他的主管換人了,他開始思考是不是該離職,因為這位新主管是位要求嚴格、做事一板一眼的人,之後與他共事,工作會變得非常辛苦。也因此這位新主管在前一個團隊時,員工對他的風評一直不佳。 我沒直接回答朋友的疑慮,而是問了他2個問題:「你覺得這位主管的做事能力好嗎?」「這位主管在老闆眼中是紅人還是問題人物?」這2個問題扭轉了他的焦慮。 我們的焦慮有時候不是來自於自己,而是來自周遭的意見。他人的意見可能不具備客觀性,也不代表一種智慧。別人認爲「不好」的事情,對我們本身可能是件「好事」。對於新主管,我們沒有辦法與能力改變他做事的方式,但是我們可以做的是「改變自己對待他的方式」。 改變我對待主管的方式,也改變主管對待我的方式 在公司裡,總有幾個感情比較好的同事,常常分享彼此對工作的看法,這些看法包含各種評斷或轉述。像是一位新主管上任,就會有人打聽這位主管的背景與風評。若是風評佳、待人和善、很挺下屬,就會讓人覺得如中樂透般,感到開心愉快。反之,若新主管惡評連連,不免讓人感到坎坷不安、前途未卜。 回歸到事情本身,在尚未真正與這位新主管接觸前,就以第三者的意見作為評斷標準,這情況屬於未審先判。當你已經在主觀上建立不好的認知時,新主管上任後的所作所為,也會被主觀濾鏡加以評斷。一出現符合印象的情況,心裡就會立刻浮現「對,他就是這樣」,更加深你的成見。 當你以負面濾鏡看待主管,就會對這個人開始有所防備。這種緊繃感只會造成工作氛圍不佳,最後走向離職、轉調。 回到我朋友的狀況,為什麼這2個問題可以轉變他對新主管的看法? 「你覺得這位主管的做事能力好嗎?」 答案是肯定句,他嚴謹的做事方式,在策略規劃與執行面有比別人更優秀的地方,也代表他擁有可以學習的優點。在職場上,「直屬主管」的重要性不亞於父母,朝夕相處下,他的管理、做事方式,往往會形成工作上的「身教」,這種身教可以是正面,也可以是反面,端看我們以哪種面向看待它。 「這位主管在老闆眼中是紅人還是問題人物?」 答案是肯定句,代表在現在的管理體系與風格下,這位主管的做事成果受到高層的賞識。這也表示,若你想繼續在這家公司順利升遷,這位主管會是個很好的典範。 就某種程度上,他會是職場上的貴人,雖然不見得是提拔你的人,但能從他身上學習做事的智慧。當我們透過觀察,改變對待他的態度時,「他改變對待我的方式」也會發生。 「我改不了他,但可以改變他對待我的方式」,這句話要能發生在源頭,才有辦法解決問題,若雙方已處於敵對狀態,要做到這句話很難。 舉例來說:過去參加例會時,你只需要報告目前的工作進度即可。但新主管上任後,堅持要求你提供數據分析,若數字往下掉,還得提出解決辦法。這代表每次開會前,你需要投入比過去多3倍的時間與心力。就算你跟主管解釋,這樣工作負擔太重,他也不接受。最後你離職,找了份薪水、職務差不多的工作。這種情況是兩敗俱傷,你沒從新主管身上學到任何東西,新主管也損失一名熟悉業務的下屬。 給對方一個公平公正的觀察機會 也許有人會問:「為什麼是要我改而不是他改?」問題是我們有辦法改變別人嗎?連朝夕相處的父母都很難改變個性了,更何況是職場上有從屬關係的主管? 我們唯一可以做的,是「給主管一個公正公平的觀察機會」,這個觀察不是來自第三者的閒言閒語,而是透過親身相處,進行細膩觀察。 當新主管要求更深入的例會報告時,就該探究更深入的原因:「為什麼他要看這些?」你也可以直接詢問新主管。這些細緻的觀察會讓你知道原因,這些原因往往會是做好工作品質的關鍵。當你開始挖掘每一件事的背後原因時,就能為你的職涯帶來很大的幫助。 若你還可以更深入探索:「有什麼方式可以幫主管更有效的達到他想要的成果?」如此就能在例會時積極提供建議。 若你能做到這個層次,不只有助於降低工作量,還能讓主管對你刮目相看。多數主管欣賞的不是只會執行的下屬,而是能幫助他有效完成工作目標的下屬。如果這位新主管是公司的紅人,未來他升遷時,更可能會連帶提拔你。雖然你沒有改變他,但是你改變了他對待你的方式。 練就一身通心的功夫 若想讓另一個人改變對待你的方式,就必須給他一個「公正公平的觀察機會」,而不是用第三者的主觀評斷,取代自己的觀察。 如果這份觀察能越深入,越能公正的看待一個人。透過一層又一層的觀察,看到他的優點與缺點,並思考這些優點或缺點,在不同面向上又有另一種解讀。 這種細緻的觀察力,可以提升你的識人術。若你常常練習,就越能在小細節中掌握一個人的個性。養成識人術,不僅幫助你不會掉入騙局,也是晉升高階職位的必備技能。你將知道對方能否合作、信任,或是掌握與對方共事的應對方式。 識人術也是讓自己練就一身「通心」的能力,當你具備這項技能後,不論是職場或生活,總能事半功倍的進行任何事。 避免被制約的人生下坡路 回歸到職場上,我們總會遇到新主管、新同事。你必須提醒自己,「給對方一個公平公正的觀察機會」。一方面,你可以藉此練習如何運用智慧跟對方相處,另一方面,你也避開自己被外界訊息制約的情況。 茶餘飯後的八卦閒聊,雖然能讓我們知道很多不為人知的秘密,但當你把這些訊息當作自己做事判斷的依據時,你的大腦就被制約了。 當你被制約的頻率越來越高時,人生就會開始往下走。當你運用智慧的次數越來越少,生命也會越來越坎坷。 讓知識變成自己的智慧,最重要的是實踐。在練習這項能力時,你可以設定身邊的某個人,透過公正公平的觀察,改變你對待他的方式,也改變對方對待你的方式。透過這樣的練習,培養出「識人術」以及「通心」的能力。 *本文獲「PY CHEN 人生花滿院」同意授權轉載,原文:《我改變不了別人,但我可以改變別人對我的方式》 責任編輯:陳瑋鴻核稿編輯:倪旻勤 ...