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職場 4點下班、會議少開5分鐘⋯⋯一窺丹麥人高幸福感、高效能秘密 Y世代的職場夢想， 是找到工作與生活的平衡，一九八二年出生的針貝有佳，就屬於這個世代的人。自日本移居丹麥的她，以社會學方法觀察社會，發現當地人真的實現了這個理想，在其新書《丹麥式幸福工作法》中揭露丹麥人如何做到高效工作、兼顧家庭又身心平衡的秘密： 「世界最幸福國家」只是丹麥的某個側面，以下是丹麥給人的印象：時髦的北歐設計家具及雜貨、安徒生童話出現的故事街景，還是具備社會福利完善的世界最幸福國度。 或許大家也聽過，丹麥語中的「Hygge」一詞代表舒適之意。說到北歐丹麥，大家聯想到的應該都是富裕幸福的溫暖舒適印象。這確實是丹麥，但也只是丹麥的其中一個面向。 現在來看看丹麥在經濟上的排名表現，丹麥在經濟上的存在感也是不容小覷： 國際競爭力第一名（連續兩年，二○二二年及二○二三年）、數位競爭力第一名（二○二二年）、未來五年的商業環境第三名（二○二三年）。 丹麥面積跟台灣面積差不多大，人口僅台灣的四分之一，然而活躍於世界舞台的丹麥企業卻是意外的多。 以樂高積木玩具廣為人知的樂高公司（Lego）；由三得利代理進日本的丹麥啤酒大廠嘉士伯（Carlsberg）；從事風力發電機設計、製造、販售的世界大廠維特斯（Vestas）；世界第一的貨櫃航運巨商馬士基（Maersk）；全球製藥的巨頭諾和諾德（Novo Nordisk）等。 根據《富比世》（Forbes）調查指出，在二○二三年世界主要城市評比中，哥本哈根獲選為實現「工作與生活平衡」的第一名城市。 關於哥本哈根奪冠的理由，《富比世》做出以下分析： 生活在哥本哈根的人們非常重視「Hygge」（舒適），重視自己也尊重他人，時間用在放鬆及享受人生的快樂。 此外，職場上也尊重每個人的私人生活，每年都有長達五週的假期，並提供彈性上班制，以及夫妻合併共五十二週的育兒假。 看來似乎不需要靠犧牲私人的「生活」，也能產出「工作」的成果；反之，正因為丹麥人重視「生活」，才能在休息時好好充電，之後再把能量投注在「工作」上。不對，不只這樣。進一步來說，丹麥人工作的目的，是為了充實生活，因此不剝奪私人時間，而是在最短時間內達成最大效果。 若你跟過去的我一樣，總是犧牲私人生活，而覺得「我明明這麼努力，為什麼會這樣……」的話，或許在面對人生及工作態度上，有根本性的錯誤。 因為我們是為了生活，所以工作。若為了工作，而犧牲生活，就是本末倒置了。隨著人生電量用盡，就連工作也無法好好做。 工作終究只是充實生活的手段而已，兩者不該是互為取捨的關係。工作和生活必須是相互積極的互補關係。 只要能充分享受生活，就能為自己充飽電，然後投入工作。工作的目的到頭來是為了充實生活，因此能用最短時間達到最大工作效果。 而且，為了讓工作與生活更為充實，正是將工作所得到的資源（金錢、知識、技能、人脈、休假等）投入工作與生活，才能產生愉快的良好循環。 這個正向循環，不就是真正意義上的「工作與生活平衡」嗎？ 想要充實私人生活，只能提早完成工作，讓工作時間發揮最大的工作效益。其中，在職場最關鍵的就是「開會」。 就算其他工作做得再有效率，若被迫得連續參加幾個冗長會議，一天的時間很快就過了。 圖表製作者：方歆婷 丹麥人召開會議時，不只擬訂開始時間，連結束時間也會事先決定好。一旦仔細決定結束時間，大家就會迅速討論，不拉長會議時間。 此外，丹麥人也會事先設定會議議程及目的，並盡可能在時間內做出結論。 萬一會議上無法做出結論，也絕不延長會議時間。即便沒有得出結論，也會先打住當日的討論，約定日後時間再議。這就是丹麥式的開會方式。 即便如此，還是有其他問題存在。 丹麥也一樣，當員工越多，成為大規模的企業，組織結構就變得複雜。中間管理階層因為負責各種利害關係人的協調工作，必須參與的會議也變多。因此，就算是在丹麥，中間管理階層一整天的行程也幾乎都被會議塞滿。 此外，就算同屬丹麥的職場，外資企業的丹麥分部，還有推動全球化之丹麥企業的工作文化，也都跟純丹麥企業或組織的文化有些不同。 圖表製作者：方歆婷 那麼，該怎麼做才能拯救整日忙著開會的中間管理階層？ 經營「Take Back Time」的培尼雷，針對開會的方式提出幾點建議。培尼雷說，丹麥的中間管理階層基本上一整天都在開會，他毫不客氣的說： 早上到公司之後，九點到十點、十點到十一點、十一點到十二點……會議一個接一個開。因為一直在開會，根本沒時間為各個會議做準備。 因此，會議一開始先問「這個會議的主題是什麼」，就是在浪費大家的時間。 他更指出有趣的一點，只要開會設定一小時就會開一小時的會，設定兩小時就會開兩小時的會。被他這樣一說，我想情況好像的確如此。 所以關於開會的方法，培尼雷這樣建議：「會議時間不用一定要設定為整點。例如，將三十分鐘的會議設定為二十五分鐘，把一小時的會議設定為五十分鐘。這樣做就能讓大家自然注意時間的運用。」 這是有點創意的想法。將三十分鐘的會議訂為二十五分鐘，一小時的會議訂為五十分鐘，確實會讓人無意識的留意時間。 而且，會議與會議之間的五或十分鐘的空檔，不僅可以讓與會者稍微休息，也能快速預先瀏覽下一個會議的議程。 關於議程，培尼雷表示，會議一開始就讓大家了解議程非常重要。不只是會議主持人，若全部與會者都能知道議程的話，當討論離題時，整場會議比較容易拉回正軌。 因為當討論岔題時，不只會議主持人，其他與會者也能指出問題所在，讓會議快速回歸正題。 前面提到海外企業跟日本合作時，最受不了的就是確認程序工作太多。對丹麥人而言，最沒有意義的工作就是「雙重核對」（double check）。基本上，在丹麥完全不做微觀管理（micro-management），上司不僅不須仔細確認下屬的工作進度，甚至將此當成「禁忌」。 為了避免錯誤發生、以防萬一，多人重複檢查的流程在日本很常見，一點也不稀奇。確實，這樣做的好處是可避免出錯，日本品牌也因此深獲信賴。 然而，複數員工做同樣的工作所花費的時間，無論對每一位員工或組織整體的成本面向來說，實在太高。 在丹麥，不幫下屬或同事做「雙重核對」。因為大家覺得，與其把時間花在重複確認，倒不如讓每位員工負起全責做到最好，還比較有效率。 當然，隨工作不同，有時一個疏忽就可能導致致命性的錯誤，還是做雙重核對比較保險。但是，如果付出的時間成本比獲得成果還多，可以試著思考自己是否正在做「無用的雙重核對」。 光是捨棄耗時的雙重核對，可運用的時間便會大幅增加。而且，只要想到負責的人只有自己，工作時就會更有責任感，也會對自己的工作感到驕傲。如此一來，工作幹勁自然湧現，減少失誤發生的可能性也會提高。 {DS_BOX_37994} 更多好書 請上商周.COM：https:www.businessweekly.com.twbookshop ... 2024.08.15
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