職場 上台前夕不緊張！Google最強簡報總監親授4招，手把手帶你做好最後準備 當你第一次開始思考該怎麼進行這個專案時，可能距離你正式簡報還有幾個月或幾周。也許你在還剩不算短的時間內，每天一點一點地前進，或者你一直處於時間不夠的高強度工作狀態，設法盡快完成所有事情。無論你之前花了多少時間準備：現在都到了最後階段，距離你正式簡報只剩幾天（甚至幾個小時！）。 一、 設想成功的模樣 想像一下你開會或簡報的主要目標：你希望實現什麼具體成果？從幾個角度思考何謂成功。首先，考慮你對觀眾的期望：你希望他們有什麼感受？你期望會發生什麼？他們應該採取什麼行動？ 請注意，即使大家的反應與你的期待相左，不一定代表你簡報失敗。也許聽了你傳達的訊息或有深度的討論之後，觀眾覺得另一種行動方案才是必要與合理的。即使觀眾沒有採取你期望的行動，這仍然是不錯的結果。 同時也要從你個人的角度思考何謂成功。在開會或簡報之前、期間和之後，你希望經歷什麼？根據你在練習和準備過程中所學的一切，你是否希望積極地完成或避免一些事情？ 寫下你希望實現哪些目標。在你完成演說或簡報後，我將請你回頭評估這些目標。特別是你個人對成功的公開演說有何期待：你在會議室、舞台上以及其他演講場合，如何評量自己的表現，其實會隨著時間推移而改變。你應該準備一本日記本，專門用來記錄你成為一個講故事高手的歷程，第一手觀察自己的成長與進步，目睹自己說故事的本領愈來愈出色。 現在你已經針對本身的想法與經歷做了深入的思考與檢討，接下來不妨加入其他人。 二、 不要單打獨鬥 你也許是簡報的部分或全權負責人，但不代表你必須一個人單打獨鬥。思考一下能獲得哪些人的協助，以及該如何獲得他人的支持。可參考多種形式，我將列舉一些例子： 觀眾席中安排一個熟悉的臉孔。 請一個朋友或者你的另一半參加你的主題演講，並且安排他們坐在你能看到的位置。邀請你的上司參加你的重要會議。若是虛擬會議，邀請一個支持你的同事加入會議，並且調整你的電腦螢幕，讓你能清楚看見他們。一個友善的面孔對你微笑或微微點頭，這個溫暖而積極的回饋對於演講非常有幫助。 確認誰是你的支持者。 提前與重要的利害相關人士個別會晤。這麼一來，你會提前知道演講時誰會支持你。另外，如果發現有人不支持你，與他們會面時，有助於你進一步了解他們為何反對，並提前想辦法解決。若是在大型會議發表演說，可在演說開始前和與會者互動交流。 邀請一個共同演講人或助手一起合作。 安排一個人擔任你當天簡報或演說的搭檔。他可以是問答環節的主持人，正式的共同演講人（負責一部分演說），或是在你事先安排下，負責提問抑或與你一起討論特定主題的人。若是在虛擬環境，尤其是如果參與者可以彼此互動，你往往得請一位同事充當助手，協助管理聊天室功能，並及時回答出現在聊天室的問題。 安排某人提供你回饋。 確定有個與會者可提供你後續的意見（這個人可以是你之前選定扮演上述任何一個角色的人）。事先告訴他們你的具體目標。簡單地要求他們評估你的表現就足以爭取他們的支持，在你演說時力挺你。 虛擬情境：擺一張能激勵你的親友照 有時候在虛擬會議，即使你知道與會者當中有人支持你，但不易確定他們是誰，因為要嘛秀在螢幕上的臉太小，要嘛根本看不到你的觀眾。替代做法是，在你可見的範圍內，放一張特別的照片，例如你的孩子、父母、伴侶或朋友的照片，都是你想讓他們以你為傲的人。這個做法可以提醒你，你正在與人交流，而不只是對著電腦螢幕說話。同時，這張照片也可以替你加油打氣，幫助你在演說時保持積極的心態。 三、 不要太晚吃東西！ 距離重要演說僅剩二十四小時，早在此之前，你已開始準備，希望自己的演說成功而出色。儘管前期準備工作周延，但到了最後一天，特別是演講前夕，還是有些事可以做，若做得好，將對你的演說產生積極影響。 演說前夕，盡一切努力睡好睡飽。我建議早點吃晚餐，遠離糖分、咖啡因和酒精。在睡前二到三小時進食可以大幅改善睡眠品質。若吃得太晚，意味消化器官和代謝食物的肌肉必須繼續工作，無法休息。這會對你入睡品質產生負面影響，並阻礙你所需的深度睡眠，影響所及，隔天醒來恐怕無法神清氣爽。 在晚餐後睡覺前，可花些時間複習隔天要演說的內容。在重要的演說前，我習慣在睡前再看一次投影片。我會在筆電上一一瀏覽，確保我清楚掌握投影片的順序和簡報流程。我還會檢查自己的筆記：提醒自己避免使用沒意義的填充詞。我個人認為（並且有一些研究可以支持這個觀點），在睡前複習重要內容有助於在入睡時將它們從短期記憶移到長期記憶庫。 這時不該再編修演說內容！我明白有時候這是難免的：畢竟你沒有百分之百充分的時間完成所有作業，多半只能趕著完成投影片。即使如此（尤其是你的素材已足夠充分），你還是應該盡量少花些時間在內容上。應把登場前的時間專注於自己——確保你有足夠的體力完成精彩的演說，而不是持續微調投影片。 今晚早點上床睡覺。設好鬧鐘，確保明天登場前你有充裕的時間，因為我還會建議你在演說前利用幾分鐘時間做些事。說到時間，明天請戴上手錶，你會需要它！ 戴上手錶 演講前和演講時得時時注意時間，這點非常重要。除非你確定可輕易看到一面時鐘，否則我強烈建議你戴上手錶。快速瞄一下手錶，這麼做不太會引人注目。不要依賴手機查看時間，以免無意間讓人有一種感覺——你看重短訊或郵件的程度甚於你的觀眾！ 四、 早點抵達現場，即將迎戰！ 到了演講當天，我有個重要建議：提早抵達現場。讓自己有額外的時間彈性處理其他事情，確保一切順利進行。 如果你能夠提前進入會場，請務必這樣做。架好你的設備，評估是否還有其他事情需要處理。我曾經改變過會場的布局——挪開講台，或者調整桌椅的位置，以利促進討論與交流。 雖然我不喜歡使用講台，但我確實需要一個地方放置我的水杯、咖啡或茶以及筆電，因此我得找出放置的適當位置。附帶一提，我個人偏好早上喝咖啡下午喝茶，而且一定隨身攜帶水。若是在會議室簡報，我會自己攜帶飲料，將它們放在我方便搆著的地方。若是在舞台上發表演說，有時候可以把它們放在講台的檯面上。若是多位演講人的活動，主辦單位通常會在台上提供瓶裝水。 簡報前吃些東西——但別吃太多！ 為了保持充沛體力，建議你在演講前一到兩小時吃些清淡的東西。一如在睡前與晚餐之間預留一些時間，你也得在演講與進食之間預留時間，這樣你比較容易專注於演講，盡情發揮。 根據演講的長度，你可能需要在演講期間吃些東西。至於較短的演講，這可能沒必要（為了保持專業性，我建議能免則免）。若是較長的演說，例如半天的團隊活動（多半在公司之外的地點舉行）或一整天的培訓，為了保持體力，你應該進食，但不要吃太多！吃太多或太油膩會讓你昏昏欲睡。我還發現，若是一整天的培訓工作坊，即使只是吃了一頓簡單的午餐，下午的演說中氣難以十足，講話容易喘，這是因為身體部分能量用於消化食物。為了對抗這個問題，我調整了下午的內容，先進行小組討論，替我的身體爭取額外時間，等恢復正常狀態，再火力全開全力以赴。 《說一場有故事的簡報：Google總監的12堂課，說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》☛立即購書：商周store、博客來 {DS_BOX_36430} 責任編輯：高郁捷核稿編輯：張勝宗 ... 2023.12.13
職場 你有「被嫌無趣的勇氣」嗎？史丹佛教授：說話越平庸越迷人 即興談話時，講得差不多好就很棒了。 現在，來放鬆一下，玩「叫錯名字」的遊戲。走動時，請隨意指一樣東西，說出名稱，但你要說的是「錯誤的」名稱。如果指到一個盆栽，你可以說馬、漢堡或老天鵝——除了盆栽不能說，其他都可以。 很多學生和聽眾在玩遊戲時，會很小心的移動，指著東西卻不開口；他們的表情嚴肅，同時避免跟其他人有眼神接觸。後來他們表示這遊戲不太容易玩：「我覺得自己很笨」、「我不擅長這種事」。 玩「叫錯名字」遊戲，絕非出於惡意。試著刻意做錯事，正好可以練習成為即興溝通高手的技巧：讓平庸更平庸。 一般都認為平庸很糟糕，沒人想變得更平庸。可是在即興溝通的過程中，這正是你應該做的，而且你會發現一件弔詭的事：容許自己變得多平庸，你說話時就會變得多迷人。 在處理日常事務時，我們通常會努力把事情做好。可是在即興溝通時，「把事情做對」的企圖反而會妨礙我們，讓我們綁手綁腳、頭腦過載，無法好好回應跟我們對話的人，在當下完整展現個人特質。 接受不完美演出，是所有即興溝通成功的關鍵。 想要在受矚目時有最佳狀態，不能老是堅持完美演出，而是要犯錯也能泰然自若。當我們執著在即興談話時要「做對事」，心理歷程會阻礙我們。 先回到「叫錯名字」遊戲，雖然這活動是要你喊出隨意想到的字詞，但你是否注意到大腦似乎在無意間採取了某種策略？你選的字詞是否都有一個固定模式？ 心理學家以「認知負荷理論」來解釋：我們常常只能用有限的工作記憶來處理眼前的任務，當大腦一下子被太多資訊轟炸，工作記憶的運作就會超出負荷，造成學習困難。 為了不讓完美主義傾向妨礙自己，優秀的即興表演者會告訴自己：「差不多好就很厲害了。」還有，他們要有「被嫌無趣的勇氣」。越是不怕被人嫌棄無聊，越有可能做出有趣的成果——因為在這種情況下的對話，會用上全副感官。 即興表演專家丹．克藍這麼跟我說，「當你想要做出獨創的東西，看起來就會像其他追求獨創的人；可是如果你很搶眼，你就會是你自己，這才夠真實、有說服力。」 娛樂業經理人史蒂夫．強斯頓在第二城喜劇團擔任總裁和管理合夥人近20年，他觀察並比喻，我們說話時往往會想傳達宏大的想法，最好能巧妙說出醍醐灌頂的名句，發揮有如大教堂的影響力。可是為一場對話提供「磚頭」也很重要——等待、傾聽、用邏輯串聯其他人的想法等行為都是。 我們不需要每次都講出新奇或有開創性的話，讓對話進行下去並連結觀點就很足夠了，有時還會因此產生特別的影響力。所以，與其想著建大教堂，不如專心當一塊好用的磚頭。 「刻意無趣」起先聽起來很奇怪，甚至有點嚇人。當我要史丹佛的學生鼓起勇氣，不要害怕被嫌無趣時，他們都驚訝的看著我。然而，停止評判自己、放鬆控制正好是讓他們更能即興溝通的條件。 下一步要做的，就是轉移追求完美的心神，好好讓自己體驗當下的交流任務。這個改變一開始會有些吃力，看起來似乎違反了我說過應該節約精力的原則，不過學生後來發現他們的溝通確實變得更順暢，並隨著練習變得更真誠。 請記住，溝通沒有絕對正確或錯誤的方式，只有更好或更差。從「要說對」變「只是在對話」，不再一直想著要用最完美的方式說話，而是更關注怎麼用自己的方式表達；不再超出認知負荷的對話會變得更輕鬆、更有我們的風格。 很多人應對即興互動的方式跟正式演講沒什麼兩樣，都當成表演。跟第一次見面的人閒聊，或在一小群人面前發言，都會讓我們覺得有上台說話的感覺。有時就算跟你說話的只有1、2個人，他們的存在仍會讓你備感壓力。 好好反省自己的溝通方式，還有評判自己和他人的方式，將這些視為建立連結和合作的契機。 我們會假設這些人正在嚴格評估我們的一舉一動、評判我們的言行是否符合某一套規則和期望。這樣的想法會升高壓力，逼得我們跟著監督自己，以便討好對話者。 如果可以把即興互動重新想像成對話，而不是表演，應該會輕鬆許多。我們通常不會為對話進行排練，只會進行對話；也不會想太多犯錯的問題，只會試著維持流動性和連結。 雖然有時對話會讓我們感到不舒服，也會覺得受到評判，但這些感覺都不如在表演情境中明顯，大多時候我們就只是放鬆做自己。 我們可以用3步驟重新將溝通想像成對話。首先可以「調整語言風格」。當我們覺得自己受到矚目時會用較冰冷、正式的字詞，因為我們很緊張，想要建立令人信服的權威感。 舉例來說，假設你說：「身為醫師，必須幫忙解決這個急迫的問題。」這種語言風格會增加你跟其他人的距離。但如果你說：「我們一定要解決這個問題。」聽起來不但更簡潔，也更有說服力。用「我們」比較有包容性，整句話聽起來比較直接，像非正式對話。 當你採用這類語言風格，對話者也可能會開始這麼做，彼此連結會更強，朝解決問題的方向邁進，因為你不只是對其他人說這是你們要解決的問題。 第二個方法是「問更多問題」。問問題，你和周遭的人會進入丟接球狀態，你不再只是孤單站在台上面對其他人，而是在對話。 準備正式演講時，想像自己在回答問題有助於緩解壓力。我認識一位諾貝爾獎得主，他希望改善一板一眼的感覺，於是他開始以回答問題的方式準備，並將這些問題當成投影片大標，演講時，大標可提示演講內容，他只要向觀眾闡述答案即可。這做法讓簡報更能深入觀眾內心、更具交流的效果，更隨興的說話。 最後，我們須「留意背誦陷阱」。這是很多人都有的經驗：在面試或其他即興談話場合，我們常事先準備好一些談話重點或必說的金句，這樣到時就知道要說什麼。先寫下想說的話當然有用，可是背起來卻有可能害了我們。 在即興談話前過度排練，會注入簡報的正式感。在對話時努力回想事先準備的金句，也會讓我們更緊張，最後反而會太過關注每句話，把任何一點脫稿演出都當成失誤。 同時，由於心力都集中在回想，幾乎滿載的認知容量讓我們難以分神去傾聽、回應，以至於無法自然的跟周遭互動。 與其背下所有想講的內容，不如先寫下想講的話，轉成條列式的簡短大綱。在過程中，你可仔細思考內容，也可做出一個比較容易記得的架構，有了架構後，你在說話時就可以更有自信的填補內容。 {DS_BOX_37100} ... 2024.03.14
