＃工作術

AI工具不是拿來取代我們，而是為了讓我們能把時間花在「真正要我們思考的地方」。我們都知道，一場會議不只是一場會議，它可能是團隊協作的決策過程，也可能是專案卡關的突破時刻，所以會議過後真正困擾我們的其實是「後續花時間釐清專案未來策略」、「確認接下來要做哪些待辦行動」。 但是，我們卻常常把最多時間花在會議後的資料、記錄整理，結果為了會議筆記拖延了那些真正要馬上去做的下一步行動，這樣的行為無異是「買櫝還珠」。 只是傳統的會議紀錄方式充滿了各種痛點：主持人講得飛快，你無法跟上；對話來回跳躍，記錄順序亂七八糟；會議過程與會者講了一堆，還得再花時間整理報告與Email。這些都是消耗我們寶貴的時間。 其實整理不好，這不是你能力問題，而是訊息密度過高、人力處理的效率太低。這正是AI可以切入協助支援的痛點，幫我們「釐清會議中的決策與行動訊號」。 【AI會議整理術關鍵流程及效果】原始會議討論／語音雜訊→ 1.自動化轉錄（節省聽打時間）→ 2.智慧化摘要（快速掌握核心免重聽）→ 3.行動化轉譯（加速討論轉行動）最終效果：釋放人力，把時間花在真正思考與確認策略行動。 這套方法適用於所有需要高效溝通的場合，特別是討論內容多且複雜的專案會議，或是需要精準追蹤行動的跨部門會議。 無論你是團隊主管、專案經理、還是需要同時處理多項任務的個人工作者，都能透過AI協作來確保會議的討論能確實轉化為可執行的成果。 AI是你的副駕駛助手，AI雖然能大幅節省時間，但它的價值在於「加速你的決策與行動」，而非取代你的判斷（畢竟AI無法幫你的錯誤判斷背黑鍋）。最終的行動清單仍需由你人工確認與校對，進而確保共識沒有落差。 AI會議紀錄操作教學 Step 1：為什麼需要AI會議記錄工具？ 這套AI協作流程不是要你變得更依賴工具，而是讓你學會用工具放大自己的效能，讓每一場會議都能更快進入「創造價值的行動階段」。 傳統會議紀錄的痛點 AI 可以做什麼 主持人語速過快、資訊密度高，難以跟上 自動語音轉文字，完整保留內容 對話跳躍、紀錄順序混亂 快速生成會議摘要，還原討論脈絡 討論時混雜了資訊、交辦、想法、疑問，清理要花許多時間 協助整理任務清單與待辦事項 會後還需整理郵件回報 輔助產出主管回報Email 當我們試圖用低效方式處理高密度資訊時，就會被迫卡在「文書助理」的角色裡。AI讓我們能專注在會議中的決策、協調與判斷，真正成為「決策轉譯者」。 Step 2：挑選對自己最方便的AI轉錄工具 AI語音轉文字（甚至是會議錄音專用AI工具）已經多如雨後春筍，甚至大多數線上視訊會議工具也都內建錄音與AI轉錄功能。這邊我們沒有要對工具做太多深入解析，而是針對常見的3種會議情境，分享對一般用戶來說最簡單易上手的選擇。 工具 應用情境 功能簡述 PLAUD.ai 硬體裝置，方便啟用。 錄音檔案儲存在本地裝置，內建 AI 自動處理工作流程。 雅婷逐字稿 手機App，即時轉錄。 當下即時轉錄，對於台灣用語有相對較在地的處理。 NotebookLM 自行錄音，交由AI轉錄與處理。 可以建立會議錄音資料庫，由自己的指令決定轉錄的處理方式。 Step 3：如何處理多語混雜與專有名詞挑戰 中英夾雜、專有名詞頻繁，是台灣公司很常見的會議現場情境。現在大多數的AI語音轉路工具，對於多語內容的辨識已經有一定水準（不過台灣常用的台語，還是有侷限），這部分大家可以實際試試看即可。 而「專有名詞」的部分，例如專案特有的名稱、人物、技術、術語，可以製作一份「專有名詞表」，在AI要轉錄前，先提供AI，請其根據這份「專有名詞表」來轉錄，往往就可以有很好的效果。 以前面提到的Google NotebookLM為例，我們可以先新增一份專有名詞對照表。 來源：《高效職場生存法圖解》／創意市集出版 接下來在轉錄時，請AI除了分析錄音檔案，也要對照專有名詞對照表，修改會議筆記內容，就能獲得很好的辨識效果，更重要的是可以大幅度節省後續修改潤飾的寶貴時間。 來源：《高效職場生存法圖解》／創意市集出版 Step 4：應用「3段式會議摘要」 我們當然可以讓AI把「所有逐字稿」都轉換出來，但這樣其實有點浪費了AI真正「整理」、「重組」、「分析」的能力。 用AI摘要會議紀錄，不是要它幫你「記住全部」，而是幫你「轉譯為可用資訊」。3段式結構最適合會議筆記與摘要： 背景議題：這段討論是在處理什麼？ 重點觀察：過程中出現哪些關鍵數據、爭議或決策？ 行動建議：這段話最後導出了什麼事要做？有責任人與時限嗎？ 你可以在AI指令中明確要求輸出這3段內容，並加註需要標示會議參與者或引用關鍵數據，確保摘要可以立即使用。 Step 5：從摘要轉譯為行動清單 會議中最常見的溝通語句是模糊的，例如：「這案子你再follow一下」、「那份簡報誰來處理好？」。如果只是轉錄逐字稿，很有可能只是一對類似這樣的雜亂語句，這時候可以請使用AI判讀以下3要素： What：要完成什麼事？（如果能寫出具體項目與產出最佳） Who：誰負責？（要寫上負責人，也要確保負責人知道自己要負責該項目） When：什麼時候要完成？（最好有明確日期與時間） 示範指令：「請根據以下逐字稿，列出所有可辨識的任務，標示What（要完成什麼事？）／Who（誰負責？）／When（什麼時候要完成？），若有待確認的資訊請註記。」 Step 6：實作分享──我的AI協作節奏 每次會議後，我習慣以下流程（當作示範參考，但你可以搭配不同工具）： 會議中用PLAUD.ai錄音並轉文字，確保內容完整。 將逐字稿餵給ChatGPT，依「3段式會議摘要」、「行動清單邏輯」輸出摘要與任務。 核對、補充細節後貼入自己的任務管理工具，並標注優先順序。 需要回報的部分請AI幫我起草Email訊息。 這個流程沒有一個步驟是全部交給AI，自己完全不動手，但AI幫我節省了大約60%的紀錄與輸出時間。我能花更多力氣去思考與決策，而不是被反覆聽錄音與整理報告綁架，但也不會完全由AI主導，結果我自己根本不知道真正的討論內容是什麼。 重新定義「寫會議筆記」的價值 寫會議筆記的本質是「為了讓事情推進發生」，而非停留塵封在共用資料匣的會議記錄當中。 過去我們花大量時間確保每個字都被記下來，卻忽略了會後最重要的任務分工。現在有了AI工具，我們反而要重新調整焦點：不是把責任全部交給AI，而是善用AI把「會議噪音」過濾成「行動訊號」。 當AI接手機械性的紀錄工作後，你就能把注意力放在觀察會議中的人際互動、判斷決策背後的潛在風險，或是思考下一步策略。 因此，你不再是敲鍵盤的人，而是提煉共識、設定優先順序的人。 真正的效率來自「人機協作」 AI轉錄與摘要可以迅速提供初稿，但準確性、策略判斷與溝通語氣仍舊仰賴我們來掌舵。當你願意多做一個「人工校準」的步驟，補上情境背景、利害關係、專業措辭，也能讓AI處理得更好。 而當我們有好的會議筆記，就能確保整個團隊朝正確方向前進。 持續優化你的協作節奏 每個人面對的專案都不同，所以你需要跟AI溝通的專業術語，甚至你需要讓AI處理雜亂會議討論的邏輯都會有所不同。 上面提供的指令是基本版，你需要再根據自己的專案邏輯做修正客製化，根據自己需要的正式會議報告結構做調整。 我們可以抱持一種「做實驗」的心態，把每次會後郵件當成一次實驗： 這次的AI prompt是否清楚？ 任務欄位拆解是否滿足需求？ 專業用語分析是否正確？ 如此每一輪修正都會讓我們在「下一次」AI整理筆記的流程更貼近團隊需求。 用AI做會議紀錄的實戰QA Q：AI工具這麼多，我該怎麼選擇？ 解答：工具百百種，我們時間很有限，別去追求最好的工具，而是思考現階段最適合你使用的。挑選時先從痛點出發：如果最需要節省聽打時間，專注於轉錄精準度；如果最在意資料安全，則優先考量支援端對端加密的硬體或雲端服務。 Q：AI轉錄的內容，直接使用會有風險嗎？ 解答：會議逐字稿只是初稿。AI可能會在專有名詞、口音、語氣理解上犯錯。如果未經校對就直接使用，容易造成誤解。我們仍需親自把關確認，再更細緻的補上決策背景與情緒脈絡，才能確保最終對外訊息是精準且負責任的。 Q：AI摘要會不會讓我變懶惰，不再思考？ 解答：AI幫你完成機械性的紀錄工作後，你反而能把精力轉移到判斷利害、預測風險、擬定策略，而這些才是對組織更有價值的工作。AI讓你成為更好的溝通者與決策者，而不是更懶惰的紀錄者，因為單純記錄在未來的價值會大幅貶值。 Q：如果講者口齒不清，AI轉錄還是會出錯怎麼辦？ 解答：這是AI工具的極限，但我們可以利用下面這個會議小技巧來調整：遇到轉錄不精準時，可以在會議中使用「段落即時總結」技巧：由我主動複述「我確認一下，您剛才說的是……」來釐清語意。這個動作能建立共識，並在錄音過程也把模糊訊息轉成可執行的任務。 如果你想快速把逐字稿轉成有效的會議筆記、會後郵件，可使用以下指令： 你是一名「會議行動轉譯官」，任務是根據下面逐字稿生成會後追蹤Email。請嚴格依流程輸出： 會議摘要（3段式：背景議題／重點觀察／行動建議）。 任務清單（What／Who／When）。 Email草稿（以專業、精簡語氣撰寫，結尾請列出下一個檢視節點）。請在內容中善用條列，確保收件者一眼就能掌握重點。 逐字稿：### ＊本文摘自創意市集出版《高效職場生存法圖解》 {DS_BOX_40725} 責任編輯：倪旻勤核稿編輯：陳芊吟 ...

對於不習慣精煉思考再工作的人，採用即時通訊處理工作術反而會帶來許多麻煩。...

電視常常在播「喝了再上」、「馬力夯」這類補充體力相關的廣告，可見「累」是多數勞工和上班族的問題。在即將來臨的2015年，12星座是否可以找到讓自己不累的工作途徑？ 牡羊座（321 ~ 420）： 由於平日全心放在工作上，並沒有將心思花在經營同事關係，因此當需要同事協助時，除了礙於面子不知如何開口，一時之間也不知找那位同事協助較合適；然而好不容易開口，有同事願意協助，又讓同事覺得你們自我主張太強，不好溝通，甚至你們的批評讓同事覺得不爽，雙方因此覺得「合作很累」。然而，在職場發展，不可能永遠都一手包辦所有的事，需學習適度地融入同儕間，建立良好的關係，你們才能避免把自己累壞了。 金牛座（421 ~ 520）： 面對工作上的跟催稽核，造成做起事來有種莫名的疲累與壓力。既然不喜歡被跟、被催，若是能養成在規劃工作進度表時，就將完成時間提早，好比將鬧鐘撥快五分鐘，除了讓事情可以提早完成，也預留萬一發生任何變化時，仍有調整與修改的時間與空間。提早動手的時間進度表，符合你們性格中好整以暇，不急不徐的做事節奏。同時當老闆跟催時，準備好、甚至提前的工作進度，將讓老闆對你們另眼相看。 雙子座（521 ~ 621）： 只要能夠不斷地嘗試新鮮事，就能保持工作的活力，因此面對你們不喜歡、無趣討厭的工作內容，變得拖拖拉拉。影響所及，會連重要的、喜歡的工作進度都受到波及，跟著往後拖延。當時間的底線逼進到不能再拖時，你們才趕工加班完成，而把自己搞得更累。既然無法避免工作難免有三成、甚至五成的內容是不喜歡的、無趣的，你們不如學習改變心態，及早接受那些非做不可又不喜歡的、無趣的事情，並且用最快效率完成，才能好好享受工作中喜歡的事情。 巨蟹座（622 ~ 722）： 由於事事盡可能考量周嚴，尤其是跟老闆互動更是求好心切，然而不敢直言自己想要什麼的性格，當不了解老闆真正的意圖時，萬一又加上老闆的個性很強勢，你們更不敢開口問清楚，而自己悶著頭設法推測，將事情完成才跟老闆報告。結果，就容易發生不是老闆要的方向，落得提案重做白忙一場。你們需要盡早學習運用應對得宜的溝通技巧，讓老闆能掌握事情進行中的內容，才能避免白忙一場的累。 獅子座（723 ~ 822）： 工作不論大小事都習慣自己作主解決，常常忽略要顧及老闆的立場與面子，在會議上，或是在其它的公開的場合，你們的發言表現，易讓外人或同事感受到不把老闆當回事，因而漸漸失去老闆對你們的信任，甚至興起防備之心，從此對你們負責的業務緊迫盯人，讓你們做事綁手綁腳，感到很累。你們需要及早認清向上管理的重要性，遇到難題，即使你們可以解決，都要讓老闆一起參與，並且把光環留給老闆，贏得老闆的信任，做事才能輕鬆。 處女座（823 ~ 922）： 對於你們而言，工作就是人生之必要，因此並不怕多做事，甚至認為會累也是常態。你們屬於相對理性之人，在合作上也知道要對事不對人；然而，若是遇到不合拍，心中討厭的同事或客戶，雖然你們理性上會告訴自己：「理性點，沒有不能合作的人」，但在情感上卻難以避免不斷地只看到對方令自己無法接納的缺失，而讓你們做事不累，反倒是情感上變得很累。幸好，你們只是在內心犯嘀咕，不會影響工作進度。 天秤座（923 ~ 1021）： 當同事需要你們幫工作上的小忙時，向來以不需計較的心情協助同事。然而，不擅於直接拒絕，又怕傷和氣的你們，久而久之成為同事眼中的好好小姐，好好先生，除了自己的工作，還要加上順便幫忙的事情，把自己搞得很累。為了避免同事們繼續白目地予取予求，你們需運用主管出席的會議場合，將個人負責的職務內容表達清楚，或是將忙碌的事實攤開在同事前面，讓同事了解，你們並非不願意幫忙，而是真的忙不過來。 天蠍座（1022 ~ 1121）： 你們對於負責的業務，大小事都要求達到內心設定的標準，甚至細小到提案報告的字體、字型的大小，版型比例的配置都要反覆斟酌。這種一定要將每一個細節都達到心中完美的標準，易讓自己過度勞累，甚至讓進度停滯在你們手上。但是，你們並非沒有工作整體觀之人，而是需要找出提醒自己何時該放手的鬧鐘機制，當放手的鬧鐘一響，就將手邊事情收尾，交到接續的同事手上，才能避免讓自己過度勞累。 射手座（1122 ~ 1221）： 你們習慣在腦中大概計劃工作該如何做，何時開始動手做，充滿自信認為「應該」就能按照腦中的理想計劃完成，接著就放心地先偷閒地去做其他感興趣的事。當到了你們設定的截止日時，才發現時間不夠用，只好卯足勁每天趕工十幾個小時，埋怨為何事情多到做不完，而不斷喊累。為了避免重覆不切實際地訂定工作進度表，你們需要養成擅用數位工具來訂定工作計劃，將大目標拆成小目標，並且每天落實，持續地去做，才能做好時間管理將事情完成。 摩羯座（1222 ~ 119）： 在你們的認知裡，工作的付出必然會有勞累之處。在職涯發展的過程中，你們會開始感到愈來愈累，是在開始當新手主管，及職位越來越高升之後。由於管理人，指導屬下很麻煩，為了求績效，求快速，凡事先幫部屬規劃好，或是不如自己動手做還比較快，事必躬親的結果，讓你們感到大量繁瑣的工作總是做不完，有種疲累無盡頭的感嘆。因此，你們要盡早認清，並且學會培養屬下成為強將，把時間心思放在能創造高品質的決策上。 水瓶座（120 ~ 218）： 工作上不重要卻緊急的繁瑣之事，不會馬上去做，習慣性拖到最後一刻，才動手完成；重要不緊急的工作事項，你們易處在搜尋相關資料，以及花許多時間不斷在腦中構思，截止時間迫在眉睫時，你們才開始落實進行。因此，你們要嘛就是在做跟工作不相關的事，要嘛就是連續加班熬夜而變得筋疲力竭，而覺得好累。你們是聰明之人，也知道聰明工作的道理，如何實踐聰明又不累工作方法，全在於你們的選擇，一旦決心實踐，就可以將更多的時間留給自己。 雙魚座（219 ~ 320）： 你們容易受外在人事變化的影響，例如，開完例行會議，受到會議中老闆、同事負面情緒的影響，或是同事來向你們傾倒工作垃圾等，你們往往需要比別人需要更多的時間，才能將情緒恢復平衡，再度專心投入工作，甚至有時還因而影響預定的工作進度，造成要趕工做快要到期的工作，而讓自己越忙越累。你們需要學習找出屬於工作品質最好的時段，運用個人的黃金時間來做重要的工作業務，如此才能縮減受外在環境影響情緒的頻率，進入高品質工作的行列。 {DS_BOX_8775} ...

擁有百萬粉絲團的「閱讀人」社群創辦人鄭俊德指出，大聲工作法是指主動公開自己正在做的事，是一種網路時代的透明工作術...

新年開始，為了回顧去年成績，展望新年目標，許多經理人都陷入大小會議而苦不堪言。 怎樣聰明開會？去年營收創歷史新高，年增39％的雲品國際酒店，總經理丁原偉打開隨身筆記本說：「這是我的行程表，每畫一個圈就代表一個會議。」他的一場會議是15分鐘，一天可開14個會，一週可以開30個會議。 他帶領近百位主管，及管理雲品國際所經營的觀光旅館及餐館；他的工作包括：視察酒店營運狀況、開發新事業、與外部廠商協商合約、負責工地與業績，每場會議短短15分鐘，溝通得完嗎？ 日理萬機的經理人，通常週間會議滿滿；如果碰上懸而未決的會議，將拖延其他工作時間。「15分鐘的會議，我一定給答案，會議開完，所有問題都解決了。」15分鐘就能高效開完會議，他如何做到？ {DS_BOX_27041} 給我問題與解方！其餘免談 他是這樣開會的：首先，與會者不必準備文件，也不必報告數字，只要帶著問題與解決問題的幾個方案，以及自己屬意哪個方案？提出來的方案必須包含2W1H，明確講出執行時間（when）、誰來執行（who）與怎麼執行（how）。 「我們的報告裡沒有『月中』這件事，要嘛就告訴我15號，或是16號；如果是上午，幾點？給我明確的時間，我就能排入行程，避免浪費時間再確認。」 為什麼不必準備數字？他說：「談業績數字，我比他們更了解，我要聽的是你帶來的問題，你想怎麼解決。」 報告的內容也不能用模糊字眼：「好像可以」、「大概」、「可能」；「假如我們把會議的決定，用這些模稜兩可字眼講出去，再往下層層傳達，最後就是實踐不了。」丁原偉說。 其次，他會詢問各事業部門的營運狀況，例如，如果某部門業績好，他會問：「你做對了哪些事？賣對了哪些東西？」如果業績不好，他會問：「你改善的行動方案是什麼？只要你決定好，我就全力支持。」 即使他覺得對方提出的解決方案不夠好，他也會在不傷害到公司品牌的情況下，讓他去嘗試，「我可以接受失敗，失敗的結果我一定一肩扛起。」這樣才能激勵團隊勇於創新。 從不聽理由，問兩句就知成敗 但他從來不在會議上聽失敗的理由，「很多主管都喜歡在會議上聽理由，但我不喜歡聽一堆冠冕堂皇的理由卻做不出來，只有幾分鐘的會議，我聽你的失敗過程幹嘛？你講的理由越多，就浪費我的時間越多，我該做的時間就變少，大家的時間管理就大亂。」 就連跟外部廠商溝通，他也拒絕聽理由，「我會直接請對方講明天的事情，告訴我這個東西壞掉了要怎麼解決？如果對方說要重新換掉，我會說沒問題，只問兩件事，一，多少錢？二，要幾個工作天？會議就結束了。」所有跟他配合的廠商都知道他的開會方式，大家先講明今天要談什麼事，然後帶著解決方案來。 但與廠商頭一次見面時，花在彼此了解的時間通常都會比較長，怎麼辦？他立刻搖搖頭，他說他的會議70％都是跟外部人開會，就算是初次合作，只要對方講兩句話，他就知道事情成或是不成，照樣15分鐘開完。 「我一定先確認對方的想法，是否跟我們公司的目標一致，如果想法不一樣，再多的錢我也不談了。」他舉例，前不久他跟一個文創公司開會，對方在全省改裝了7、8間老房子當作文創據點，他開口就問對方如何改裝老房子？是保存歷史痕跡還是消除掉？結果對方交代不清楚，這個會議就結束了。「我們公司對古蹟的態度就是保存，如果大家一開始理念不合，就不必走下去了。」 必談觀念！有共識才能做對事 15分鐘的會議，除了聆聽主管們的報告，他也會花幾分鐘扼要分享他的經驗，與他對市場未來3個月、1年、3年的看法，讓大家對未來有心理準備。 最後，這些會議有一個重頭戲，他每場都講，那就是「請大家去做最困難的事。」這個最困難的事，竟然是叫大家主動彎腰撿拾旅館地上的垃圾。 「撿地上一個小紙屑很難嗎？但是對旅館業而言，它就是最難的事，因為10個旅館的工作人員，只有5個會彎腰去撿。」這表示大家都看到了，卻認為事不關己，「如果這種事不關己的觀念不改正過來，後面做什麼事都不對。」 「我只溝通觀念，不溝通技術；當我們的觀念都一致了，你覺得還需要開會嗎？」不厭其煩溝通觀念的結果是，40個人的主管團隊，大家知道公司的方向，就能毫不猶疑帶領下屬去衝刺。 不過，15分鐘會議要順暢開完的前提，就是報告者的表達要明確、簡短、流暢，他說：「團隊合作早有默契，知道我要聽什麼，不要聽什麼，表達不成問題，如果是新加入者，會請他找同事做訓練。」 這就是15分鐘開會的秘訣，他笑說：「其實不是我有效率，是我要求他們要有效率。」 {DS_BOX_27042} 責任編輯：林思妍 ...

提升產能，節省時間的工作術〉 {DS_BOX_10497}...

高效能人士都有一個習慣，那就是經常性地反思。─《與成功有約：高效能人士的七個習慣》（The 7 Habits of Highly Effective People） 通常來說，今天的待辦事項未完成往往有幾個原因： 工作時間有限，還沒輪到去做那件事，自然沒有完成。 已經開始做了，但時間倉促，只做了一部分就被迫中斷。 早就開始做了，可是進展緩慢，遲遲無法完成。 對於前兩種原因造成的情況，處理起來還比較容易，因為主要是由於時間不夠，並沒有其他問題。然而，對於第三種原因，我們就要深刻反思了，到底為什麼會進展緩慢呢？ 分析一下，原因往往有下列三種： 工作難度高，個人能力不夠，導致進展緩慢。 工作不難，反倒是自己輕忽，一拖再拖，執行力差。 工作方法不得當，在執行中走了冤枉路，當然進度不如預期。 對照那些進展緩慢的工作，看看這三種問題，你屬於哪一種？找到問題之後，解決起來就可以相對輕鬆。如果是因為工作難度高導致進展緩慢，或因工作方法不得當，則需要積極尋求幫助。如向上司請教，麻煩同事支援，透過團隊的智慧來解決這項難題。如果是因為個人原因，像是不重視，不積極，拖延的時間太多所導致，就有必要深刻檢討自己了。 當然，僅僅是檢討遠遠不夠，還必須用實際行動來改變這種狀態。下面介紹幾種策略，幫助你從進展緩慢的工作泥沼中解脫出來。 1.追蹤浪費時間的環節 進展緩慢，就是花的時間太多，那麼，到底是哪個環節浪費時間呢？如果想提高工作效率，就必須好好思考這個問題。 你可以繼續去做這項進展緩慢的工作，並記錄各個環節的耗時。當你發現時間花太多在準備工作上、在注意力不集中時，就要想辦法縮短準備時間和集中注意力。如果有必要，貼上一張便利貼提醒自己：閉嘴，不要聊天，以此督促自己認真去執行。 2.充分發揮表格工具在執行中的作用 工作進展緩慢，反映的是一個人的時間觀念不夠，要想解決這個問題，可以充分發揮表格工具在執行中的作用。每週第一天上班要做的第一件事，就是畫兩張表格，一張是週計畫表，一張是日進度表。即把未來一週要完成的工作列入週計畫表，並透過分配設定每天的工作量，再把這個工作量列入日進度表。 做好這兩張表之後，將它放在桌子上隨時都可以看到的地方，接下來則是要按部就班執行。每天下班的時候，看看日進度表的工作是否完成。如果沒有完成，一定要強迫自己做完，哪怕一個人留下來加班也在所不惜。 3.衡量你的工作結果，而不是時間 每天下班時，要對照日進度表來衡量自己的工作成果，看看到底做了多少，而不是在意工作時間。 其實，必須依靠加班才能完成工作，這種方式是毫無效率可言的。真正的高效能人士，幾乎不會加班，因為他們在工作時間內，已經把每天要做的事情處理得乾乾淨淨。只有執行力差的人，才會磨磨蹭蹭到下班都還沒有完成工作，只得逼迫自己加班。 千萬別因加班而高興，相反的，應該努力在工作時間內完成待辦事項，耗時越少越好，這才是高效的工作方式。 {DS_BOX_31173} 責任編輯：易佳蓉 ...

我們正處在一個快速變動的時代，最主要的驅動力來自於科技進步，你有沒有覺得現在好像許多事情同時迎面而來，逼得你喘不過氣？關鍵在於資訊傳遞的速度。 30多年前，資訊沒有辦法在短時間內大量傳遞。那時email還未普及，我記得每次打好一份文件，必須請秘書傳真發送到國外，等1、2天才會有回音。現在一切同步進行，一切自己處理，有些人連打字都懶得打，錄一小段語音，透過LINE傳給對方。 這些小事情只是戰術，如果把格局拉高到CEO戰略層面，你必須快速觀察、思考、決定並行動。最近英特爾CEO和投資人溝通時表示，其市占率輸給超微（AMD），不是因為客戶對品牌選擇發生改變，而是過去投資不足，沒有跟上市場模式成長速度；換言之，就是沒有在對的時間提供足夠產能。 已過世的英特爾傳奇CEO葛洛夫（Andrew S. Grove），20多年前寫過一本經典繁中譯《十倍速時代》，現在看起來頗為貼切，有時速度何止10倍，簡直是千倍。最新的量子電腦技術，可以短時間進行超級複雜運算，速度較傳統電腦快百萬倍，我們可以想像那是怎麼樣的一個場景嗎？ 但不是什麼事情都快，世界的腳步也在開始放慢。最近我看了一本書《大減速：飛躍式成長的終結，後疫情時代的全球脈動及契機》，COVID-19減緩了世界發展的速度，雖然本書作者是在COVID-19前即完成這本書。我不同意作者某些觀點，但他有些地方是對的，從長期來看，不可能所有東西一直倍數成長，生育率早已放緩，即使半導體成長速度也會放慢。 對於速度掌握的快慢，可能會決定個人或企業未來的成敗。你可以問自己是否了解元宇宙和NFT？是否看過《魷魚遊戲》及《華燈初上》？但你可能會問：我要懂那麼多東西幹嘛？這是重點！未來呼嘯而來，但你不曉得哪些對你才是真正有用的。 我不能告訴你哪些才是重要的，但可以和你分享因應速度變化的幾種心態和策略： 第一是加法 馬斯克一天工作18小時，每個會議時間是5分鐘，是因為未來肯定有更多事情，所以原則是讓你自己調整到可處理更多事情的狀態。例如，我每週要看25本以上的書和雜誌，我不會從頭讀到尾，大致了解重點就行了。 如果要這樣你就不可能每件事情都做到完美，也必須縮短每一件事的工作時間。透過調整工作方法、縮短工時，來因應加法的趨勢。 第二是減法 要決定什麼事情不要做，這就牽涉到判斷。傳統智慧是「放慢」：吃飯細嚼慢嚥、開車降低速度、說話慢條斯理、工作不疾不徐。但這不一定有效，因為我們處在一個資訊大爆炸的時代，除非你不用手機、不看email。 元宇宙時代已來臨，每個人都變成內容創造者，無數新內容不斷產生，媒體逐漸被「去中介化」。如果你正在讀這篇文章，我很感謝你給我這1分鐘，因為你的時間價值非常寶貴，未來會更寶貴。 Podcast之所以流行是由於減法，因為人們已忙到沒有時間好好的讀一篇文章，所以如果開車或做菜時能一心二用，就能更有效率地運用時間。 第三是乘法 我們正進入典範轉移的時代，代表很多事物不再是漸進式而是革命式，數位轉型和ESG都是典範轉移代表。沒有辦法慢慢成長，而是要一下子把市場擴大10倍，因此必須做根本的改革，比如說引進SaaS（軟體即服務）。在這過程中，速度會先變慢，因為涉及辛苦的轉型，但成功後市場會更大、速度會更快。 另外一個倍數成長的方式是借力使力，不要什麼事情都自己來，儘量和別人策略聯盟。最近美國電動車公司Rivian一上市市值即超過1千億美元，因為和亞馬遜合作，將來幫亞馬遜生產物流運送車。 第四是除法 除法是將工作拆成很多份，再分包出去，整體並沒有減少，但有更多人參與，集合眾人的智慧和力量。現在流行的「懶人包」就是外包例子，因為自己沒有時間研究吸收知識，所以讓別人幫你讀書，有時一本4百頁的書，被縮成5分鐘的Podcast。 總而言之，未來能存活的不一定是最快速的，而是最懂得用聰明方法做事的人。 責任編輯：易佳蓉核稿編輯：李頤欣 ...

我們學英文總想學得道地，常常會把老外整天掛在嘴邊的工作術語，像 Think outside...

「工欲善其事，必先利其器」聽起來雖像老生常談，但在數位工作時代卻是更不容忽視的硬道理。《商周學院》講師「敏敏校長」張敏敏以自身經驗出發，與現代工作者分享如何運用一台好的筆電提高效率與創造力，贏得事業先機！ 為全台灣唯一一位具有美商、法商、日商的職場混血兒講師，張敏敏的職場經驗橫跨行銷、業務、培訓三大領域，以超過18年的實戰累積，鍛鍊出職場硬功夫、厚底子，而在外商中長期培養出的嚴格自我要求和創新改變思維，則成為她成為專職講師、開創第二事業的關鍵競爭力。 「當講師就像創業，一開始完全沒有頭緒。」張敏敏一邊回顧笑著說，當時她做的第一件事情，是花錢請攝影師幫她拍了一張能夠呈現專業形象的照片，第二件事情就是為自己買一台好電腦。「我需要給自己一個好的武器，因為我知道我所有的知識和能量都在電腦裡面，它就是我的生財工具。」 多媒體+手寫特色教學，創造更高學習成效 就像擔任顧問、講師時能明確指出企業和學生的問題所在，張敏敏對電腦的要求也十分明確，「第一是打字一定要順暢，第二是它一定要夠輕巧，滿足我四處移動工作的需求，第三則是媒體的轉換；因為我的上課方式比較歐美，講求互動、影像、經驗值，需要很多的媒體內容包圍、刺激我的學生，一部能夠流暢轉換各種媒體的電腦對我而言非常重要。」 張敏敏獨特的授課風格，來自兩位外籍專家的講師訓練。「兩位老師分別給我不同的養分，澳洲老師告訴我甚麼叫做互動，日本老師告訴我甚麼叫做學習有結果，日本老師要求我寫板書。」如今已成為張敏敏授課特色的板書，也是在日本老師要求下養成的習慣；透過書寫演示，能讓學生能夠清楚了解、吸收到過程邏輯，而不受限於PPT的書寫傳授，更讓她能臨場因應學生的狀況調整授課內容與節奏，成為提升學習品質的關鍵。 然而這樣的授課風格，卻在半年前出現了大問題。張敏敏回憶，當時那堂課的學生人數高達100人，用一般白板的話做在後面的學生根本看不到，於是她四處搜尋可同步投影在螢幕上的書寫白板，卻發現書寫延遲得很嚴重，無法和聲音同步，雖然部分地解決了問題，但仍讓她在過程中感到十分焦急失落。 「用了Surface Laptop之後，投在大螢幕上真的蠻讓我驚豔！因為它的書寫筆觸和角度非常流暢，完全沒有時間差，手寫的觸感也非常擬真，讓我感覺像是拿著鉛筆在走，筆頭可以有角度，而且手寫筆和螢幕觸碰的時候也沒有讓人感到壓力的金屬觸碰聲，就像在紙張上寫字一樣順暢。」 一部好筆電，成就你的工作能力關鍵 除了授課時的板書需求，張敏敏也認為，一部好的電腦絕對是影響工作能力的關鍵之一。「先是速度，思維需要能立刻被傳輸。其次是創意；現今的創意還蠻依賴科技的，當多媒體的數位工具越來越發達，你更要能夠把自己想要的東西更有質感地呈現，這一類數位技能的使用，對35歲以上的工作者就很容易落後於新世代。」而透過Surface使用手寫筆或觸控螢幕，能進行更直覺的操作，而且手寫更能傳達許多打字所難以表達的想法，讓創造力得到更大的發揮。「手寫筆就像是一隻忠心的寵物小狗、跟得很緊，把我腦袋裡的奇幻想像轉化出來，感覺卻非常寫實，真的是很棒的經驗。」 現在的張敏敏身兼講師和學生兩種身分，往往需要在極短的時間內迅速完成工作，效率對她來說格外重要。「我們是靠速度跟時間吃飯的。」張敏敏說，她格外讚賞Surface Laptop的鍵盤設計，舒適直覺的鍵盤觸感對於經常需要打字、講求打字效率的她來說非常有感，而誤觸兩側鍵盤時的智慧辨識，也幫助她減少打字過程中的誤觸干擾，讓工作更有效率；而透過手寫筆書寫筆記，搭配Office 365，無論 email、編輯各類 Office文件或者分享檔案，不只沒有空間限制，不用攜帶大量文件，呈現出專業優雅的形象，事後也能將筆記整理得更有效率。 保障知識財，放心悠遊科技時尚 由於自己曾經深受比特幣勒索病毒所害，付了4萬多元之後還沒解開，不得不重買一部電腦，張敏敏更以切身之痛格外提醒資訊安全性的重要。「我們是知識工作，一定要懂得保障知識財。」而Surface Laptop搭配Windows 10的主動式防禦與自動更新，會針對可疑的網頁或連結跳出提醒，加上連雙胞胎都偵測得出來的3D臉孔辨識，回到電腦前就直接辨識臉孔自動登入，不需要打密碼，不只方便也更安心。 而在肯定Surface Laptop細膩強大的細節功能，和輕薄好攜帶、待機時間長等特色之外，張敏敏也特別讚賞Surface Laptop無論從視覺到觸覺都令人驚豔的質感外觀。「吸引喜歡科技時尚的人，就能感受到它的美好。」 想讓自己和團隊成為效率卓越的現代職人嗎? 請掃描QR Code聯絡Microsoft Surface商用授權經銷體系。全系列主機還可加購延伸保固，讓保障和成就一同提升。 http:aka.mssurface_enterprise ...