職場 接到指令時他習慣多問這2句，就讓主管更信任 一段對話的成功建立，9成靠「確認」。 別忘了，平時會用日常對話練習「表達方式」的人少之又少，這種人恐怕占不到1成。因此，我們必須了解一件事：發話者想傳達的主旨，聆聽者不會百分之百接收到是常態。這是最重要的前提。 由此可知—— 「懂了嗎？」「懂了。」 這段對話本身就不應該發生。 在未經確認的情況下直接回答「懂了」，就表示對話沒有成功建立。會被對方認為「你根本不懂」也是沒辦法的事。因為打從一開始，你就不該被對方問：「懂了嗎？」在發話者確認之前，由聆聽者先行確認，才符合對話禮儀。 「明天4點之前，對嗎？」「轉達給部長知道，對嗎？」 像這樣，請養成最基礎的「確認習慣」。 不要不經思考就回答「懂了」，主動先確認重點，才能讓對方安心。 巧妙確認細節的2個問句 如果對方是「話說不清楚」的人，聆聽者要學會主動「對焦」。畢竟一段對話若是模糊失焦了，之後被問責的是聆聽那一方。 對焦時，有2個固定的好用句子： 「具體來說？」「比方說？」 以下用對話來舉例，首先是「具體來說」。 「企劃書要寫得好懂一點。」「寫得好懂一點，對嗎？請問具體來說，怎麼做會好懂一點呢？」 如果腦中已經有個大致的概念，就用「比方說」來進行確認。「請問具體來說，怎麼做會好懂一點呢？比方說，加入圖表之類的嗎？」像這樣仔細確認，就能消除彼此的認知差異。 「沒錯沒錯，多多善用圖表。」或者是，「不需要那麼複雜，善用條列式就可以了。」 如此一來，對方也能主動進行校正。就像前述例子，生活中請把「具體來說？」「比方說？」當成口頭禪，隨時進行確認吧。 反覆確認，直到事情變得清晰立體 「具體來說呢？」「比方說呢？」 有時就算重複確認過這2句，工作還是會弄錯方向，被對方認為：「他還是搞不懂嘛。」 明明確認過了，為何到頭來還是雞同鴨講呢？因為，僅僅靠著一次瞄準，本來就不保證會「正中紅心」。對著箭靶射箭時，要一發命中本來就很困難。也就是說，所謂的「確認」通常不會一次到位。請記住這個原則。 類似這樣的對話，不能因為確認過一次就掉以輕心。雖然知道要用圖表，但該怎麼運用還是很「模糊」。所以，我們要繼續確認。 「好，我會善用圖表寫出好懂的企劃，具體來說，要用在哪裡呢？」這時再次詢問「具體來說」，如此一來⋯⋯ 「圖用在工作時程表，其他的部分寫成文字就行了。」對方就會告訴你更詳細的資訊。 很多人擔心一再確認會造成別人的麻煩，實際上並不會，對方反而可以從中感受到「你很認真看待工作」。所以，以後不妨仔細確認清楚吧。 反覆仔細確認的態度，可以為你帶來正面評價。 ＊本文摘選自大牌出版《討喜的人99%贏在懂得回話》 {DS_BOX_38351} 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2024.10.15
