管理 會議、討論太浪費時間？卡內基：問4個問題就能減少2/3無效討論 「如何消解50％的事業煩惱？」 如果你從事商業活動，你現在可能會對自己說：「這標題眞是荒謬。我已經經營我的業務19年了；如果有人知道答案，那肯定是我。」 「有人試圖吿訴我如何消除我一半的商業煩惱的想法——這太荒謬了！」 老實說，幾年前如果我看到這樣的標題，我自己也會有同樣的感覺。它承諾了很多——但承諾很廉價。 讓我們坦白談談：也許我無法幫助你消除5成的事業煩惱。 最終分析，除了你自己，沒有人能做到這一點。但我能做的是向你展示其他人是如何做到的——剩下的就交給你了！ 我曾引述了世界著名的卡雷爾醫師的話：「不知道如何對抗憂慮的人會早逝。」 既然擔憂的後果如此嚴重，如果我能幫助你消除哪怕十分之一的擔憂，你會不會感到滿意呢？ 那麼，我將向你展示一位商業高管如何消除了他的擔憂，不僅減少了5成，而且還減少了他以前在會議中解決業務問題所花費的7成時間。 利昂．希姆金（Leon Shimkin），他是美國最重要的出版社之一：位在紐約洛克菲勒中心的Simon and Schuster公司的前合夥人和總經理。 以下是希姆金親自述說的經驗： 「15年來，我幾乎每個工作日的一半時間都在開會、討論問題。我們應該做這個還是那個——或者什麼都不做？我們會變得緊張；在椅子上扭來扭去；在地板上來回走動；爭論並且打轉。當夜晚來臨，我會感到完全精疲力竭。我完全預期我會這樣做下去，直到我生命的結束。我已經這樣做了15年，我從未想過有更好的方式來做這件事。」 「如果有人吿訴我，我可以消去那些令我擔憂的會議時間四分之三，以及我四分之三的神經壓力——我會認為他是一個狂熱的、愚蠢的、坐在安樂椅上的樂觀主義者。然而，我設計了一個計劃，眞做到了這一點。我已經使用這個計劃8年了。它對我的效率、我的健康和我的快樂產生了奇蹟。 「這聽起來像魔法，但就像所有的魔術戲法一樣，當你看到它是如何完成的，就會覺得極其簡單。」 「這裡有個秘密：首先，我立即停止了我在會議中使用了15年的程式：一個從『那些正陷於麻煩的同事們詳述所有出錯的細節』開始，並以問：『我們該怎麼辦?』結束的程式。其次，我設定了一條新規則——每個希望向我提出問題的人都必須先準備並提交一份回答以下4個問題的備忘錄： 問題1：問題是什麼？ 過去我們常常會花上1、2個小時在擔憂的會議中，卻沒有人確切的知道眞正的問題是什麼。我們曾經煞費苦心的討論我們的困擾，卻從未麻煩過將我們的問題具體寫出來。 問題2：問題的原因是什麼？ 當我回顧自己的職業生涯，我對於我浪費了多少充滿憂慮的會議時間感到震驚，而我從未試圖淸楚的找出問題的根本原因。 問題3：這個問題的所有可能解決方案是什麼？ 過去，會議中總會有一個人提出一個解決方案。然後會有其他人與他爭辯。情緒會變得激動。我們經常會完全偏離主題，而在會議結束時，沒有人會把我們可以用來解決問題的各種方法全部寫下來。 問題4：你有什麼解決方案的建議？ 我曾經和一個人一起參加會議，他花了數小時去擔憂某種情況，並且不斷的打轉，卻從未眞正思考過所有可能的解決方案，然後寫下來，「這是我推薦的解決方案。」 「我的同事們現在很少來找我討論他們的問題。為什麼呢？因為他們已經發現，為了回答那4個問題，他們必須收集所有的事實並且仔細思考他們的問題。」 「在他們完成這些後就發現，在四分之三的情況下，他們根本不需要向我諮詢，因為適當的解決方案就像從電烤麵包機彈出的麵包一樣突然出現。即使在需要諮詢的情況下，討論所需的時間也只有以前的三分之一，因為它沿著有秩序、邏輯的路徑進行，直到達到一個經過推理的結論。」 「現在，Simon and Schuster公司裡花在擔憂和討論問題上的時間大大減少；而對於改正這些問題的行動則大大增加。」 問完這些問題，保險業績翻倍 我有一位朋友叫貝特格（Frank Bettger），他是美國頂尖保險業者之一，他吿訴我，他不僅減少了他的事業憂慮，而且透過類似的方法，他的收入幾乎翻了一番。 「多年前，」貝特格說，「當我剛開始賣保險的時候，我充滿了無窮的熱情和對工作的熱愛。然後發生了一些事情。我變得有夠沮喪，甚至使我鄙視我的工作，並曾想放棄它——如果那個星期六的早晨，我沒有想到坐下來試著找出我煩惱的根源，我很可能會放棄這份工作。」 「一、我首先問自己，『問題究竟是什麼呢？』問題在於：我所打的電話數量驚人，但成交回報卻不高。我在推銷產品時似乎做得相當好，直到要完成交易的那一刻。然後，客戶會說，『嗯，我會考慮一下，貝特格先生。再聯絡我吧。』然後就是我在這些後續電話上浪費更多時間，讓我感到沮喪。」 「二、我問自己，『有什麼可能的解決方案呢？』但要找到答案，我必須研究事實。我拿出過去12個月的記錄簿，研究那些數字。結果我得到一個驚人的發現！就在那黑白分明的數據中，我發現我7成的銷售都是在第一次面談時就成交的！2成3的銷售是在第二次面談時成交的！ 而只有7%的銷售是在那些第三次、第四次、第五次等等的面談中成交的，這些面談讓我筋疲力盡，並且佔用了我大量的時間。換句話說，我實際上浪費了我工作日一半的時間在只能帶來7%銷售的業務上！ 「三、『答案是什麼呢？』再明顯不過。我立刻停止了所有超過第二次面談的訪問，並把額外的時間用在開發新的潛在客戶上。結果令人難以置信。在很短的時間內，我讓每次訪問的現金價値翻了一番。」 正如我所說，貝特格成為了全美最知名的人壽保險銷售員之一。但他曾幾乎要放棄。他幾乎要承認失敗——直到分析問題給了他通往成功之路的推動力。 您能將以上這些問題應用到您的事業問題上嗎？再重申我的挑戰——它們可以減少您5成的煩惱。 再次列出它們： 問題是什麼？ 問題的原因是什麼？ 問題的所有可能解決方案是什麼？ 您建議什麼解決方案？ ＊本文摘選自大寫出版《如何停止憂慮，開創人生？》 {DS_BOX_37688} 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2024.06.20
職場 用「以上就是我想說的話」當報告結尾，是個錯誤！溝通大師卡內基教你6大絕招 戲院有句形容演員的老話說得好：「看出場和退場就知道功夫好不好。」開頭與結尾，幾乎是所有活動中最難以純熟駕馭的環節。例如，在社交活動中，最不容易的就是優雅進場與退場；商業會晤時，最困難的工作是致勝起頭與成功結案。 收尾真的是一場演說中最具策略意義的重點，演說者說的最後一句話、最後一個字會在語畢後繚繞耳際，這些很可能都會被聽眾久久記得。 然而，有人這麼收尾：「以上內容就是我針對這個議題想要表達的意見，所以我想我差不多該喊停了。」這句話不是收尾，反倒是個錯誤，帶有明顯的不成熟。如果這就是你想要說的話，何不完整呼應你的演說，然後迅速走回座位就好。 再來，有些演說者會說，自己可以滔滔不絕的說個沒完，但就是不知道怎麼喊停。就好像眼前有一頭活生生的公牛，希望能夠就此把牠甩開，但是儘管他傾盡全力嘗試仍無法逃離寸步，所以最後只能停在原地打轉，鬼打牆似的一再重複，結果在聽眾心中留下惡劣的印象。 適用於各種場合的6大收尾妙招 在一群商務人士面前完成一場簡單的談話，你該怎麼做才好？以下就讓我們稍微研究一番，看看是否能找出一些有用建議。 1.總結要點 一般演說者，儘管只需要發表3～5分鐘演說，也非常容易天南地北暢聊，以至於收尾時，聽眾還是聽不太懂主要論點究竟是什麼。演說者已經反覆推敲自己的觀點好一陣子，但對聽眾來說卻是第一次體驗。 演說者拿這些觀點一次對著聽眾廣灑，大部分是讓聽眾徒留困惑。聽眾可能像是被一大堆事情胡亂塞在腦中，卻梳理不出一條清晰思路。 一位愛爾蘭政治家針對發表演說設定步驟：「首先，告訴聽眾你想對他們說幾句話；然後就如實說出你想說的話；最後是讓他們知道你已經說完想說的話。」 以下列舉一則精采範例。演說者比爾先生是芝加哥鐵路公司的交通業務經理，這是他對公司董事成員發表的內容結尾： 諸位，簡單來說，根據我們實際操作這套信號裝置的經驗，加上我們在東部、西部與北部使用的紀錄看來，它的運作已證實效果極佳。實際上，該裝置在一年內阻止許多撞車事件發生，而且還能省下大筆金錢。是故，在下僅以最急切、最坦誠的態度建議各位，立即在我們的南部分公司安裝這套機器吧。 這位演說者成功讓聽眾有切身的體會，而且整段話沒提其他重點，只花百餘字收尾就已經概括整場演說的目的。 2.呼籲採取行動 前述的範例同時也是「請求採取行動」的漂亮示範，演說者依據信號裝置能夠幫組織省下大筆金錢、阻止撞車事件發生的2大訴求，希望公司採取行動。 3.簡潔、真誠的讚美 使用欽佩人物、事件的收尾方式，必須句句出自真心誠意才有效果。千萬不可阿諛奉承，更不可誇大其辭。倘若處理不當，這種收尾方式就會顯得虛偽做作，令人反感。 4.幽默做結 「當你道別時，」美國演員喬治．柯恩（George Cohan）說：「務必要讓聽眾帶著笑容離去。」倘若你有這等能耐，那當然最好！問題是，要怎樣才能做到？ 請注意一名衛理公會教徒如何巧妙的辦到這點，又是如何圓滿的讓整場談話平順、漂亮的收尾： 我很樂見各位開始整修衛理公會創辦人的墓園，他格外憎惡任何不整齊或不清潔的事物。我記得他曾說過：「不可讓人看到衣衫襤褸的衛理公會教徒。」正因如此，你們絕對看不到形象邋遢的教徒。（眾人笑）放任他的墓園荒草蔓生將是加倍不敬。各位記憶猶新，有一次他經過英國中部德比郡，一名女子奔向他大喊：「上帝保佑你，衛斯理先生。」他回答：「這位年輕的姑娘，要是你的臉孔和圍裙更乾淨一些，你的祝福會更有價值。」（眾人笑）這就是他對不整潔的觀感。因此，千萬別讓他的墓園髒亂不堪，要是他偶爾行經此處卻目睹這種情狀，肯定比任何事都傷他的心。請用心照護它。這是一座值得紀念的神聖墓地，也是各位的信仰寄託之所在。（眾人歡呼） 5.引用著名詩句或箴言 在所有收尾的手法中，幽默或詩句是聽眾接受度最高的2種型態。事實上，如果你能為結論找到合適的詩歌短句，那幾乎就是理想結局。這種收尾法會使整場演說餘音繚繞、帶出自持自重的莊嚴感，還會彰顯個人獨特風格，更會製造美感。 國際扶輪社的哈利．羅德爵士（Sir Harry Lauder）就是採用這種手法結束他在愛丁堡大會對美國扶輪總會成員代表的演說： 各位返家後，有些朋友會捎來問候的明信片。不過，就算你沒打算這麼做，我也會寄一張給你。你很容易就知道那是我寄的，因為上面不會蓋戳印。（眾人笑）但是我會在背面寫下這幾句詩文： 春去夏來，秋去冬來。萬物榮枯自有定律，正如你所知，但唯有一事永如朝露清新，那是我對你永恆不變的愛意與情意。 以我多年的經驗，要提供適用所有場合的普遍原則根本不可能，因為主題、時間、地點和對象都是影響演說結尾的變數。如果你想找到符合自己個性的引言，名人語錄和《聖經》箴言等都是很實用的參考。 6.製造高潮 製造高潮結束演說是一種常見手法，但往往很難控制，而且並不適用所有演說者或所有主題的結尾。然而，如果拿捏得宜，就會畫下完美句點。 林肯曾經的一場演說草稿採用高潮收尾法，他列舉的比喻一個比一個強烈，而且他拿自己的時代與哥倫布、基督、摩西和亞當對比，醞釀出累積的效果： 這使我們憶起久遠的過往。當哥倫布成為發現這片新大陸的第一人、當基督還在十字架上受苦、當摩西領導以色列人穿越紅海，不對，甚至是在亞當成為出自造物者雙手的第一人時，尼加拉瀑布早已在此地轟隆怒吼，就和現在一樣。 已經絕種的巨人族雙眼曾經和現在的我們一樣凝視著尼加拉瀑布，如今他們的骨頭已埋藏在土墩中；尼加拉瀑布遠比史上第一個人類更早出現，但至今仍和1萬年前一樣聲勢浩大、生生不息。冰原巨獸長毛象、乳齒象也曾經活生生地目睹尼加拉瀑布，但如今早已滅亡，唯有骨頭碎片才能證明牠們曾經生存在這個世界上。在這段漫長無比的時間洪流裡，這座瀑布從未靜止過一分鐘，從未乾枯、從未冰凍，也從不止息。 長篇大論易使人生厭，務必力求簡潔扼要。演說者一旦不懂得刪減自己的談話內容，以便適應發展飛速的時代氛圍，將不容易受到歡迎，甚至有時候還會遭遇排擠。 非洲尼亞薩（Nyasa）地區副主教強森博士（Doctor Johnson）曾撰寫一本關於當地原住民的書籍。他說，當演說者在村莊的聚會或重要集會說個沒完沒了，聽眾就會噓聲四起：「夠了！停下！」據說另一個部落則是規定演說者必須抬起一隻腳往前伸，單腳能站多久就能講多久，一旦撐不住讓趾尖落地，就得下台一鞠躬。{DS_BOX_35150} 責任編輯：倪旻勤核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2023.04.12
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