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職場 不讓部門合作變內鬥，資深幕僚無往不利的橫向溝通法 管理對內利害關係人，包含向上、向下及橫向等部分，相較於向上管理的對象很明確——你的主管，橫向利害關係人是我認為最難管理的部分... 2024.11.07
職場 一份簡報你只會照念數字，別人卻講出「洞察」？黃昭瑛教你用3大技巧做到 當你需要上台報告，或是準備年度大會的資料，是否感到無從做起？這裡有3個要注意的事，做到了，可以避掉大部分的雷。 1.從受眾決定簡報內容 先了解你的觀眾是誰，再決定要從哪一個切角、講多大範圍、講多深。 上台報告、年度大會等場合，是用來取得同事協作意願、跨部門合作的影響力，以及拿到更多資源的最佳機會。 台下觀眾很多，但與你手上工作有關的重點人物有沒有來？你想影響他們，準備好報告是關鍵。 舉例來說，我們公司負責入境的旅遊部同事，她在報告2024年的業務策略與機會點時，超過一半的內容都是講給海外市場的同事聽的。她需要大家有信心、願意在地推廣自己的市場，多送一點客人來。 她可以說： 「過去外國人入境台灣大多在北部，像是九份、西門町商圈、台北的夜市等地，但2024年，我們在高鐵、火車可以抵達的地方，談下許多特別的餐飲體驗行程，甚至連台東長濱都有。」 「這種合作模式，可以幫助海外市場增加行銷話題、自帶流量。加上交通接駁、包車旅遊等消費，可以增加旅客一趟旅程的客單價。預計的整體消費金額會來到＿＿＿，是先前只在台北旅遊的＿倍。」 用這個切角溝通，海外行銷同事才會認真聽，並且把行銷資源挪過來。這就是找到特定對象、設定對的溝通內容。 很多人誤會年度大會的重點，以為講得精彩，讓別人覺得你厲害才重要。但厲害之處其實在於，在資源有限、時間有限的情況下，讓那些你想溝通的對象，願意支持你的業務。 為什麼？因為整場看來，你最有機會成功。人都不想讓投入的心力白費，所以自然而然會放棄那些一看就沒戲的協作案。職場上真正有權指揮的人很少，大部分的案子都是靠協作，這就牽涉到個人影響力，而不能藉由權威式管理，或是把老闆搬出來施予壓力。 2.你的洞察比數字重要 報告要講洞察，而不是講數字。人們花時間來是聽你說「有價值的內容」，而不是聽你整理數字跟報表。 很多人都以為開大會就是信心喊話，雖然那的確是其中一個價值，但重點應該是每一位講者都分享工作上的洞察，貢獻很有價值、但聽眾不知道的策略內容。讓他們會覺得，「我好幸運！可以跟那麼多認真又厲害的人共識，我要一起努力幫團隊做到目標。」這才是報告的重點。 如果只會做漂亮投影片，內容卻缺乏個人洞見，都是基本概念或戰略常識，沒有上台談的必要。 只講基本概念的報告內容像是： 「要達成目標數字，就要多增加流量和新客戶，讓更多人認識KKday，讓旅客想到去海外自由行就想到KKday。」這種內容就是常識分享。 有洞察、有價值的報告內容像是： 「我們觀察毛利貢獻最多的日本一日遊旅客，會認識KKday，並且成為新會員的來源，大多是購買從KKday網站購買國內新開的熱門景區門票，尤其是免排隊入場的電子票，例如高雄壽山動物園、佐登妮絲城堡等。所以我們決定加大投資這塊市場，並且爭取新開景區的電子票服務，以增加高價值用戶的新客數量。」 以上只是舉例，你是否也覺得兩者有很大的差異？ 3.講策略要連貫、要分享佈局，不能只講KPI 如果每次報告的策略都不連貫，方法也不一樣，沒有主軸讓多個方法加乘、發揮綜效，就會越做越辛苦。 如果同一個領域的題目，你開始做第二年，就該思考： 我們過去做的事，對未來能產生哪些影響，堆疊出什麼效果、影響哪些關鍵資源？ 我們在市場有什麼獨特優勢？ 對消費者而言，我們需要走哪個定位？ 你現在選擇如何佈局？ 對聽眾而言，沒有人關心你的KPI，只關心你如何發展這塊市場。你分享的業務戰略，要能長線佈局。戰略不是戰術，而且要連貫。 舉例來說，KKday在2022年剛推出機票、自由行與團體旅遊的服務，受到後端同事的大力支援，無論是IT、財務、法務、客服等部門，都為了配合新服務增加工作量，建立起新的工作流程，或增加網站和APP的新功能。行銷同事也為了幫忙提高相關商品的流量，產出不少內容。 在年度大會上，如果可以整理第一年的佈局分享，讓公司上下都更瞭解新事業的推展情況，對於協作的各部門同仁而言，就會更有使命感的繼續幫忙。 我會說： 「我們的快閃機票，不只帶來業績與利潤，還創造80%回購率。因為買完機票的新客，幾乎都會跟我們買自由行的商品，這可以串連原有的服務。」 「另外，我們的客制化團體遊客、企業旅遊及家族旅遊也一共服務了＿＿團，目前固定與＿＿位導遊、領隊簽約，成為符合我們品牌精神的合作夥伴。為了明年能拉高目標數字，今年已把資源都先準備好。機票業務方面，我們將主推＿＿和＿＿航線，因為今年已經有一定的銷量成績。」 以上只是舉例。如果你是參與其中的協作人員，會覺得自己有幫上忙、這個業務還有很多進展，可以繼續協助。也會讓人清楚整體佈局，今年做了什麼，明年會往哪裡去。 以上這3個提醒分享給各位，如果你也剛好在準備2024年的年度大會報告，或許也用得上。 責任編輯：陳瑋鴻核稿編輯：倪旻勤 ... 2023.08.21
焦點 中堅實力ESG共學圈4》 認識ESG布局關鍵、為企業營運點明燈 經營企業所要面對的挑戰，比以往更多，不光是要有獲利能力，還要在營運方針中，針對氣候、污染、疫情、社會責任、利害關係人權益... 2024.12.01
