職場 生產力高的人都懂「偷懶」！怎讓不夠完美提升你的工作價值 當你在全球企業的國際團隊工作一年左右，便自然能理解他們特有的思維模式，並體驗到其威力。 「Be Lazy」——這是我與跨文化專家蘿契．柯普討論時提到，為了更順利導入最新技術，個人和團隊所必需的首要思考習慣。 在敏捷式開發和Scrum開發框架的領域中，這也是經常被提及的觀點。簡單來說，這種思維是指「用更短的時間，實現最大化價值」，換句話說，就是盡可能用最少的精力來找尋輕鬆解決問題的方法。 不執行「多任務」的工作方式，絕對能提高大腦的生產力。 為了實現Be Lazy，必須養成以下習慣： 只投入達成目標所需的最低限度努力、消除不必要事物，和沒附加價值的工作（包含過度準備）、力求簡單、設定優先順序、重點放在產出和生產力，而非投入的時間和努力、避免長時間工作、在會議時間內高效率且有生產力的產出價值。 讀完以上，大多數人應該都覺得「這不是理所當然嗎？」然而，其中隱藏想不到的陷阱。 以「設定優先順序」為例。常聽到這樣的觀點：「在待辦事項清單上設定優先順序，集中精神處理順位較高的事項。」假設清單上有五項任務，會認為：「因為不可能完成所有任務，所以需要設定優先順序。若時間允許，還是會想完成所有任務。」 但是，國外團隊成員對於同一句話，卻會浮現：「挑選出最重要的任務，其他則不做。只專注在自己選擇的工作上。」 日本人常常「這個要做，那個也要做」，但比起「應該做的事」，思考實際上能完成的範圍，對提高生產力更有幫助。按照所謂「二十、八十法則」，二○％的工作能創作八○％的價值，所以只需要做好二○％就夠了，如果試圖每件事都做到百分之百，不僅工時會增加，時間也不夠用。 簡單來說，之所以能有高生產力，就是因為平時不斷思考如何創造出「量少」而「價值高」的工作。 一流工程師會把心思放在「如何減少工作量」。一般來說，能快速實現許多功能被認為是一件好事，但實際上是一件壞事。因為據統計數據顯示，用戶實際上使用的軟體功能只有大約百分之四十。 即便工程師用盡全力做出百分之百的功能，其中仍有百分之六十不會被使用，而且一旦某項功能出現錯誤，就必須修改。隨著代碼庫變多，需要進行變更時，要閱讀的程式碼也會增加。 也就是說，運用Be Lazy的精神「減少工作量」是一件非常棒的事。但是，從日本人的觀點看，總覺得沒有全部做完是一件壞事，因此非常不擅長「減少」當前的任務。但最重要的是，我們必須重新認知到：「減少」本身就具有價值。 舉例來說，我在微軟工作以來，報告系統已經換了兩次，每次使用都變得越來越輕鬆。原先每週都開的會議變成兩週一次，一年四次的評核也減少了，業務上的負擔因此減輕。 如此一來，原本用在這些會議和評核的時間、精力，就能用在其他優先順序更高的任務，從而「在更短的時間內實現價值最大化」。 具有強烈完美主義傾向的人往往會把時間花在相對不重要的事上，並將其打磨得「閃閃發亮」，因此很容易浪費時間。當然這樣做有好有壞，例如與日本人相比，西方人把細節打磨得閃閃發亮的能力較弱。 因為時間是最大限制，所以需要集中精力做出最大成果。 問題在於，我們不應在不重要的事情上花費太多工時（例如寫文章時過度講究Excel的細節排版）。當你放棄完成優先順序較低的事情，只把重要的事情打磨得閃閃發亮，競爭力就會飛躍性提高。 從產品負責人到經理，包括團隊成員，所有人都共享這樣的認知，就能在設定故事的優先順序、決定應該實現哪些功能時，迅速做出合理判斷。 與專案相關的所有成員都需要辨別哪些功能是真正必需的、哪些功能是不必要的，並透過實施改善流程來「更輕鬆」創造出更高價值。 一、選擇只做一件事情 我相當不擅長設定優先順序，因為覺得每件事似乎都很重要。所以我決心思考「哪件事最重要？」如果我選出三件要優先完成的事，會先選出其中最重要的，再排序另外兩件。 如果能養成「只做最重要的一件事」的習慣，即使在緊迫的情況，也能快速完成最關鍵的工作。如此，你會意外發現原本認為「非做不可」的事情，即使不做也沒問題。 當然，並不是所有情況都適用，最重要的是，在十件事中只做一到三件絕不是壞事，你將能體會到這樣更有「價值」。 二、透過固定時間，盡可能增加能完成的事情 我觀察國外團隊，他們不是用「應該完成的任務」來計算時間，而是固定工作時間，限制自己在時間內最大限度提升價值。例如開會時覺得「這是問題，那也是問題」，但我不會延長時間，而是專注從我能完成的事中獲得最大價值，切換到「只做這兩件事」的思維。 一開始可能會因「不夠完美」而感到害怕，但通常重要的部分可以從他人獲得反饋，所以不要害怕，迅速執行就對了。 三、停止「準備」和「帶工作回家」，當場解決問題 我觀察國際團隊，他們總能在會議現場完成討論。雖然有議程，但他們不會花費時間準備；紀錄也會用筆記軟體當場共享；若是演示會議，他們不會稍後再修改，而是當場修改。 如此一來，就不會占用會議結束的工作時間，會後也少有作業或檢討工作。 必要的決策盡可能當場決定。訓練自己在會議時間內完成所有事，讓時間變得更有價值。 如果不知道一開始需要做多少準備，不如測試自己可以做到什麼程度。盡量在會議時間內完成所有事，你應該會發現自己能做到的程度比預期更多。 如果發現無法完成，有可能是你在不必要的事情上花費太多精力，需要練習盡可能刪減日常工作中不必要的事情。 四、減少要做的事情 在日本，進度會議是匯報哪些工作完成、哪些工作落後，經理不會刪除預定任務，而是考慮如何增加人力來完成。 而在微軟，經理會主動說：「這個任務不太重要，沒必要在兩週內完成。」然後從工作範圍中刪除。大家的工作會逐漸減少，有些任務可能從此不再執行。經理會讓大家聚焦在絕對重要的任務上。 我們應該在工作中不斷決定「要放棄什麼」。工作的重點不是做了多少，而是工作帶給公司多大的影響。 想在短時間內實踐並不容易，但是，只要你有意識實踐Be Lazy的思維模式，就能熟能生巧，無論是個人還是組織，都能在有限時間內提高價值。 {DS_BOX_38999} ... 2025.01.23
職場 遇到辦公室薪水小偷，生氣是最菜的反應 一定很多人都遇過，座位旁邊就是有一個每天都不做事的同事，他從上班就開始吃零食一直吃到下班、要他幫忙他也不幫，這種人是否讓你覺得很生氣呢？ 如何對付公司裡的薪水小偷？ 有一種薪水小偷是不做事但很安靜的那種，遇到事情能閃則閃，但是這種人我勉強還能接受，不要來煩到我就好。 但是有另外一種人，每天上班就開始裝忙、假裝自己做了很多事，這種就蠻令人討厭的。這種人我碰過很多，這種人的特徵就是：很在意別人的一舉一動，上班就打開通訊軟體聊天；你的任何風吹草動，是他跟別人聊天的話題。我還真的因為這種人吃過很多虧。 還有另一種，是跟你同一組，只有報告那天才會出現，然後報告的時候，說得好像都是他做的一樣。 薪水小偷的種類很多，上面說的還都是座位旁邊的同事，公司的中層跟高層也會存在這種現象，要能夠擊破他們真的很困難，但是至少要讓他們不能影響到自己。 1.先區分是真薪水小偷，還是工作效率高 薪水小偷的養成跟一間公司的文化，與老闆的個性有很大的關係。如果這間公司容許這件事存在，那你要思考一下：這個工作的環境有沒有什麼問題？為什麼可以容許這種事情發生？ 但是，你也要接受一間公司如果有一定規模，一定至少有幾個薪水小偷存在，所以還是要看比例，如果比例不大倒不用太在意。 你需要先把「看起來」沒在做事，跟「實際上」沒在做事的人區分開來。有些人的個性就是這樣，或是因為他的實力很強、做事效率很高，工作量對他來說很輕鬆，他不需要花很多時間上班就可以處理好。這個情況我也遇到幾次，這種人建議跟他保持良好互動，因為他很容易升職當你的主管，只是現在時機還沒有成熟而已。 2.遇到真的不想做事的薪水小偷，不必理會 有另一種人是平常看起來很認真，但你真的叫他做大事的時候，他就扛不起來了，他甚至還覺得為什麼只有他在認真、別人都在打混摸魚，於是就開始跟大部份人為敵。我認為這種人是隱性的薪水小偷，因為這種人沒辦法跟別人合作、產值很低，而且他骨子裡是不想做事的。 另外還有一種人，就是他領的薪水很低，所以他也不想要做事。這個就是雞生蛋、蛋生雞的問題了，因為他薪水領得低，所以不想要努力做事情；又因為他不想努力做事情，所以他的薪水也不會升。這種人也不太需要理會他。 3.高薪的薪水小偷，你改變不了 高階的薪水小偷是一個神奇的存在，他通常都不會做事，但是因為他的名氣夠大，所以把他供著就對公司有好處了。但從你的角度來看，他的薪水可能是你的好幾倍，而他幾乎沒有在做事，搞不好開會時還會說你哪裡沒做好。從你的角度看，跟公司的出發點其實不太相同。 不過，高薪的薪水小偷也有可能是被老闆冷凍了，但因為無法開除，所以給了他一個有實無權的位置。這也代表你的公司缺乏新陳代謝的機制，沒有上層的位置空出來，讓厲害的年輕人當上高階幹部，只能讓能力普通的資深同事，一直往上爬、爬到他不適任的位置。 每個人都要為了自己著想，如果公司環境真的很糟，你也要想一下退場機制，不一定要一直待著。如果你覺得這間公司還不錯，那你可以試著想想，薪水小偷的存在到底有沒有必要性。 有時候這種人從你的角度看來是薪水小偷，但是從公司整體的戰略來看，並非如此。有可能老闆只是因為規定，所以要請這個人，所以這個人只要在公司裡就已經發揮價值，他有沒有做事其實沒那麼重要。 不管遇到哪類型的薪水小偷，想清楚自己要的是什麼就好 我自己想通不要理薪水小偷的方法就是：該把我們之間的「課題分離」。他們選擇這樣的工作態度，是他自己的問題，我怎麼做是我的問題。這樣想，就把我與他們之間的關聯切開了，他是他、你是你，我只要顧好我該做的事情就好。 他要的可能是「安穩度日」、你要的可能是「飛黃騰達」，在創造自己的「戰功」與「戰果」後，這件事好像變的也不是很重要了。因為你跟他們的層級不一樣，你也有可能因為努力，而有跳槽或是被挖角的機會。有薪水小偷的公司，多有一定的規模，保持工作的態度，始終會幫自己加分。 尼采說過：「知道為何，才能成就任何」。如果已經知道自己的目標在哪裡，就不會被不重要的人影響。所以，不能把自己的學習與成長，都歸因於外在的環境。這樣的想法會讓你陷入困境。你只要能夠釐清在職場上的目標，然後勇往直前就好，這其實很簡單。 這些職場的「貴人」都是來磨練你的，他們其實也只是一個職涯的過客，雖然當下被同事氣到感受很深，但很快也就過了。所以不要讓一個不重要的人進入你的世界，並掌握自己的未來。 薪水小偷只是礙眼！只要不斷成長，他就不會成為你的職涯絆腳石 薪水小偷有百百種，與其探討同事為什麼會成為薪水小偷，不如想看看這間公司發生了什麼事，才能夠容許他們的存在。別人要當薪水小偷，只要老闆可以接受就好了，老實說你沒有什麼能夠改變這件事的機會。 如果你不想要成為他們，那就要換個環境。如果你也想要跟他們一樣，未來可以輕鬆的坐領高薪度日，那就可以繼續待著。但是現在時代變化很快，誰也不能保證你在變成他們之前，公司會不會怎麼樣。 最終，還是要努力精進自己、保持積極樂觀的態度，因為，實力夠的人路很寬廣，薪水小偷只是礙眼，但絕對不能讓他影響你在職場上的發展。 ＊本文獲「孫忠邦」授權轉載，原文：如何對付公司裡的薪水小偷？ 責任編輯：倪旻勤核稿編輯：陳瑋鴻 ... 2023.06.13
