職場 英文email怎麼寫？開頭別用Dears、Dear Sir⋯5個英文信件常犯錯誤 忌諱3：過度簡化主旨 身為一位職場大忙人，如果你今天收到一封主旨為「會議」、meeting 的信件... 2017.08.10
職場 比E-MAIL、打電話更有效！TED：提筆寫信吧！讓信件不再被「已讀不回」 常常需要寫信，卻不知從何下手嗎？ 與人的聯絡、合作早已是現代工作中重要的一環。然而，「聯絡」這件事情往往不如想像中順利簡單。尤其當對方非常忙碌、高高在上，而這件事情又對他沒有好處的時候，要「傳達訊息並獲得回應」簡直是一大挑戰。 Omar Ahmad，基礎建設專家，以及前Discovery頻道員工，將分享自己工作的經驗，讓「聯絡」不再難如登天。 最傳統的方式，卻是「出奇制勝」的關鍵！ 由於早些年曾在Discovery頻道工作，Omar Ahmad有很多事情必須跟政府官員打交道。然而，要獲得對方的關注與回覆其實並不容易。在寄E-MAIL、打電話……都徒勞無功後，他突然發現，看似傳統、落伍、麻煩的方法，卻往往能夠達到最好的效果。而這個「繞了遠路的捷徑」，其實就是「寫信」。 「我們活在一個數位世界，但我們卻是非常重感情的生物。書信確實有效。」Omar Ahmad說道。Omar Ahmad認為，「主動寫信」這一點，不僅因「主動」使人印象深刻，更因「傳統」而顯得「新奇」，出奇制勝且誠意十足。 4個段落，讓你說清楚、講明白！ 除了形式使人印象深刻外，信的內容也很重要。寫出一封精簡卻能打動人心、扼要又能兼顧禮儀的信，是需要訓練的。Omar Ahmad在此分享他的「4段落」訣竅。（相信這些訣竅在E-mail也同樣適用。） 首先，在第一段，「我要告訴你們的非常簡單，就是讚賞他們。」Omar Ahmad說道。讚賞不表示你必須要巧言令色，或者是說出一大堆違心之論。「你可以不讚賞這個人，但你可以讚賞一個事實，就是他們重任在身。」也就是說，在第一段，你必須告訴他們「為什麼我要找你，為什麼你對這件事來說很重要」。 經過了第一段的開場，到了第二段，就可以直奔主題了。「你可以真正地直言不諱，說說你真正在意的事。但是，記住，當你說的時候，對人不對事。」 而到了第三段，「你必須給他們一個退路。」Omar Ahmad這裡是以「寫給政府官員要求改善事情」的信來講。然而，這點也可以有更廣泛的應用：如果寫的是抱怨信，給他們臺階下；如果寫的是請求信，明確的告訴他們可以怎麼做。 到了最後一段，「提供幫助」是很重要的。舉例而言，「如果沒人向您提供這個訊息，讓我來幫助您。」、「如果有任何需求或疑問，歡迎你來找我。」都很適合為一封信作結尾。 下次需要聯絡時，不妨試試簡單的紙筆。或許看似傳統的方式卻能有出乎意料的效果，而簡明清楚的4段落，卻也能打動人心！ 撰稿：郭慧 {DS_BOX_9910} ... 2015.11.04
職場 想讓主管見識能力，重要的事卻輪不到你⋯把Email寫好能解套！怎麼做？ 把握寫信給主管的機會：讓他直接看到我的能力 我的主管曾在開會時抱怨每天收到的信件，有很多封都會讓他看完覺得煩... 2021.12.21
職場 生意不會自動上門！回覆率高的「客戶開發信」怎麼寫？ 未來當你需要招攬新客戶，與潛在客戶溝通時，你會知道該說些什麼才能大大提升對方的興趣；你會知道該在陌生信件中提到哪些關鍵資訊... 2022.08.05
職場 信件標題只「說明來意」，8成石沉大海！提高開信率的秘訣是… 當年申請博士班時，剛開始沒有多想，標題是平鋪直述地寫「A PhD student candidate」 「I want to apply for your PhD program 」之類的。這些從「我」的角度、「我」的需求出發的標題，都沒有回音！我先寫了3封，連拒絕信都沒收到。 出社會一陣子後，不時也會收到陌生人來信求職或詢問求學，如果標題是寫「我想找工作」「我想申請研究所」，我也很少點開，除非剛好很有空、心情很好。為什麼？因為，與我何干。我為什麼要幫你找你工作？我為什麼要幫你申請學校？我們非親非故的，沒興趣。 但哪些信我一定開？標題有水母的（編按：作者為美國馬里蘭大學海洋學博士）。我的眼睛在幾百封信裡，一眼一定看到水母相關詞，這些字我每天看、看了快10年，敏感度超高，各種型態都認得出來，這也不是其他信通常會用的詞。 只要看到標題出現水母，心裡就小鹿亂跳。是別的生物學家要問我問題嗎？是有人也想研究水母嗎？他做的研究是什麼呢？我好想知道！所以再忙，我都會優先點開。 開信率次高的信，是標題有海洋、台灣、環境科學、環境數據等等我有興趣的關鍵字。就算一樣是表達「我要找工作」，如果寫「台灣學妹想找工作」，我也很可能開，因為我也是台灣人。如果出現不只一個關鍵字，例如「台灣海人想做水母大數據研究」，一定秒回「我們來約」！ 用對方心中的興趣字，就是開信保證的關鍵字 當我申請博班連拒絕信沒收到，就知道信八成連被打開都沒有，要改善開信率。我試著換位思考，怎麼樣的信我會想打開？對方會對什麼有興趣？剛開始我寫的標題還是有點廣，例如「我對海洋研究有興趣」，開始收到回信說：抱歉今年沒要收學生。雖然是拒絕，但我知道，信有被打開了，方向對了。 於是我加碼，研究對方的研究興趣和最近發表的論文，找到一個夠窄又不會太窄的關鍵字。這樣對方會有興趣，也符合我的研究大方向。 最後收我的老師那封信，我的標題是「對氣候變遷和浮游動物的影響研究有興趣」。塞了2個關鍵字，第一個「浮游動物」是這個老師是做的研究，而「氣候變遷」是從他近期的發表都繞著環境變遷的議題所猜的。 後來同樣的招數，我在職場寫cold email，向陌生人請求networking, informational interview，只要標題寫「Interested in ＿＿＿」，空格依照對方的履歷背景填關鍵字，成功約談率也大於95%。 為什麼這招有用？因為每個人最有興趣的就是自己。從對方角度出發的標題，就是深入人心的最佳標題。 {DS_BOX_32423} ＊本文獲「海洋學家的母體力學」授權轉載，原文：求職／求學申請信標題這樣寫，8成石沈大海！ 責任編輯：易佳蓉核稿編輯：李頤欣 ... 2022.02.07
