職場 老闆早上交辦的事，下午才做就太遲了！永遠要把「老闆的事」列為最緊急超重要 當手邊上還有其他工作在進行，而老闆交辦的事臨時插進來，不在既定的排程內，看起來也不那麼重要，他們就很像賣票的櫃檯承辦人... 2016.04.27
職場 朝令夕改、把推卸當交辦、自己講過的話沒印象..怎麼應對惱人主管？ 我非常了解各位主管的心情，雖然明知交辦工作能夠提升下屬的幹勁，卻因為擔心下屬能否順利完成，所以一直無法下放工作... 2020.03.16
職場 交辦工作前，要先把員工捧上天！主管必學3招管理心法：讓每次任務，下屬都接的心甘情願 坦白直率固然是優點，但言語其實也需要包裝，比如說：「喂，讓開！」就不如：「你好，請讓一下好嗎？」的效果好。懂得說話技巧的人會將話語加上包裝，把原本不中聽的話修飾一下，讓人聽了不反感。跟員工說話時也一樣。 比如有一個主管，對於下屬什麼事都要請示的情況不太滿意，但是他並不直截了當地命令大家分層負責，而是在開會時說：「我不是每樣事都像各位那麼專精，所以今後簽公文時，請大家不要問我該怎麼做，而是建議我要怎麼做！」 還有一個部門經理說話也很有技巧，當他要在找下屬到辦公室時，從來不說：「到我辦公室來！」而是說：「我在辦公室等你。」這兩個人都巧妙地把自己的位置由「主」改成「客」，由真正的主動變成被動狀態，當然就容易贏得下屬好感。這就是包裝話語的藝術。 我朋友志偉是一個很會說話的人，深受下屬愛戴。他每次分配工作時都會把員工叫到辦公室，像隨意聊天一樣問問他們的工作進度，然後再不經意地說一句：「你看，這個工作你做得很好，另外有一件事也需要你協助。」在下屬心裡飄飄然時再把工作交代下去。 他非常懂得鼓勵下屬的技巧，總會讓他們覺得自己很重要，營造出公司少了他們，工作就無法進行下去的樣子。於是，員工們個個都充滿幹勁、信心十足，面對任何工作都樂意全力以赴。 有一次，一個下屬因為疏忽，在企劃案中沒有考慮到公司的重要利益，差點讓公司蒙受巨大損失。志偉把對方叫進辦公室，只是簡單地說：「你一直是我的得力助手，我知道你一定很內疚、懊悔這次的失誤，也知道自己要改進的地方在哪裡。所以，下不為例好嗎？」說完之後就絕口不提這件事。這次的談話讓下屬對他充滿感激，之後工作時也更加認真、勤奮。 志偉根據自己的經歷總結出一些原則，他認為要做一個高明、有人緣、口才好的管理者，保持平等的姿態是根本原則。身為主管，你要擁有跟下屬輕鬆對話的能力。想讓他們工作更積極，就不要用自以為是、命令、訓斥的口吻說話，而是放下架子，以平易近人的方式與他們相處。 當員工不認同主管的意見時，最好不要擺出威嚴：「你們是怎麼搞的？有你們這樣做事的嗎？」這樣反而會引起反感，畢竟大家只是工作上的關係，員工並不是主管的僕人。 在此基礎上，給大家下面3點建議： 一、分配任務時，把「你們」改成「我們」。一位主管對員工說：「你們必須馬上弄清楚狀況，處理這個問題。」大家很不情願地分頭進行去了。同樣情況下另一位主管卻說：「我需要大家盡快弄清楚狀況，我一個人沒有辦法處理好，但是只要我們齊心協力，就一定能扭轉局面。對不對？」讓員工感覺管理者和自己站在同一陣線，就會盡力達成目標。 只要有一點小小的改變，這個訊息的意義和影響就會大不相同。「我們」這個字眼，包括了管理者與所有面對這個問題的人，而「我一個人沒辦法處理好」這樣坦露心聲的說法，使管理者不再高高在上，就能讓下屬產生同理心。 二、把「我不同意」換成「你再想一下怎麼做會更好」。直接說「這樣不好」，不如說「如果……，是不是更好？」提供對方更多可能性或建議，會比強硬直接給意見更容易讓人接受。 直白地表示不同意通常會讓人感覺受挫，但如果只是提醒對方是否能有更好的辦法，對方多半都能領會你的意思，察覺到的確還有改進空間，也不會傷及他的自尊心。 三、把模糊的目標轉化成大家的實質利益。與其說「我已經擬定了一個計劃，這個計劃能幫助我們達到更好的業績。」不如說「我想到了一個對大家都有利的工作方式，執行上會更有彈性，能展現出每個人的工作成效，而且業績和收入也會相對提高。」 每個員工都需要一個讓自己每天都能振奮心情的工作目標，如果管理者能讓下屬清楚知道自己將有什麼樣的收益，大家就會齊心協力去努力。 （TIPS）站在「我們」的立場，引導員工思考，會比直接指責錯誤來得更好，也會讓員工願意付出努力。 ... 2018.08.09
職場 周品均：交辦任務，最怕員工只回「好！」最能替老闆省力的作法是… 這是我們常會在職場上看到的狀況。 老闆對小英說：「妳明天聯絡廣告公司，跟他們確認下個月的活動細節。出席的名單出來了嗎？我們指定邀約的名人確定會出席嗎？現場的酒水交給誰處理？沒問題吧？」接著老闆又補了一句：「至於預算，妳暗示對方一下，這次費用有點高，效率卻有點慢，表達一下我有點不滿意。」 除非你是老闆的心腹，早就很有默契，不然如果老闆說了這麼多，小英只回了「好！」你是老闆的話，會不會懷疑小英到底有沒有聽懂？到底能不能做好後續？ 那小英應該怎麼說呢？先說這句開場白，「老闆，我想再確認一下。」然後針對老闆的問題一一確認。 例如：「我明天早上會打給廣告公司的小李確認所有能夠出席的名單。你需要的是所有名單對嗎？媒體名單、表演名單，還有名人列席名單，我全部都會請廣告公司準備好。」 「至於我們指定的名人，是上次你說的×××小姐與×××先生對嗎？我會特別確認有沒有邀到，如果沒有，也會請廣告公司提出建議的替代人選。」 「酒水的部分，上次的決議是另外再包給××公司處理，他們有配合的酒商會提供整個服務，目前進度到哪裡了，我會一併確認後再回報。」 「預算的部分，老闆你希望我直接向窗口反應，還是應該找他們這次的總負責人？你希望我們這邊是稍微表達不滿就好，還是應該讓他們知道這次這樣有點離譜？大概是希望表達到什麼樣的程度呢？」 這樣的小英，老闆才會覺得她有聽懂指令，而且更有辦事能力，跟只會說「好！」的小英，薪水絕對不會是在同一個等級啊！除非，你是跟在老闆身邊多年的老手，就算老闆說得這麼模糊，你都能很快參透一切，那是你跟老闆之間的默契，或許就可能不需要確認這麼多細節。 任務內容如果有預算又有人情，是最難的 涉及到跟錢有關的預算問題和人情世故的問題，難度通常比較高，如果你沒經驗，也不知道如何處理，請不要逞強。你可以說：「老闆，這部分我怕拿捏不好會得罪人，可以請你教我應該怎麼表達嗎？」沒把握的話不要裝懂，老闆才有機會教你，或者他會知道這個要求超過你的能力，他應該自己出面。 教大家一個小技巧，如果被交代任務的當下，真的想不到要問什麼問題，至少把老闆的話重複一次：「好，我明天聯絡廣告公司，跟他們確認下個月的活動細節。跟他們要出席的名單，然後確認我們指定邀約的名人是否會出席。再問清楚現場的酒水交給誰處理。再跟廣告公司說，這次費用有點高，效率卻有點慢，老闆你這邊有點不滿意。」 這個時候如果老闆覺得有問題，就會趕快修正你，例如：「不只是出席名單，媒體名單、表演名單都要。表達不滿的話，你不要去跟窗口講，直接跟他們總負責人講。」至少有個機會，再把細節補滿。而這些細節，你就應該學起來， 下次最好由你來發問。 總之，老闆交代工作，千萬別當句點王，問就對了！偏偏大部分的人都急著說「好」、「OK」，急著結束話題，然後逃離現場！現在開始，學會幫上老闆更多忙，你在老闆心中的價值就會不一樣！ 提案給老闆，應該做到什麼程度？ 以我自己的習慣，我會希望員工交提案給我前，自己先做足準備，也準備好我需要做決定的資料，盡量讓我可以快速地了解重點後，也能快速下決策，讓我不需要再問他一堆問題。如果我需要反問一堆問題、追一堆細節，就表示這個提案是不完整的。 忙碌的老闆最討厭的就是，當他好不容易有時間看你的提案，結果可能只是問最基本的：那你說的這個要花多少預算？你卻回答：「啊⋯⋯我還沒確認這個。」 連成本、預算都不知道，老闆根本不可能跟你繼續討論下去。但很多人都有這樣的毛病，每件事情有點皮毛了，就忍不住跑去跟老闆說，其實提案根本不完整，這樣真的只是在浪費彼此的時間啊。如果你常常這樣，老闆真的會對你很不耐煩。 如果你的提案很好，老闆應該可以直接回答你，他決定要怎麼做，甚至是照著你建議的方式去做，這也肯定了你的能力。但如果你一問三不知，那這個提案根本完全不及格。如果老闆能用很少的字數回答你，就是你的能力越強！例如： 「好，就這樣做！」「好，都交給你！」而不是還要跟你說一堆細節、問一大堆問題，才是真正幫上老闆的忙。 申論題、是非題、選擇題，就是你的工作能力 「我應該怎麼做？」是申論題，能力不足的員工經常給老闆申論題，變成老闆得替你想辦法，千萬別當這樣的職場伸手牌。 「可以這樣做嗎？」則為是非題，程度稍微好一點了，能夠提出內容，但是萬一老闆覺得不可以呢？你不就又得重來一次。 所以記得喔，請給老闆選擇題，讓他可以快速選答案。針對A方案、B方案、C方案分析各自的優缺點，並且提出你的建議。「我建議選擇A方案，因為⋯⋯。」 別再傻傻地以為先交出提案再說，如果老闆提出問題，再去幫他找答案。很多人在職場上都是這樣瞎忙，卻以為這就叫做幫老闆的忙，而且還忙得很開心， 真的不是啊！其實這樣做的你，只是在給老闆添麻煩。能讓老闆快速做決定，不用再瘋狂追問，才能真正幫上他的忙喔。 {DS_BOX_31592} 核稿編輯：李頤欣責任編輯：易佳蓉 ... 2021.10.27
