資訊越多越有說服力？錯！說太滿、寫太長是一種「不仁慈」

艾倫．雷托（Allan Little），BBC新聞的巨擘，也是他那一代最傑出的編劇之一，曾在一部訓練影片中說過一句話，深深觸動了我：「淺顯是理解的關鍵，簡短詞句對聽眾或讀者構成的理解障礙最小。」

我第一次聽到這樣的表述，彷彿大夢初醒。我並非不明白簡單語言的重要性，但艾倫提到的「理解障礙」，如同當頭棒喝，讓我重新思考淺顯的重要。我不誇張的說，那瞬間深深改變了我看待解說的方式。

此前，我將「過於複雜」視為一種文體或風格上的瑕疵—令人不快，但尚可忍受。只要新聞腳本涵蓋主要事實與必要脈絡，偶爾加入無關緊要的官員姓名或看似有趣的統計數字，並無大礙。

只要核心不丟失，就不算失職。但事實證明，我錯得離譜。

淺顯不僅是風格問題，而是表達的基石。如果資訊因為過於複雜而難以被理解，那麼無論內容多重要，終究無法達到溝通目的。

越忙越要瞬間抓住對方的注意力，除了自己想說的，還要顧及對方想知道的。

如今，我將非必要的細節視為清晰解說的最大威脅。我手握大量精心蒐集的資訊，但也意識到其中某些字句或事實可能成為理解的絆腳石。從這個角度看，這些細節不再是無害的，反而會減損溝通的效果。

突然間，我發現「理解障礙」無處不在，我更專注於讓解說簡單明瞭。冗長的句子、晦澀的詞彙、多餘的形容詞或無關緊要的細節，一旦出現在我的表達中，便會毫不猶豫的剷除。

《衛報》的報導引用了紐西蘭淺顯語言獎創辦人琳達．哈里斯（Lynda Harris）的話：「政府溝通是人民生活中最切身與重要的一環，涉及移民身分、離婚文件、福利金資格，甚至是建立一個家園。」

紐西蘭國會議員瑞秋．博雅克（Rachel Boyack）也補充：「如果政府的溝通讓人民無法理解，他們可能無法享有應得的服務，對政府失去信心，甚至拒絕參與公共事務。」

是否需要法律規範政府的溝通方式，是其他領域的範疇。但在這些情境中，清晰表達並非可有可無的奢侈品，而是直接影響人民福祉的必需品。

然而，追求淺顯並不是「簡潔即萬能」的迷思。我們要避免陷入以下誤區：句子短就好、長就不好？錯。細節多就壞，細節少就妙？也不對。

真正的目標，是追求語言的清晰度與排除不必要的干擾或資訊。淺顯有時是簡潔的，但關鍵不在長短或多寡，而在於內容是否真正有助於理解。

這也歸結出我溝通時反覆問自己的問題：「這句話是否清楚傳達我想表達的意思？」

我們每天收到的訊息數量激增，以往，我們可以期待對方閱讀、已讀並回應，但如今，這樣的期待已不切實際。

哈佛甘迺迪政府學院教授泰德．羅傑斯是行為科學與溝通專家，他的研究顯示：簡短的書面溝通，若設計得當，能帶來更高的參與率、更快的決策、更有效的行動。

與羅傑斯教授的一席話曾讓我大受震撼。他留給我兩句話，對於簡短的文字溝通，特別是電子郵件，堪稱至理名言。

「沒有人像你一樣關心你的電郵。」這句話一針見血，適用於任何形式的溝通。就像我在製作影片時，假設沒有人想看一樣。這樣一來，你就會努力確保它不會真的被忽略。

第二句是羅傑斯教授用來形容冗長的電郵，他稱之為「不仁慈的負擔」。長篇電郵是無效溝通，發信人輸得徹底，對收件人來說也是一種負擔，浪費了他們寶貴的時間。

與其強索對方的注意力，不如讓訊息本身有吸引力。

只要資訊清楚，簡潔就代表效率。電郵的目標是資訊交換，如果初步溝通不到位，無數行動與結果都可能受影響。我們每天寫出的郵件，都決定了機會之門是向你開啟，還是關閉。

在動態情況下，對方提問能為你創造講話機會，它是溝通中不可或缺的部分。當我們處於身為焦點的情境，例如做簡報、與客戶會面、求職面試等，對你的提問就會不斷出現。

我在做過數百次訪談後，學到一件重要的事情，那就是整體而言，人與話題是可預測的。如果我們曾鑽研一項主題，那麼下次要針對相同主題進行解說時，內容可能大同小異。

不只如此，如果有一群人對你的內容提出一些問題，另外一群工作性質相近的人就可能有同樣的疑問。或看看電視上的政治人物、影星、商業大亨訪談，他們被問的問題大部分都是換湯不換藥。如果你是接受提問的人，你可以預測問題。

一、你最可能被問什麼問題？（思考當下情境所能掌握的事，包括主題、可能的提問人、聽眾感興趣的領域，寫下你認為會被問到的問題。）

二、如果你是聽眾，你會問什麼？

三、如果你想為難人家，你會問什麼？

四、你不希望被問到什麼？（跟第三類問題不盡相同。留意自己感到不自在的部分。）

五、在偏離主題的邊緣處，可能冒出什麼問題？

六、如何進一步了解提問人？

經過上述六程序，你現在已有一張問題清單，接下來把你的問題歸納成三大類：

．你可以回答的

．你需要研究如何回答的

．你需要補充新資訊才能回答的

從第一類開始，有些問題只須簡潔的是或否，有些則需要提取更多資訊來應答。練習的重點在於有條理、清楚明白。

至於第二類，先問自己是不知道說什麼，還是不知道怎麼說？先解決「說什麼」，再處理「怎麼說」。如果一時間不知道如何回答，不妨向同事、朋友或家人請益，或休息一會兒，靈感可能就找上門了。

最後一類是需要更多資訊才能解答的問題。如果你自認已涵蓋所有重要資訊，這類問題通常都已離題、重要性較低，採「蜻蜓點水」原則簡單回應幾句即可，接著迅速轉回正題。

我們已經盡可能做足準備，讓大腦不必臨時抱佛腳。但現實是，問題不見得百分之百如我們預期。我們需要具備即興組織答案的能力，我接著用一個假想的面試場景分享訣竅。

面試者：「新職位需要管理一支大型團隊，請談談你過往管理團隊的經驗，包括可以展示你判斷與領導力的案例。」

提出這個問題大約需要十七秒，而其中關鍵字「管理」會在第三秒後出現，這就給了你十四秒組織答案的思考時間。

這裡關鍵在於「解讀問題」。每個問題都可濃縮為一、兩個關鍵字，例如管理和團隊。當你聽到，就能迅速判斷提問方向，爭取寶貴的思考時間。

你不妨隨機挑選問題，思考十秒後作答。隨著經驗累積，你會發現短短幾秒鐘已夠用。

解讀問題就像判斷網球發球，你若看得清，就能接得穩。這短暫片刻不僅能讓你組織回答，還能為你增添幾分從容。