別讓「專業」壞了你的報告！兩原因解答濫用數字為何是大忌

只要有職場經驗的人，應該都深刻體會過報告的重要。在近二十年職涯中，我做過無數次報告，而這些報告的核心始終如一，那就是「數字」。如果一份報告中缺少數字，或對數字的解釋和邏輯不足，即便其他內容再怎麼完善，也難免會被要求重新確認。

為什麼一定要用數字？每個人在工作中使用的語言和解讀方式不同，會根據自身思維去理解對方，溝通誤解的風險自然就會提高。

如果你已經充分了解主管和同事的溝通習慣，或許能準確捕捉他們的語言重點。但如果你在有限時間內無法做到，那麼明確、直觀的數字，就成了不可或缺的方法。

A：代理，下一年度團隊銷售目標五百億韓元的達標計畫進行得怎麼樣了？

B：根據目前情況，預估銷售額會比目標少三十億韓元，目前正在尋找解決方案。今年A分店將銷售目標設定比去年成長二○○％。雖然在現實中非常難以實現，但我們會透過網路行銷等方式來解決……

A：所以，銷售目標究竟是能達成，還是無法達成呢？

這是報告中極為常見的狀況。明明報告者希望傳遞的核心訊息是「我們能夠達成目標」。然而，主管關注點卻停留在未達標的三十億韓元，並不斷追問如何彌補差距。

報告的本質在於用數字清晰呈現事情結果或狀況，並讓對方充分理解這些數字的意義。

如果報告人員調整順序，先說明團隊制定出四百七十億韓元達成計畫的具體原因，結果會如何呢？

報告中，「最先提到的數字」至關重要，因為它會對聽報告的人留下深刻印象。因此，這第一個數字必須與你最想傳遞的核心訊息一致。否則，往往需要花費大量精力來澄清和解釋，甚至扭轉對方的誤解，這正是「初始效應」。

除了初始效應，還有一個理論也強調初始資訊的重要性，那就是「定錨效應」，一旦接收到最初的訊息，便會以此為基準劃定思考範圍。

那麼，為什麼我們在報告時，往往不從核心內容開始，而是先提到其他次要內容呢？

對報告者來說，「解決當前問題」通常被認為是最重要的，因此自然會先把心力集中在問題解決上。這就是為什麼某些相對次要的部分，反而被優先提及。

對報告者而言，說明自己投入大量時間製作的細節似乎十分重要，但對於聽取報告的人來說，過多細節可能會干擾對整體內容的綜合判斷，這一點務必銘記。如果細節並非報告核心，將其安排在後半部分，不失為一個更恰當的選擇。

報告的過程，本質上是一種資訊交換，報告者務必要清楚區分重要與次要資訊，並合理安排報告順序，才能確保報告內容清晰且具說服力。

A：創業到現在已經三個月，銷售有如預期成長嗎？

B：銷量看來有慢慢成長。

A：跟上個月相比，這個月成長了多少呢？有誰知道本月和本週的銷售目標是多少嗎？

B：……。

是否曾因面對過多數據，無法確定該聚焦在哪些關鍵數字上？即使花了好幾天準備資料，報告時卻因無法回答主管提問而手足無措。有時，明明知道的內容卻答不上來；有時，剛好被問到沒準備的內容。

比起快速完成，準確的數據和合理的邏輯才是計畫報告的關鍵。

這種讓人一時語塞的提問，多半與「具體數字」有關。

如果是詢問意見或想法，還可以憑經驗或邏輯思考應對，但當涉及數字時，若不熟悉，往往難以回答。然而，業務上的數字，要全面掌握並不容易。

在職場上，最需要關注的數字是「目標」。目標可分為兩種，一種是為了維持企業運作的基本經營目標，另一種是為了實現卓越成長的挑戰目標。每個部門常會依據年度目標，再細分為每月目標。

當大目標細化成的小目標越多時，要掌握所有數據幾乎是不可能的。因此，我們需要建立一套思維模式，從最重要的數字開始著手。

身為職場人士，須清楚掌握的目標與業績中的關鍵數字是什麼？答案是：終極目標（期望達成的狀態）與當前目標（當下應達到的狀態）。

我會根據「時間軸」來檢視業績與目標的差距。首先確認當前業績情況，然後依時間順序逐步檢查。這樣的方式，可以分析業績不如預期或超出目標的原因，判斷是暫時現象，還是結構化問題，並制定對策。

可將目標細分為四階段，每週完成一部分，並檢視執行情況，這樣更容易逐步實現目標。

如果以每週為單位執行當前目標，四週內便可以進行四次績效檢查。即便檢查中發現不足之處，也可以透過這四次調整機會進行補強與改進。

在日常工作中，試圖掌握所有繁瑣的數字不太實際。不如先專注於「績效」和「目標」這兩項關鍵數字吧。

A：代理，可幫我比較去年A公司和B公司的營收狀況嗎？

B：根據資料，A去年的營收為五百二十九億韓元，毛利五十二億韓元，營業成本四百五十億韓元；B則是營收四百三十五億韓元，毛利四十四億韓元，營業成本三百五十四億韓元。B還有一次性收益，來自處分不動產的利潤為三十億韓元。從毛利率來看，A為九・八％，B為一○・一％。A年增率二・三％，B則成長二・九％。

A：了解，謝謝說明。不過，可以再說得簡單一點嗎？

在對話中，儘管代理盡力涵蓋所有相關數字，但回應卻是希望他能更言簡意賅。有沒有想過他為什麼會選擇這樣的表達方式？可能有兩原因：

一，對內容理解不夠完整。如果連自己都無法徹底釐清，就更難用簡單方式傳達給他人。

二，誤以為艱澀的表達顯得專業。有些人認為把話說得複雜能展現自己的專業能力。在職場中，雖然需要使用專業術語溝通，但有些人卻過度使用，甚至濫用。然而，若想有效傳達訊息並說服對方，複雜內容需要轉成易懂的表達方式。

簡化複雜數字的方法之一，是將龐大的數據，轉換成以每人、每件或每坪為單位的數值，透過這樣的「單位化」處理，讓數字更直觀易懂。

回到對話，單憑營業額和營業毛利兩項數據，只能對絕對收益規模進行比較，無法進一步了解實際的獲利情況。這是因為數字看起來雖然大，但包含的資訊量卻有限。在這種情況下，可以將營業額或營業毛利除以員工數，計算出「人均營業額」或「人均營業毛利」。

透過單位化處理，轉換為「人均營業毛利」進行比較，可以發現從經營效率的角度看，B公司表現更為出色。

透過將大數字分割成小數字，再細分成更小的數字，可明顯降低數字的複雜程度，還能讓原本隱藏在數字中的意義浮現，使分析結果更加清晰。