聽完別人說話,就想否定?3思維,改掉不自覺的溝通壞習慣
何謂「不否定的心態」? 很少人有自覺「自己老是否定別人」,然而,這種無意識的否定,卻是阻礙溝通和人際關係發展的重要原因。
不否定的心態是,溝通時「警惕自己不要否定對方」。要覺察自己無意識的否定行為,有三個基本思維:別以為基於事實就能否定對方、別以為自己是對的、不過度期待。
「我只是陳述事實」的想法最要不得。會不自覺否定下屬的上司,經常說:「我不是否定你,只是陳述事實。」「我只是指出你做錯的地方。」正因為是事實,所以才更糟糕。
社會一直鼓吹正面思考和讚美的重要性,但其實只要做到「不否定」就好了。
這種想法,會肯定並合理化自己否定、責備對方的言行。 有時候,講理會淪為武器,成為攻擊對方的理由,十分危險。
但我們確實需要基於道理和事實回饋意見,我希望各位思考的不是「有沒有否定」、「是不是事實」,而是對方聽了會不會覺得你在否定他。覺察自己有沒有否定對方,是培養「不否定的習慣」的第一步。
這年頭,大家很喜歡「打臉」,針對某事爭論對錯,似乎成了一種風氣。儘管眾人出現分歧意見時,確實會辯論「A方案和B方案哪個更有效」。然而,溝通上一旦以「爭對錯」為前提,就容易引發爭端。
政商領域上,常出現需要駁倒對方的狀況,但絕大多數生活情境,都沒有爭對錯的必要。重要的是接納多樣性,認可「不同的意見」。
華盛頓大學名譽教授、心理學家約翰.高特曼博士表示:「成年人的人際關係問題與挑戰,六九%沒有明確答案。」 重要的是,體認到意見分歧並不等於否定。應該做的是,建立或找出共同目標,尋找結合兩方意見優點的選項。
否定的其中一種情況是:「對方不符合我們的期待」。當別人辜負了我們的期待,便會忍不住否定對方。
以前,我因為信賴下屬,將工作交代下去,下屬卻未達到我的期待:「這樣很不專業」「你該不會偷懶了吧?」當然,我沒有否定對方的意思。相反的,我是因為相信對方會回應我的期待,但我覺得「被辜負了」。
在工作上,我們常因某人表現不佳,而不自覺全盤否定。想必有人會想:「畢竟是工作,下屬理當滿足期待。成天想著對方盡力了,未免太寵下屬了吧?」確實,但即使你衝著對方發火,也得不到有建設性的結果。
在此,我想提出一個建議。 放棄「責怪對方」的選項。追根究柢,我們只是「擅自寄望別人」。對方無法滿足我們的期待,是再正常不過的事。要是對方表現不如預期,我們可以改變自己的行動。
比起發脾氣,不如思考「下屬要怎麼做才能達成期望」、「哪方面不足?」對雙方都有益。
「難道對方說什麼都不能否定?」「如果什麼都接受,公司豈不是要倒?」誠如前文所述,不否定的意思是,不要一開始就否定對方的話、想法、意見和行為,這不等於「必須對所有事情說Yes」。
「該否定就要否定」「有錯就要指出」,關鍵在於表達方式。該怎麼做?答案是,先認可對方。所謂認可,就是接受的態度,具體做法即複述,「所以你認為……」「你的意思是……」「原來你的情況是……」。
這不是贊成或同意,只是接受事實。在教練學中,這稱作「認可」,不必同意對方所說的內容,你只是認可「對方是這麼說的」這項事實。
表示「認可」時,最簡單的說法是:「這樣啊。」先接受對方的想法,即使你不同意對方的話,也能做到認可。
認可對方的方式,大致可分為四類型:認可存在、認可行動、認可過程、認可見解。
認可存在:認可「對方存在於此時此地」。比方說,下屬在你工作時來找你,這時請停下手邊動作,面向下屬,看著他:「什麼事?」 這裡雖是疑問句,但配合你的行為,能表示你「意識到下屬的存在」。
想要擺脫反射性的溝通方式,首先得養成「主動保持沉默」的習慣。
相反的,請避免繼續處理自己的事情,這一點在職場和家庭中常被忽略,請謹記在心。
認可行動:對對方的行動或成果,給予回應。例如你可以回應:「專案很成功呢。」或你看到孩子為你做了晚餐,可回應:「你今天做了晚餐啊。」你並沒有評論,只將焦點擺在「準備晚餐這項行動」。
認可過程:在事情還沒告一段落,你卻想表示認可,例如對方說:「公司的經營方針,感覺只是在畫大餅。」站在上司立場,可能會說:「你就遵循公司吧。」但這時你可簡單說一句:「原來你是這樣想的。」促使下屬分享想法,你也可以避免說出否定的話。
認可見解:在你即將否定對方時使用的認可方式。「這也是一種想法呢。」「我大概懂你的意思。」告訴對方「我確實接收了你的想法」,至於同意還是反對,則是另外一回事。
無法同意時,如何表達認可?
我將這種暫時擱置的行為,形容為「放進冰箱」。想像一下與下屬對話:「我希望轉調部門。」雖然很唐突,但請耐著性子:「你想轉調部門啊,我先記下。」這就是放進冰箱的回答方式。接著,可鼓勵下屬闡述他的想法。
你需要認可對方丟出這顆球的事實,但不見得要同意。可在不否定的情況下,讓對方自行察覺其他選項。「也不是不行,我先記下來。」你可以暫時擱置,但千萬不能忘掉它。
專案結束後,你一定要詢問對方:「上次你說想轉調,現在有什麼想法?」重要的是讓對方知道「我記得你說過的事」。
在人際關係中,我們都希望不被對方討厭。換個方式說,就是介於「對方既不喜歡也不討厭」的中立狀態。
話雖如此,實際上還是會碰到「不得不否定對方的場面」。因此,我要介紹三種避免造成否定感受的表達方式。
詼諧幽默:一種稍微否定對方,卻不會使對方覺得被否定的小技巧。
留下退路:別劈頭否定對方,「這份企畫案還沒完成吧?」「還有其他候補方案嗎?」不必將對方逼到無路可退。
暗示期望:「不錯。不過我覺得你能提出更好的。」「我覺得你還沒發揮全部實力。」認可對方,同時希望對方改進、調整的意思。
聽說有位電影導演從不對演員喊NG,而是說:「很好!我們再來一次,這次試試其他演法。」他會讓演員演好幾次,再挑選最終使用的鏡頭。
這一點在公司關係中尤為重要。一個團隊裡,對上司既不喜歡也不討厭的人不少,如何與這一類人溝通,將大幅影響團隊績效。重要的不是試圖討人喜歡或避免惹人厭,而是養成「不否定溝通」的習慣。
在溝通上花點心思,很多人會形成對你抱持低調好感的加油團。這種「低調加油團」,在工作上是非常大的助力。
作者:林健太郎
出版社:先覺
出版日期:2024年10月1日
林健太郎 簡介
領導者培育家、No.2有限責任公司高階主管教練、國際教練聯盟日本分部創辦人。曾任職於日本萬代、NTT Communications;曾受邀替全球最大菸草公司菲利普莫里斯國際進行輔導培訓、曾擔任法拉利公司日本認證講師達8年時間。輔導逾800位日本企業、外商和家族企業領導者。
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