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使菁英準時下班的習慣,為何是嘆氣、不用大水杯、打斷工作?

書名:5%一流人才的超效時間術/作者:越川慎司/出版社:幸福文化

你總是到了夜深人靜時才完成工作,明明沒有偷懶,也盡力了,但時間總是不夠用;過慣了被工作追的日子,卻沒得到人們賞識;上司雖然說過盡量不要加班,但真的很少機會能準時下班。

我從前就是這種上班族,明白要加班才得以處理完工作的原因之一,不是因為能力差,只是沒找到簡單的做法而已;之所以被工作追,不是因為沒幹勁,而是因為資源(時間、集中力、精力)終究是有限的。

要是只以做完眼前工作為目的,將很難成就本來應追求的目標。這種把手段當成目的、以結論為前提而採取的行動稱作「確認偏誤」。

在無意識間,你距離原本目標越來越遠,完成工作成了唯一目標,甚至產生達成這個目標的充實感。但回過神來,又陷入無止境的加班中……。

想從加班泥淖中脫身,其實有些「以最低限度努力,脫離現狀的方法」。目標不用放在非成功不可,只需要稍微改變一下行動模式就夠了。

這種時間術適用於95%員工。在仿效菁英時間術的2萬2千人當中,有89%的人回答:「確實能以更短時間達到更好績效。」

想以最高效率完成工作,重點不在於思考如何「削減時間」,而是「該做什麼事」。

菁英,在辦公室的時間非常短暫,比一般員工少50%以上。因為他們會積極與人對談,或到其他部門走動。所以,就算他們口渴,也不會在桌上放置超過500毫升的飲料。

不是說菁英不喝水,而是用更頻繁的方式來補充。敝司的調查負責人,因為無法理解箇中理由而悶悶不樂,所以找了29位菁英進行追加訪談。最後,終於揭開他們刻意不放置500毫升以上飲料的原因。

如果放了一大壺飲料開始辦公,將很難製造起身的契機;另一個原因是擔心自己因作業興奮而工作到停不下來,因而設法養成「需要補充水分時,就起身」的習慣。

這種做法讓菁英不論身處辦公室或住家,都能為自己調整出一些動動身體的機會,連帶提升辦公效率。

另外,我們發現5%的菁英獨自工作時經常嘆氣。

他們並非偷偷嘆氣,而是光明正大的大聲嘆氣,也有人會先嘆一口氣再工作。儘管嘆氣給人消極印象,如「會趕跑幸福」等,但菁英嘆氣的頻率卻是一般員工的2.2倍。

呼吸系統科專家表示,嘆氣亦是一種深呼吸動作,對於大腦功能和精神平靜具有正面效果。當然,將壓力累積到忍不住嘆氣的狀態並不好,但是如果你在進行容易呼吸變淺(急促)的工作時,藉由深呼吸來穩定身心,亦能視為一種有效的手段。

菁英們在開始工作前,往往會做一些儀式(例行公事),以加速進入工作狀態。在這些例行公事中,我們發現嘆氣可同時釋放壓力、集中精力。

所以,請不要對嘆氣抱有罪惡感,試著當作一種釋放壓力、穩定身心的儀式吧。

當人開始進行某項作業時,人體會因為受到刺激而分泌多巴胺,呈現興奮狀態,這時大腦會發出「繼續工作」的信號。可稱作作業興奮(亦可稱行動興奮、勞動興奮),指持續工作帶來快感,進而延長工時。

在這種興奮狀態下,會讓人的判斷力變遲鈍,迷失目的。

一般人以為,如果在工作進展順利的途中停手,會因為專注力被打斷而拉低效率。然而,從行為心理學來看,暫時中斷作業其實能得到正向效果。

菁英巧妙利用了這種心理現象。像是設定好中斷的時間,隨著時間接近,便會因為「至少要有一定完成度」的念頭而提高處理速度。即使中途休息,也會因為在意工作後續,休息後,反能集中精神繼續工作。

為了減少不必要的作業興奮,請設定一個斷點好好休息,提升維持注意力的頻率。

菁英同時也了解堅持與放棄兩者的重要性。想開啟一個新挑戰,要先放棄某事才能開始。然而,決定要放棄什麼事情看似容易,實際做來卻不簡單。

那麼,5%的菁英如何決定要放棄什麼?我們透過訪談調查,大致歸納出4種方法。

優先決定重要工作時間分配,剩下時間再塞入「插隊任務」,便能以最高效率拿出成果。

一,以「抵換原則」來思考:對他們而言,時間管理等於優先事項管理,很重視該在什麼地方投入力氣、哪些地方偷工減料。為了拿出最具影響力的成果,他們會先找出要花力氣處理的重點,全心投入。

我們可說菁英的時間術相當狡詐,不過,也正因為這份計算,才得以做出放棄的決策。我們很難徹底迴避風險,所以「決定要用失去什麼來換得什麼」的想法顯得更重要。

二,理想優先於解決方法:很多人面對大量工作,往往會想著「總之趕快處理就對了」。但只顧著解決眼前的事情,會讓同樣的問題一再出現,無法從根本解決。

關於這點,令人意外的是,擅長控管工作時間的菁英,比起工作,會優先考量與家人相處的時間,或為了享受自己的興趣而提早完成工作。

我們透過訪談尋找原因,結果得到令我恍然大悟的回答:「先決定人生的優先順序,會更容易從根本解決眼前課題。」甚至有位菁英表示:「4L(Labor工作、Love愛、Learning學習、Leisure休閒)的優先順序,會大幅改變一個人的工作方法。」

有時從宏觀的角度思考包含工作在內的人生願景,會意外找到自己真正想投注心力的地方,而非工作的優先順序。

從這角度來思考,就不會受到外在因素影響,可以自身為軸心來決定「要放棄的事情」,不是嗎?

三,檢視是否將手段誤當成目標:假如想實現的理想夠明確,就能割捨與目標無關的手段。特別是那些有一堆待完成工作,時間卻不夠用的人,更要馬上進行。

你可以用三個提問來區別:「目標本身?」「為了達成目標的手段?」「與目標無關的手段?」假如想進一步縮短工時,就該精簡「手段」,針對直接連結目標的工作投注最大的心力。

就如想爬山的人,很難靠胡走亂逛來登頂。你必須估算、做出分配體力的策略,最終才能順利抵達。只要把「工作目標(山頂)」當一回事,自然能開啟通往成果的道路。

四,捨棄外圍,聚焦內圍:菁英會避免在自己無法掌控的項目上費神,他們不願花太多心力或因此累積壓力。

有些菁英甚至提到「扯對手後腿或刻意讓上司難堪,簡直是浪費時間和精神」「對上司的抱怨,下班再說就好」等。

盡量聚焦在自己能影響的範圍,再從中分配時間。妥善整理內圍和外圍,就不會做出試圖影響外圍環境的行動。

透過這4種方法,建立自己的「放棄標準」才能培養放棄習慣,增加展開新行動的機會。

作者:越川慎司
出版社:幸福文化
出版日期:2023年8月2日

越川慎司 簡介
2005年進入日本微軟,擔任業務執行總監、最高品質負責人,也曾執掌PowerPoint、Excel等應用程式專案。2017年成立商務改革顧問公司Cross River,利用IT技術,實踐全體員工週休3日等方針,至今服務逾800家企業,協助執行「勞動方式改革」,提升時間使用效率和熱忱。

本文完
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