Google必修的圖表簡報術(練習本):Google總監親授10堂課×100道練習題=圖表做熟、重點

出 版 社:商業周刊

出版日期:2020/9/24

定價:540元

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Google必修的圖表簡報術(練習本):Google總監親授10堂課×100道練習題=圖表做熟、重點

柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克 Cole Nussbaumer Knaflic

★暢銷冠軍《Google必修的圖表簡報術》暌違五年推出第2彈★

 

Google最強總監柯爾聽到讀者敲碗,終於開班授課!

手把手帶你練習:改圖表→講故事→打動聽眾→說服所有人

 

10堂課、100道練習題,幫你:

圖表做熟×重點畫對×精鍊故事

趕快動手,跟Google總監一起越練越強!

 

  Google前人力分析團隊總監柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克,為Google開發一套資料視覺化課程,透過多年經驗累積,將Google人改造為「用圖表做簡報」體質之後,她將功力化為《Google必修的圖表簡報術》一書,並至各地教學及寫作,完成自己「消滅世上爛PPT」的偉大使命。

《Google必修的圖表簡報術》廣獲好評之後,作者接到成千上萬的感謝以及疑問:自己手上的簡報到底怎麼做、圖表怎麼改,才能掌握「故事力」、「圖表力」,讓觀眾看懂、聽懂訴求,接受講者的主張。

  為了幫助廣大讀者,這本書誕生了!不只是一本書而已而是獨到的沈浸式學習體驗課透過這種方式的練習能夠讓你變成(或是教導他人成為)非常厲害的用資料說故事高手。

  本書能幫助你打造出最精準的圖表與視覺化作品並編織成說服聽眾做出決策、採取行動的熱血故事本書是在《Google必修的圖表簡報術》的基礎課程上進階,並增加全新內容、大量新穎範例,以及一百多道來自各行各業的實例習題。柯爾是用資料說故事的專家,將帶領本書讀者走上修煉核心技巧的道路,從而成為一名經驗老到的資料溝通者。

本書可當做《Google必修的圖表簡報術》的進階指南,書中提供了更多的對話、範例與實作練習,補強前書中教過的課題。章節安排基本上依循前書的架構,但也略有不同。本書的第七、八、九堂課,則是針對前後兩本書中教過的課程,進行綜合練習,以期為大家提供更多的指引和實踐。

本書的每一課都包含三大部分:

1.「老師示範」:習題取材自真實世界的案例,並由柯爾逐步示範思考過程與解題步驟

2.「自行發揮」:包含許多發人深省的問題與習題,讀者需在沒有解答的情況下、自行練習或與夥伴一同解題。

3.「職場應用」實用指引與實例習題,可供練習將用資料說故事的技巧應用到實際的工作中,並透過尋求有用的意見回饋、不斷改良你的圖表,讓圖表更有影響力。

本書透過10堂課、100多道豐富圖表和事例練習,強化你的論點、精準溝通想法、解說圖表繪製、提醒製作時「常犯的錯誤」及「如何改到正確」……等精進Google圖表簡報術的訣竅,各種簡報難題將一掃而空。你可以學到這些:

 

‧你簡報半天,聽眾霧煞煞?→見第1

在開始製作圖表之前,先整理出核心想法,清楚掌握手邊資訊、更流暢地規劃內容,並且簡明扼要傳達給聽眾。

 

‧怎麼偷學好圖表、消滅爛圖表?→見第2

當你看到厲害的圖表時,請深思:厲害的點在哪、你能從中學到什麼、並應用到自己的作品中。當你看到爛圖表時,請照樣思考哪裡不好。

 

‧有文又有圖,怎麼搭配才不會亂糟糟?→見第3

善用「格式塔視覺法則」,以相近、相似、環繞以及連結原則把文字與資料連結起來。

 

‧希望簡報更吸觀眾眼球?→見第4

上台前先測試:眼睛先望向別處,再回顧你的作品,留意你第一眼看到的地方,是你最想要聽眾關注的地方嗎?

 

‧想針對廠商品牌打造專屬簡報風格?→見第5

把品牌風格(顏色、字體、圖形)融入你的圖表設計,它能幫忙打造一個一致的樣貌與感覺,甚至替簡報增添一些個性。

 

  在學完包羅萬象的課程和習題後,你(及團隊)將能輕鬆使出用資料說故事的各種技巧,把雜亂無章的爛圖表變成吸引客戶、傳達訊息、左右決策的最佳工具。

 

★特別提醒★

如果讀者同時買下前後兩本,可以先從頭到尾把《Google必修的圖表簡報術》看完,大致了解圖表簡報術的全貌,以利後續深入探討各個特定議題。接下來便可以自由選擇想做的習題,並直接前往本書裡的相關章節。你當然也可以按順序、一次精讀前一本的一個章節,然後再練習本書的習題。如果你之前便已經讀過前一本,且已熟悉各章節的內容,請直接練習本書中你想做的習題。即便你只單買這本書,書裡的內容也足以讓你獲得基本概念,你可隨時拿起前一本做參考,亦可造訪本書官網storytellingwithdata.com,那裡有豐富的資源提供補充指引。

 

專業推薦

史蒂芬‧佛蘭科奈瑞(Steven Franconeri,西北大學心理學教授,認知科學計畫和視覺思維實驗室主任)

史蒂夫‧韋克斯勒(Steve Wexler,《儀表板全書》〔The Big Book of Dashboards〕作者)

李柏鋒(《INSIDE》主編)

孫治華(簡報實驗室創辦人)

楊斯棓(方寸管顧首席顧問、醫師、《人生路引》作者

 

「我教授大學生、博士生、商學研究所學生和高階經理人數據導向的說故事及溝通方法。在所有這些課堂中,《Google必修的圖表簡報術》是我的核心教科書,並且在每堂課中,學生都希望從柯爾那兒學到更多,特別是動手修改的部分。我很高興現在可以將《Google必修的圖表簡報術—練習本》加進我的課程。對於所有需要傳達數據或傳授別人這項關鍵專業技能的人來說,這本書滿是範例和務實策略,是不可或缺的資源。」

——史蒂芬‧佛蘭科奈瑞(Steven Franconeri,西北大學心理學教授,認知科學計畫和視覺思維實驗室主任)

 

「這本書太棒了!別搞錯,以為這只是《Google必修的圖表簡報術》增加一套練習。《Google必修的圖表簡報術—練習本》是一座提供重要見解的百寶箱,包括變革管理、合作、領導參與、回饋,反覆改善以及如何對組織及其利益關係人之要務進行批判性思考。柯爾提供了清晰明確的說明,關於如何定義

你的受眾群體、確定其需求,以及製作引人入勝又啟發思考的敘事作品。」

——史蒂夫‧韋克斯勒(Steve Wexler,《儀表板全書》〔The Big Book of Dashboards〕作者)

 

「假如我對《Google必修的圖表簡報術》這本書給85分,那《Google必修的圖表簡報術-練習本》我會給它99分。」

——孫治華(簡報實驗室創辦人)

 

「如果你有過不知道怎麼說服公司高層的經驗,如果你苦於不知道怎麼更有效地跟市場上的消費者或客戶溝通,那麼我很建議你好好花一整個月的時間,讓這本書帶領你去學習職場上最關鍵的一個軟實力:以數據很有效率地進行對方無法拒絕和反駁的溝通與說服。」

——李柏鋒(《INSIDE》主編)

 

Google前人力分析團隊總監柯爾雖是圖表製作高手,但她清楚揭示,關於簡報,什麼東西比圖表還重要,這是坊間很多速成工作坊遺漏或不重視的面向。」

——楊斯棓(方寸管顧首席顧問、醫師、《人生路引》作者)

◎本書重點
 

1.全球讀者敲碗等待!Google總監為你開班授課,極具臨場感!

這本練習本,不但告訴你圖表應該怎麼做、連操作細節都讓你練得更精宛如手把手您臨場練習,透過100多道實例公開技術,明確步驟解決問題、改好圖表,最後交由讀者自行發揮。學一次,就跟你一輩子!

 

2.教會你善用圖表抓住觀眾、提案成功的秘訣

身為上班族,一定得做簡報!可是為什麼提案老被退、觀眾常睡著?滿手資料,哪些該做成內文、哪些該做成圖表?該用折線圖或直條圖才好?Google總監示範修改圖表,超詳細說明配色、字型、畫面配置原理與技巧,協助簡報無能者克服資料視覺化的障礙。

 

3.案例含括各行各業、各種職位,你一定用得到!

本書有豐富的實例演練,不限特定產業或職位,業種多元:科技、教育、消費性產品、非營利領域等,不論你是個人學習者、教學者或是團隊領導者,本書都讓你收穫滿滿。

推薦序∣這是所有從事商業簡報的職人與講師必備的一本書/孫治華

推薦序∣讓這本書帶你學習職場最關鍵的軟實力/李柏鋒

推薦序∣花對力氣,在簡報上最重要的事/楊斯棓

 

前言∥這是圖表簡報術的實作大全

 

1課∥有條理,很重要

●  本書的編排方式

●  如何搭配運用前後兩本書

●  你想學習/教導「圖表簡報術」?

●  視覺化工具簡介

●  開始動手吧

 

第2課∥選對有效的視覺元素

●  老師示範

●  自行發揮

●  職場應用

 

第3課∥拔掉干擾閱讀的雜草

●  老師示範

●  自行發揮

●  職場應用

 

第4課∥把聽眾的注意力吸過來

●  老師示範

●  自行發揮

●  職場應用

 

第5課∥設計師思維

●  老師示範

●  自行發揮

●  職場應用

 

第6課∥學習說故事

●  老師示範

●  自行發揮

●  職場應用

 

第7課∥老師示範——進階練習

 

第8課∥自行發揮——進階習題

 

第9課∥職場應用——進階練習

 

第10課∥結語

 

用點狀圖表達我的謝意

推薦序

這是所有從事商業簡報的職人與講師必備的一本書

孫治華(簡報實驗室創辦人)

 

假如我對《Google必修的圖表簡報術》這本書給85分,那《Google必修的圖表簡報術-練習本》我會給它99分。

我邊看邊震驚,因為他規劃簡報的技巧幾乎就是我在企業內訓中,教導學員思考自己提案的方式,真的要我說,相似度也是95%,所以我更可以跟大家說這本書應該是學習商業提案簡報旅途中的必備書籍了。

 

●簡報要從聽眾的角度系統化的換位思考

「簡報不是為了你的資料而存在,是為了你的想法而存在」——這是我在企業內訓中重複過上百次的宣導,但是想法要怎樣呈現?要如何有價值?必須從「寫」開始,因為寫作就是思考力最好的呈現,而寫作最好的演習方式就是系統化的表格管理,讓我們用填表的方式提升我們思考的完整度。

 

●所有的說服只有兩道關卡:達成期望、解決疑惑

而在《練習本》中作者大方的提供了他們的「核心想法表單」,讓你從聽眾的期望、困擾去系統化的換位思考,再從中修正自己的想法中「應該要強調」的區塊,讓每一位讀者都可以利用這個表單踏踏實實的讓自己的思路具象化,說真的,每次我們想要說服聽眾時,我們真的知道他的期許了嗎?我們知道他們對這提案有哪些直覺性的質疑嗎?

 

●所有的教學成效就在於細節的逐步說明

而我在閱讀《練習本》時,總是被他細緻的拆解說明所震撼,因為這些細部的拆解夠細,它才有辦法教會不同的人。一張表格可以細部拆解分析洞察,而根據洞察他又可以示範不同圖表的呈現優劣,也就跟我之前上課時所提到的「即便是高手在分析數據,都是從不斷的嘗試中找到最佳的呈現」,而《練習本》真的用這樣的方式實作出來

 

●你可以透視與拆解專家的大腦思維

假如你是在職場上沒有從簡報中得到優勢的朋友,那我會建議你,好好的詳讀這本書,因為這本書根本就是作者「細部的拆解她自己在構思說服策略與數據呈現的推演藍圖」,而且把每一個版本的藍圖的變化都記錄了下來,讓你們知道專家是如何拆解與規劃一份具有說服力的商業簡報。

我記得在《躍遷》這本書中有說過,我們要懂得跟著聰明的大腦成長,而《實作版》這本書則是做到了讓我們可以「拆解與逐步解釋聰明的大腦的思考脈絡」,說到這邊我也只能說它將成為第二本在台灣簡報書籍中超過五十刷的經典好書,快去看吧。

 

推薦序

讓這本書帶你學習職場最關鍵的軟實力

李柏鋒《INSIDE》主編

 

                                                                                              

Google 必修的圖表簡報術》是相當暢銷的一本經典圖表書籍,即便出版數年仍然常駐在排行榜上,前些日子在書局看到,隨手一翻已經五十刷了。也因為內容相當實用,也與「商周學院」合作了同名課程,開課數年,同樣場場滿座,也顯見在當今的職場上,透過圖表來達到「數據驅動」(Data Driven)、「效率溝通」已經是非常受到重視的需求。

為什麼需要數據驅動?因為現在的產業變化太快,有太多發展沒有任何人有經驗。過去在公司裡非常倚賴資深員工的經驗,「家有一老,如有一寶」,因為經歷過,所以知道怎麼做會是對的,怎麼做會是錯的。但是當整個社會在快速轉型、升級,不但沒有人有經驗,更沒有人知道未來會是什麼模樣,那該怎麼辦呢?「數據驅動」的決策模式才是數位轉型過程中最關鍵的思維模型:擬定要測試的方向,先嘗試做做看,收集資料,分析之後,讓數據來告訴自己怎麼做才是對的。

那又為什麼需要效率溝通呢?俗話說,一圖勝千言,滿是數據的Excel表單大家都看過,但是看得出趨勢嗎?看得出分群嗎?視覺化的溝通,才是現代化的專業技能。可是卻不是所有人都知道怎麼做出一個有溝通效率的好圖表。兩家公司過去十年的季營收資料,同樣可以用來製作成直條圖和線型圖,但直條圖是數十根柱子,線型圖是兩條曲線,哪一個比較能看出趨勢,做出決策呢?

Google 必修的圖表簡報術》就是這樣一本幫助讀者先做出一個好圖表,再透過圖表來說出一個好故事,以最有效率的溝通方式跟市場溝通的好書。如今,作者更推出了《練習本》,手把手帶著讀者去思考到底溝通的目的是什麼?溝通的對象又是誰?如何設計簡報過程的「分鏡腳本」?而主要的目的,就是要去規劃一場近乎完美的簡報演出。

請注意,這不是一本坐在沙發上翻翻就算了的書,這是一本你必須站起來把手弄髒,跟著書上的步驟去實作、去思考,才能有所收穫,進而讓自己在職場上的溝通能力突飛猛進的書。這是一本會讓你練習得很辛苦的書,就像是你要成為武林高手,得從蹲馬步開始練起,經過重重考驗,最後才能成為頂尖高手。

但,我跟你保證,一切的辛苦都是值得的,只要你肯練,工夫就在你自己身上,沒有任何人可以奪走,我自己也練習得很辛苦,但真的很有收穫。如果你有過不知道怎麼說服公司高層的經驗,如果你苦於不知道怎麼更有效地跟市場上的消費者或客戶溝通,那麼我很建議你好好花一整個月的時間,讓這本書帶領你去學習職場上最關鍵的一個軟實力:以數據很有效率地進行對方無法拒絕和反駁的溝通與說服。

 

推薦序

花對力氣,在簡報上最重要的事

楊斯棓(方寸管顧首席顧問、醫師、《人生路引》作者)

 

霍華.馬克斯的名著是《投資最重要的事》。柯爾的《Google必修的圖表簡報術》以及《Google必修的圖表簡報術練習本》討論的內容則可視為:簡報最重要的事。

Google前人力分析團隊總監柯爾雖是圖表製作高手,但她清楚揭示,關於簡報,什麼東西比圖表還重要,這是坊間很多速成工作坊遺漏或不重視的面向。在柯爾書中,她把這些內容放在首章,她特別強調「其實先想清楚我們可能面對的聽眾、想要傳達的訊息,以及需要溝通的內容(並早早取得別人的意見反饋),我們就比較能做出符合聽眾與自身需求的圖表、簡報,或是其他以數據為導向的素材」。

打個比方。如果你的公司擅長鋪設太陽能板,過去你主要的合作對象是魚塭上方或校舍頂樓。你受邀跟一群小學生講節能,過程中你舉了好多例子,你製作相關圖表,顏色毫不花俏,清楚標示重點,一路節奏明快,甚至還準備了禮物鼓勵舉手搶答。

演講結束後,你悵然若失。原來在「call to action」這一塊,你卡住了,你的聽眾聽講後,不知道自己到底能多做一點什麼。

如果你注意到作者曾提醒:「先想清楚我們可能面對的聽眾」,或許,你根本不該接這場演講。

為什麼?因為這些學生根本就不是你的target audience。錯不在你,也不在聽眾。錯在想把你們湊在一起的人,錯在你的允諾出席。

如果你的target audience是一群透天厝的屋主,對節能很有興趣,但不知從何做起,那你這場演講很好發揮,只要運用書上建議設計分鏡腳本,以正確視覺元素凸顯重點,去除干擾閱讀的雜草,讓聽眾知道平均一坪要花多少改裝費用,一年可以省下多少幅度的電費,你秀出過去改裝的成功例子,拿出足以說服人的台電電費單歷史資料,絕對能全程吸引聽眾專心聆聽。

你演講完,找你改裝的生意,可能三年都做不完,生意還會帶來新生意。你是贏家,聽眾、環境也都是贏家。

挑選聽眾往往是最重要的,跟錯誤的對象掏心掏肺,磨心且徒勞。

並不是說跟小學生演講沒有意義,如果要提升小學生的節能觀念,要找對講者。如果講者擅長以高度節能技巧過生活,他喚起的行動,對小學生才有號召力。

另外,我觀察很多作家的新書發表會喜歡選在商場裡的書店或是圖書館的大廳,虛設一個鬆散的報名機制,表定時間一到,就對出席者開講。

這可能有什麼問題?辦過發表會的朋友們告訴我,有逛商場逛累了,過來這邊看有椅子想歇腳就一屁股坐下的大媽,或者是來吹冷氣睡覺的大叔,他們並不是該作家的讀者,可能整場兀自滑著手機玩著小遊戲,可惜了作者準備掏心掏肺的一番心意。

如果所有作家跟出版社的行銷企劃都讀過柯爾的書,應該得重新思考一場新書發表會的核心意義。

一場新書發表會,對這本甫誕生的書來說,當然是一場最重要的簡報。按照柯爾的提醒,第一件事就是想清楚:「你要溝通的對象是誰?」

如果連報名系統都未建置,坐等無差別路人來聽講,實在毫無道理。發表會的目的,不太可能是期待有人聽了之後買書,若然,經濟效益也太差,可能連當天攝影師、工讀生的費用都不夠補貼。

科技教父凱文.凱利曾提出「一千鐵粉理論」。他認為,創作者只需擁有一千名鐵粉就能餬口。我認為新書發表會的溝通對象,就是這一千鐵粉。

我有一個朋友也是這個說法的信徒,他說他的新書發表會,想要辦在安藤忠雄講堂,他個人不支講酬,但會為了自己舉辦在安藤講堂的新書發表會準備一個月,入場的門票,只要能均攤場地費跟行政人員費用即可,他據此來篩選聽眾。

我認為這是一個創新大膽但又完全符合柯爾簡報原則的創舉,我希望他成功,也希望其他人起而效法,若然,台灣的新書發表會上絕對會擦出新火花,寫下新局面。

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摘錄1_前言_這是圖表簡報術的實作大全

●你想學習/教導「圖表簡報術」?

當初我在撰寫《Google必修的圖表簡報術》時便設定兩種不同的讀者群,但他們皆抱持著相同的目標──利用圖表提升溝通效果。至於本書設定的兩大讀者群則有截然不同的目標:

 

  1.  想要學習如何利用圖表提升溝通效果;以及
  2.  想要指導/教導他人如何利用圖表提升溝通效果;或是想要提供反饋給他人。

 

儘管本書的內容符合上述兩大族群的需求,但他們若想要獲得最大的學習效益,使用本書的方法卻稍有不同,所以各位可視你個人的目標之所需,適當運用以下的策略,以獲取最大學習功效。

我想學會用圖表提升溝通效果

由於後面有部分內容是接續前面的內容或是有所關連,所以請各位從本書的第一章開始讀起,並按照編號依序讀畢。之後各位便可按個人的需求或目標,自行複習讀過的內容或做過的習題。

本書每一章的開頭,都是《Google必修的圖表簡報術》某個課程的重點摘要,如果遇到你不熟悉的內容,不妨參考《Google必修的圖表簡報術》中的對應章節。

看完後,請直接開始做老師示範這部份的習題。請各位先嘗試自己解題──別急著翻看解答(這根本是自欺欺人!)如果你是跟別人一起使用本書,很好!因為其中很多活動非常適合團體討論。儘管有某幾道習題是接續之前的習題,不過各位不必依序做這部分的習題。

一旦你花時間開始做某些習題(我指的是寫字、畫圖,並運用適當的工具解題,而非光是在腦中思考),仔細閱讀我們提供的解法,認真觀察我們的解法跟你的有何相同或差異之處。請注意,只有一個「正確」答案的情況少之又少,任何問題通常都會有好多種解決方法,所以各位不必把我提出的解法奉為圭臬。但請務必讀完所有的解法,因為你可能會從中發現一些很有用的建議、訣竅與細微差異。

做完老師示範這部份的習題後,就接著做自行發揮這個部份的習題。這部分的習題跟上個部分差不多,只不過沒有附上我示範的解法。如果你們是一群人一起練習,最好每個人先負責解一道題,然後再一起簡報與討論。由於每個人的解題手法可能截然不同,如此一來便可學到好多種解法。各位正好可以利用跟別人討論的時候,練習說明你的設計抉擇與決策,以進一步釐清你的思維,並幫忙改善未來的應用。不論你是自行解題還是跟別人一起解題,最好都請別人對你建議的方法提出反饋,這能幫助你搞清楚你的提案是否行得通,以及哪些地方需要進一步改善其成效。

不論何時,若是你發現某一章的課程很適合應用於你目前正在處理的專案,請直接翻到那一章的職場應用部分。這裡的習題包含了詳細的指導和解說,能夠直接應用於實際的工作場合,你越常練習,就會越來越得心應手。

每一章都是以討論本章的課題重點作結,請跟你的夥伴認真討論這些問題,甚至可以把它們當成大型讀書會的討論基礎。

每一章的習題是以練習該章介紹的課程為主,第七、八、九課則提供了綜合性的範例和習題,顯示圖表簡報術的完整應用。第七課(「老師示範」的進階習題)提供了完整詳盡的個案研究,先由各位嘗試自行解題,然後我會提供我如何解題的思考過程。第八課(「自行發揮』的進階習題)提供了更多的個案研究,與更紮實的習題,請各位在沒有解答的情況下自行解題。第九課(「職場應用』的進階習題)則提供了在職場上應用圖表簡報術的訣竅、帶領團體學習的指,以及可以用來評量你自己的作品與尋求他人反饋的評量指標。

各位在學習這套圖表簡報術時,務必設定具體的目標,並把這些目標告知你的朋友、同事或主管,詳情請參考第九課。接下來,我們要來說明想要教導別人學習圖表簡報術的人該如何使用本書。

我想指點/教導/訓練別人學習圖表簡報術

你有可能是團隊的主管或領導者,想對下屬做的圖表或簡報、提供有建設性的反饋;抑或者你在組織裡的工作,是負責同仁的學習與發展,想要打造內部專用的圖表簡報培訓計畫。你也可能是大學裡的講師,打算開課教學生用圖表做簡報這項重要技能。不管是上述哪種情況,各位都能從每一章的重點摘要、快速得知本章的課程重點。接下來,對各位最有價值的當屬第二與第三部分的練習:「自行發揮」與「職場應用」。每一章都是以問題討論作結,你可以把它們分派給學生練習,或是拿來考試,或當做團體討論的基礎。

自行發揮」這部分精選了設定目標的習題,以幫助學習者練習本章以及《Google必修的圖表簡報術》中的相關課程。這些習題可以拿來當做課堂實作的練習基礎,或是當做回家作業,其中有些習題相當適合當做小組報告的題目。這部分的範例並未附上解答,其中的問題還可當成模型:只需換掉其中的資料或圖表,就可打造成你的獨家習題。

職場應用」的習題附有指引,可直接拿來當做專業人士的在職進修教材;也可以把這些習題用於課堂的小組討論。想要發展團隊簡報技巧的主管,可要求組員聚焦於跟其工作或專案有關的特定習題;也可用於個人的目標設定或生涯發展。對於有意教導圖表簡報術的人士,第九章有更多「職場應用」的習題,包括引言人指南與評量指標。

●視覺化工具簡介

能把數據資訊視覺化的工具有很多種,例如Excel或Google Sheets之類的試算表應用程式;有些人可能很熟悉Datawrapper、Flourish 或infogram之類的圖表製作工具,或是Tableau或PowerBI之類的軟體;也許有人很會R或Python或是D3(Javascript)之類的程式語言。不論你選擇使用哪一種或哪一組工具,務必學到精熟,免得它們成了破壞你溝通效率的絆腳石。工具本身並無好壞之分──任何一種工具都可能很好用或沒那麼好用。

說到做本書中的習題,我很鼓勵各位:善用手邊現有工具,例如你目前正在使用的工具,如果你想學會使用新的工具當然也無妨。雖然「老師示範」裡提出的解法,是用微軟的Excel製作的,不過各位不必跟著依樣畫葫蘆,而可自由選擇適當的工具,我們的線上圖書館裡就提供了使用其他工具製作的解答,歡迎大家抽空來看看。既然談到工具這個主題,我強烈建議各位在閱讀本書時,手邊一定要備妥紙筆,若能準備一本筆記本更好,因為許多習題都需要你動手寫下來或畫草圖。在我們探索與練習的過程中,使用一些低度科技的工具好處多多,它能讓你在使用科技工具時更有效率。

●數據資料何處尋

本書中所提及的數據資料、以及「老師示範」裡的所有圖表,全都可以從storytellingwithdata.com/letspractice/downloads下載。

●開始動手吧

在人類的歷史中,從未曾像現在一樣,幾乎人人皆可取得海量的數據資料,但是我們用圖表與視覺工具來說故事的能力卻沒跟著與時俱進。想要領先同儕的組織或個人,必須認清前述能力並非天生,並願意投入時間和工夫認真鑽研。只要多用點心力,我們每個人都可以用手邊的數據資料,說出足以打動人心並影響決策的好故事。

我很樂意幫助各位提升你用資料說故事的能力。

咱們開始練習吧!

 

摘錄2_1課∥有條理,很重要

習題 1.3:核心想法表單

核心想法這個概念,能幫助我們釐清想要傳達給聽眾的主要訊息。此一概念係由南西.杜爾特於《簡報女王的故事力!》一書中提出,她認為核心想法必須要能(1)闡述你的獨到觀點;(2)表明利弊得失;(3)用一句話完整表達你的想法。在開始製作圖表之前,先花點時間整理出我們的核心想法,能讓我們清楚掌握手邊的資訊、更流暢地規劃內容,並且簡明扼要地將重要訊息傳達給聽眾。

在我們的簡報術工作坊中,我們會用核心想法表單來幫忙學員理出頭緒,學員都表示很意外這個簡單活動的效果奇佳。所以接下來我們要做幾個相關的練習,好讓各位能夠見識核心想法表單的實際用法。我們要沿用習題1.2縮小聽眾範圍的情境來做練習。請看以下的前情提要。

你在某個全國性的服飾零售商工作,你針對你們公司與競爭對手的顧客做了一份調查,詢問關於開學採購季的各種問題。分析資料後你不只發現你們公司的優勢,也找到一些需要改進之處──各分店的顧客滿意度不一致。你們團隊在探討各種可行辦法後,打算向上級建議投資於售貨員訓練課程。你需要獲得大家的共識認為這是正確的行動路線,並取得開發訓練課程以及授課的必要資源(預算、時間、人力)。

還記得我們在習題1.2縮小聽眾範圍得到的結論嗎?我們的溝通目標是要打動最終決策者:零售業務部門的大主管。請根據上述情境填寫次頁的核心想法表單,並在必要時做出合理的假設。

※圖_核心想法表單※

想像你是本地某個動物收容所的志工,這是一個非營利的公益組織,專為流浪動物提供醫療照顧與安排民眾認養。你幫忙策劃每個月的流浪動物認養活動,今年收容所立下一個宏願,希望本年度動物認養件數能增加20%。

依照慣例,這些例行活動都是週六上午在你們社區的戶外空間(公園和綠地)舉行。不過上個月因為天候不佳,活動被迫移到本地某家寵物用品店的室內舉行。該次活動結束後,你意外發現到:與之前的活動相比,這次的認養件數竟然增加將近一倍

你對於認養件數大增的原因有一些初步的想法,並認為在這家店舉辦活動是很有價值的。你打算對未來三個月的活動推出一項試行方案,看結果能否證實你的想法是對的。為了執行此一試行方案,你預估每個月需要花五百美元印製文宣、還需要收容所的行銷志工支援3小時幫忙宣傳活動。你想在下個月的會議中請求活動委員會核准試行方案,所以你現在要好好準備你的簡報內容。

請根據上述情境填寫下一頁的核心想法表單,並在必要時做出合理的假設。

※圖_核心想法表單※

 

摘錄3_6課∥學習說故事

習題 6.2:用文字說明數字

在完成圖表後,我會要求自己用一句話來說明它的主要重點;我發現這個作法挺管用的,因為在我拼命思考的過程中,往往能激發出更多靈感,讓我用不同方法呈現資料,更能凸顯我想強調的重點。

我們就拿一個實例來練習吧,想像你在某銀行負責分析催款資料。你們是使用電話語音催帳系統,但許多電話往往無人應答,若有人接聽電話,催收人員就可跟對方協商還款計畫,並將此帳戶歸類為「已處理」。你們用了幾種指標追蹤電話催帳的成效,這裡我們要看的是滲透率,它指的是「已處理」的帳戶數在電話催帳總數中所佔的比例。

請看圖6.2a,它顯示了2019年每個月的「已處理」帳戶數、撥出電話通數以及滲透率。

※圖6.2a※

步驟 1:請各用1句話寫出你觀察此圖的3種心得,你不妨把它們視為可用來強調這份資料的主要重點。

步驟 2:如果你要簡報這份資料,你想聚焦於哪句話?為什麼?你還想納入其他任何面向嗎?你會怎麼做?

步驟 3:你打算如何修改此圖、好讓聽眾更注意你想強調的主要重點?請寫下你想做的變更。

步驟 4:下載資料,用你的工具重製此圖、並做出你想要的變更。

●解答 6.2:用文字說明數字

為了找出正確的文字來描述圖表,我必須仔細檢視數據、並思考當中的主要重點是什麼,以及我想要向聽眾強調哪些面向。

步驟 1:當我檢視這份資料時,我發現這一年內的催款活動大致都呈現下降的趨勢。但是我們應該說得更具體些,這就是為什麼我要寫出3個心得(而非只寫下腦中想到的第1個想法)。此圖描繪了3組資料數列,以下就是我對每一組資料的觀察心得:

 

  1. 這一年來每個月的已處理帳戶數不盡相同,但大致上呈現減少的趨勢。
  2. 一月至十二月間,撥出電話通數一共減少了47%,十二月大約撥打25萬通。
  3. 這一年的滲透率顯著下降。

 

步驟 2:我想聚焦於滲透率的減少,因為它會連帶反映出其他組資料的情況;我也會順便提及另兩組資料,因為它們能為一些值得注意的情況提供重要的脈絡。例如每個月撥出的電話通數明明持續減少,但滲透率卻也是下降的。按理說,每個月撥出的電話通數變少,是因為已處理的帳戶數變多,但實際情況顯然不是這樣。我猜測這有可能是因為容易處理的帳戶(找得到人或是有意願還款的人)全都已經處理了,所以雖然現在需要電話催帳及處理的帳戶變少了,但剩下的都是些比較棘手的帳戶?如果我想要搞清楚是什麼原因造成眼前所見的情況,勢必要查清楚相關的脈絡才行。

至於我要如何納入這份資料的其他面向,我打算落實本習題的主旨,也就是用文字說明數字。例如我的第2個心得指出:「一月至十二月間,撥出電話通數一共減少了47%,十二月大約撥打25萬通。」我可以在現場簡報時口頭說明此事,也可以把它寫在「講義」上,此舉為呈現資料的方式開啟了更多可能性,這點我們稍後會再深入檢視。

步驟 3:我的確想改變呈現這份資料的方式,我喜歡原圖整體呈現的俐落感,不過目前位在圖表上方的圖例、以及右側的第2條y座標軸,都會增加聽眾的認知負荷,因為他們的目光必須來回掃視,以確認該如何閱讀此一資料,我想把圖改得更容易閱讀。再者,我想用文字提供一些脈絡,幫助我們聚焦於圖中的滲透率。

步驟 4:為了讓各位看到我的思考過程,我們要來逐一檢視呈現這份資料的各種觀點。首先,我會移除第2條y座標軸,以及它所標註的資料數列(也就是滲透率,稍後才會再放進來)。請注意原圖中的已處理帳戶數與撥出電話通數呈現某個比例,我打算把它們放在一起呈現,但我會稍微更動資料,改為呈現已處理帳戶數與無回應帳戶數,請看圖6.2b。

※圖6.2b※

在圖6.2b中,直條的總高其實包含已處理與無回應兩組資料數列,兩者合計就等於撥出電話通數。既然我們已經說了要用文字說明每個月的撥出電話通數變少的情況,就表示我們不必直接顯示它。因此,我打算改用百分比堆疊直條圖,這樣雖然看不出電話通數下降的情況,卻可更清楚看出已處理與無回應兩者的比例──滲透率,請看圖6.2c。

※圖6.2c※

改成百分比堆疊直條圖的好處是,觀眾能更容易看出電話催款的成效:已處理帳戶數佔撥出電話通數的比例。但我們還可以再更進一步,移除直條間的空間,並改成區域圖,請看圖6.2d。

※圖6.2d※

我不常使用區域圖,但它們偶爾也有派得上用場的時候,本例即是如此。區域圖的缺點之一是它有時會讓人搞不清楚,各組資料究竟只要看堆疊在其他組資料之上的部分、還是包含x軸往上的所有部分。不過這個百分比堆疊區域圖卻是相當直觀的。

採用這個觀點有幾個好處,我們可以透過色彩引導觀眾聚焦在已處理帳戶數的佔比,而分隔綠色與灰色區塊的那條線就是滲透率。

觀眾來回打量圖例與資料,是我想修改的重點之一。各位已從其他案例見過,我常用的手法就是把圖例放在圖表的左上角(通常位於圖表標題正下方,本例亦是如此)。因為這個作法符合人眼以「之」字型路線視物的習慣,能確保觀眾先看到圖表的閱讀方式、然後再看到實際的資訊。另外一個作法則是直接標記資料點,我試過用反白的方式把無回應與已處理分別標示在對應區域,但不管是向左或向右對齊,我都覺得雜亂礙眼,所以最後我決定還是把圖例放在左上方,只直接標示滲透率。

我們就這麼辦吧,並直接標記最後一個資料點以示強調。由於沒有更多的脈絡可以得知這情況是如何形成的,我決定就此打住,請看圖6.2e。

※圖6.2e※

在此我需附帶說明一下,大家對於圖6.2e的評價不一,有些人覺得百分比堆疊區域圖不易理解,還不如簡單的堆疊直條圖,因為它能讓我們看到絕對數字。我感覺我好像太過執著於自己創作的解答,雖然我得到這樣的意見反饋,但我還是決定把這個圖呈現出來,因為它採用一種較不常見的觀點來看這份資料,凸顯出試著用跳脫常態的觀點看事情是OK的。不過如果我打算在商業場合呈現此圖,我會尋求更多意見反饋,來決定是否直接使用此圖,抑或做些修改以滿足觀眾的需求。

重點是:用文字說明數字,能夠幫助我們搞清楚想要傳達的訊息、以及最有效的呈現方式。圖表搭配適當的文字說明,有助於確保聽眾正確理解我們傳達的訊息。