Google必修的圖表簡報術(修訂版):Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都

出 版 社:商業周刊

出版日期:2020/9/24

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Google必修的圖表簡報術(修訂版):Google總監首度公開絕活,教你做對圖表、說對話,所有人都

柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克 Cole Nussbaumer Knaflic

★年度商管書總冠軍、Amazon簡報類長踞no.1

修訂版+練習本,重磅回歸簡報講台★

 

「柯爾來拯救大家脫離爛PPT了!」

——Google人力營運部資深副總裁狂推

Google最熱門內部訓練,摩根大通、比爾蓋茲基金會搶著學!

 

現代科技方便,信手拈來就能做出一張圖表。但此般優勢並沒有讓溝通變得更輕鬆,卻產生反效果。手頭的資訊越多,越難去蕪存菁、挑選出最重要的精髓——大概每個人都有被ppt惡整的經驗:字型有圓有方、五顏六色、項目符號和醒目提示亂成一團,整個簡報變成一場慘劇,讓人想直接離開報告現場。資訊圖表根本看不到資訊,統計圖和表格甚至還會誤導聽眾,讓人越聽越迷糊。

 

曾任Google人力分析團隊總監6年的柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克,負責協助分析團隊和Google其他部門的溝通,她接收到的業務訊息都是最棘手、最難處理的資訊,像是「如何當個好主管」之類的主題,但她一向都能用這些資訊製造出最洗練、最好吸收的圖像,並用最有說服力的方式來說故事。她為Google開發出一套資料視覺化的訓練課程,不僅教全體Google人,還曾至各地開課五十次以上。

 

柯爾所提出的「別跟著流行走」(刪減花稍的過場動畫、圖像和文字,以訊息為中心)、「簡潔才是王道」(簡報的重點是清晰易懂的故事,而非漂亮的數據圖)等,都是她的名作。最後,她決定寫下《Google必修的圖表簡報術》,至各地教學,完成自己「消滅全世界爛PPT」的偉大使命。本書至今已在全球各地推出十多種語言的譯本不僅榮獲全球一百多所大專院校採用為教科書且是成千上萬名學員參與的「用資料說故事工作坊之教材以下就是本書的內容:

 

‧搞懂簡報的條理

→搞清楚你的觀眾是誰?你希望他們知道什麼?希望他們做什麼事?

‧選擇適當的視覺呈現

→教你想清楚是文字好?表格讚,還是線圖才好用?(提醒你圓餅圖和3D立體是地雷!)

‧拔掉與重點無關的雜草

→簡單是上策、複雜會眼花。慎選放在頁面的元素,刪掉會耗腦力的非必要元素。

‧集中聽眾目光

→了解人類視覺運作原理,將觀眾的注意力導向你想要的地方,讓觀眾吸收你想要溝通的事上。

‧人人都能當設計師

→把你的頁面變得更易讀、更好用、更漂亮。

‧說動人故事

→學編劇大師,說出清晰明瞭、有起承轉合的故事;確保故事順利傳達到聽眾耳裡,達到你想要的效果。

‧實戰演練

step by step教你把資訊說清楚,把爛圖表改好,把好圖表變生動。

 

正如前Google前人力營運部資深副總裁、《Google超級用人學》作者拉茲洛.博克所說,這10堂必修課「教導大家如何從一片雜音當中汲取出真正重要的訊號,讓我們的聲音更容易為他人聽見。」上完課,不用再怕簡報秀出的圖表沒效果、沒人聽、看不懂!

 

專業推薦

拉茲洛.博克((Google 前人力營運部資深副總裁,《Google 超級用人學》作者)

南西‧杜爾特(杜爾特設計執行長,《簡報女王的故事力!》作者)

王永福(頂尖簡報及教學教練,《教學的技術》《上台的技術》作者)

齊立文(《經理人月刊》總編輯)

 

「柯爾的這本大作是一本有趣、平易近人又相當實用的作業指南,教導大家如何從一片雜音當中汲取出真正重要的訊號,讓我們的聲音更容易為他人聽見。」

——拉茲洛.博克(前Google 人力營運部資深副總裁,《Google 超級用人學》作者)

 

「投影片當中重要的其實不是資料,而是資料本身的意義。柯爾相當了解這點,並寫出了一本淺顯的指南,讓所有有資料交流需求的人能更有效率地與聽眾溝通。」

——南西‧杜爾特(杜爾特設計執行長,《簡報女王的故事力!》作者)

 

「如果您是專業人士,工作簡報經常需要用到圖表呈現,那我跟您保證,這絕對是一本值得您仔細閱讀、用心學習的好書。」

——王永福(頂尖簡報及教學教練,《教學的技術》《上台的技術》作者)

 

「你雖然不是設計師、不會畫圖、看到Excel 就害怕,但是別擔心,你的「視覺直覺」還是最重要的。先想好你要說什麼、挑選最合適傳達訊息的圖表,再來學習軟體、工具怎麼用,才是提升視覺溝通力的合理邏輯。」

——齊立文(《經理人月刊》總編輯)

◎本書重點
 

1.全球最具指標性的Google,員工必修圖表簡報術首度公開

Google總監將多年來教Google人的圖表簡報術總結為10堂課,也於摩根大通銀行、比爾‧蓋茲基金會、Ebay、惠普、AdobeAmazon……開班授課,深獲好評。幫所有人打好基礎:6招把數字轉換成故事 × 10堂實戰特訓=解決所有無效溝通問題!

 

2.教你做出讓觀眾聽進去、溝通到的簡報

人人都得做簡報,學校有教Excel圖表,卻沒有教怎麼讓觀眾一看就懂、一看就被說服。Google總監以明確的step by step指南before and after精彩範例,協助讀者克服資料視覺化的障礙

 

3.簡報無能者的救星來了!邊看書、邊吸收、邊把簡報做好!

簡報半天卻沒重點?提案總是被打槍?圖表觀眾看不懂?上台像念稿,越講越心虛?有救了!作者以「消滅全世界爛PPT」為使命,教你將混亂資訊化為視覺圖表→上台說好故事→說服觀眾!

 

4.各產業都好用,實例滿載!

內容以基礎概念與實例演練為主,不限特定產業或職位,實戰案例包山包海,科技、教育、消費性產品、非營利領域等,所有人都學得會,用得著。

 

5.各書店年度最熱銷商管書

 甫出版即強登各大榜商管榜首,讀者5顆星強推!

 

推薦序完成「消滅全世界爛PPT」的偉大使命/拉茲洛博克

推薦序把圖表變成簡報說服的好工具/王永福

推薦序資料的清晰度,反應你思考力的強弱/齊立文

 

前言用圖表說好故事

到處都是爛圖表                               

沒有人天生就會用資料說故事

這本書是寫給誰看的?                   

我怎麼學會用資料說故事的?

用資料說故事的6堂特訓                       

不同產業的實例,應有盡有

不限使用特定工具                           

本書的架構

 

1有條理,很重要

探索型分析(一百顆牡蠣)vs. 解釋型分析(兩顆珍珠)

對象、內容與方法                           

對象(Who

內容(What                                           

方法(How

舉個例子說明:對象、內容與方法

搞懂脈絡:該問的問題

‧3分鐘故事 & 核心想法                 

分鏡腳本

 

2選對有效的視覺元素

數據少,就用「純文字」               

「表格」的主角是資料

‧4種常用「圖表」              

用「點型圖」看分布       

用「線型圖」看關聯           

用「條狀圖」比多少       

用「區域圖」看差異           

其他種類圖表         

盡量別用的圖表:圓形圖       

向立體圖說「不」

 

3拔掉干擾閱讀的雜草

「認知負荷」越大,越懶得看     

雜訊應該清乾淨

格式塔的視覺法則                           

缺乏視覺秩序的惡果

未多加考量的使用對比                   

‧step by step除雜訊

 

4把聽眾的注意力吸過來

用大腦看東西                                   

照過來!前注意特徵能幫助集中目光

文字中的前注意特徵                       

圖表中的前注意特徵

大小怎麼用                                       

色彩怎麼用

 

5設計師思維

一眼就能看出功能                           

對各種人都好用

美的設計比不美的要好用               

增加接受度

 

6解析5個好範例

範例?折線圖                                   

範例?加進預測與註解的折線圖

範例?100%堆疊直條圖                  

範例?正負堆疊長條圖

範例?堆疊橫條圖

 

7學習說故事

故事的魔力                                       

創作故事架構

怎麼開頭                                           

中段

安排敘事結構                                   

重複的力量

將故事說清楚的技巧

 

8動手改造爛圖表

練習第1課的「理解脈絡」       

練習第2課的「選擇適當的呈現方式」

練習第3課的「移除雜訊」        

練習第4課的「集中聽眾的注意力」

練習第5課的「設計師思維」    

練習第6課的「說故事」

 

95個改造案例

案例?深色背景的色彩安排           

案例?在視覺元素中使用動畫

案例?順序的邏輯                           

案例?避免麵條圖的策略

案例?圓形圖的4種替代方案

 

10不只學會,還要越來越好!

後續該做些什麼                               

協助團隊改善資料敘事能力

 

寫在最後

謝辭

參考書目

推薦序:完成「消滅世上爛PPT」的偉大使命     

 

拉茲洛・博克(Google前人力營運部資深副總裁,著有《Google超級用人學》〔Work Rules!〕)

 

「權力(Power)使人腐化,但PPT(PowerPoint)導致絕對的腐化。」

——耶魯大學榮譽教授愛德華・圖夫特(Edward Tufte)

 

每個人都有被投影片擺一道的經驗:字型、顏色、項目符號和醒目提示亂成一團,整個簡報變成一場慘劇,讓人想拋下麥克風直接離開。資訊圖表根本看不到資訊,讓聽眾怵目驚心。統計圖和表格甚至還會誤導聽眾,讓人越聽越是迷糊。

現代社會科技方便,信手拈來就能做出一張圖表。我能想像有個倚老賣老的傢伙(說不定我也是這種人?)站在我背後,邊搖著頭邊念念有詞,說什麼當年他們都要用手畫圖,下筆之前都要用腦袋好好想過。

全球的資訊垂手可得,但此般優勢並沒有讓溝通變得更輕鬆,反而產生了反效果。手頭的資訊越多,越難去蕪存菁、挑選出最重要的精髓。

於是,柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克來拯救大家了。

2007年末,我認識了柯爾。我在前一年獲Google公司招聘,負責召集「人力營運」團隊,為Google尋找人才、留住人才、並為內部員工安排休閒娛樂。加入Google不久後,我便決定成立人力分析團隊,並要求團隊成員讓人事方面的創新不輸給產品層面。柯爾獲選進入此團隊、成為關鍵創始成員之一,擔任分析團隊和Google其他部門的溝通橋梁。

簡潔扼要似乎是柯爾的天性。

她接收到的業務訊息都是最棘手、最難處理的資訊,像是「如何當個好主管」之類的主題,但她一向都能用這些資訊製造出最洗練、最好吸收的圖像,並用最有說服力的方式來訴說故事。「切勿讓數據跟著流行走」(刪減花俏的過場動畫、圖像和文字,以訊息為中心)、「樸素就是一切」(簡報的重點是清晰易懂的故事,而非漂亮的數據圖)等,都是她做過的精彩指南。

我們請柯爾到各地授課,在接下來的6年內開授了50次以上的資料視覺化課程,最後她決定出走,完成自己「消滅世上爛PPT」的偉大使命。如果你覺得這問題根本沒那麼重要,那就上Google搜尋看看「PPT害死人」(powerpoint kills)吧,結果將近有五十萬條條目呢!

本書是柯爾針對現下環境寫出的著作,替愛德華・圖夫特等資料視覺化先驅的作品進行補充與更新。她過去的合作對象包括全球資訊處理量數一數二的公司,也包括了一些使命驅動、資訊量極低的機構。無論對象為何,她皆能成功協助它們塑造公司訊息與思考模式。

柯爾的這本大作是一本有趣、平易近人又相當實用的作業指南,教導大家如何從一片雜音當中汲取出真正重要的訊號,讓我們的聲音更容易為他人聽見。

這不就是重點所在嗎?

 

推薦序:把圖表變成簡報說服的好工具

王永福(頂尖簡報及教學教練,《教學的技術》《上台的技術》作者)

 

如何把資料轉化成圖表,變成簡報說服的工具?原來,Google 式的圖表簡報,是這麼做的!

身為簡報教練,不論是上台技術、簡報表現、視覺呈現、甚至投影片設計,每個領域我都會找到幾本經典書籍,不僅自己閱讀,也推薦學員參考。但關於圖表製作及資料展現,我卻一直找不到一本經典又簡潔的參考書籍。

但在專業及商業簡報中,如何利用圖表或資料表格,把大量的資訊化繁為簡、清楚呈現,卻一直困擾著許多簡報者。雖說「文不如表,表不如圖」,但有多少次我們被複雜的圖表搞到頭暈?又有多少次我們被大量的數據所淹沒?雖然依照不同的簡報個案,我們可以給一些不同的調整建議;但有沒有什麼更系統化的方法,可以幫助專業簡報者,更有效的呈現手邊的資料?讓資料不僅是資料,而是可以說服聽眾的有效工具?

這本書,提供了一個完整的解答!

從一開始作者就告訴我們,要先搞清楚對象是誰、他們想要什麼、他們的目標和需求。我非常認同這樣的觀念,因為唯有把目的跟對象弄清楚,接下來的簡報呈現及設計才有意義!而下一步驟,作者建議大家關掉電腦,從構思開始,用小紙片規畫一下接下來的呈現流程,才不會一開始就掉入電腦技巧操作的陷阱之中。這樣的方法也跟我平常教學採用的便利貼法非常類似,可見好的方法全世界都認同。

接下來作者開始用實際案例教導我們如何透過簡化、強調、消除、動態呈現、設計師思考等不同的原則,讓圖表更有效呈現。而搭配核心目標確認及說故事的手法,讓資料不僅是資料,而成為一大說服利器。

我最喜歡的是:本書搭配了大量的案例,精彩呈現出修改前及修改後不同的效果,甚至有幾個章節是以個案的方式呈現,逐步的把原本繁瑣的圖表,調整成非常具有說服力的精彩投影片。圖表彩色印刷,也對我們理解作者想表達的概念很有幫助。可以這麼說,這不是一本圖表設計理論的書,而是基於作者札實的經驗,配合上一個又一個的實務案例,所匯集而成的精彩簡報書籍。

對了,書上這些方法及技巧,也是作者在 Google 內部的教學內容。透過這本精彩好書,我們也能一窺什麼是 Google圖表簡報術。重要的是:如果你是專業人士,工作簡報經常需要用到圖表呈現,那我跟您保證,這絕對是一本值得您仔細閱讀、用心學習的好書。熟讀書中觀念,搭配個案實作,再規畫好您的資料呈現腳本,最後記得在上台前多練習幾次;相信您一定能善加使用圖表,為你的專業簡報加分。

 願你上台自在,自信上台,一起加油!

 

 推薦序:資料的清晰度,反映你思考力的強弱

齊立文(《經理人月刊》總編輯)

 

某一場簡報結束後,有個聽眾走上前來,客氣地遞了一張小紙條給我。打開一看,大意是:我建議你的簡報不要「都是字」;講話過程中,也可以穿插一些「笑話或小故事」。

儘管我很樂於接受批評建議,但是心情還是低落了一會兒。我覺得自己的口語表達應該還算清晰,講話時也不會把簡報內容當稿子念,為什麼效果好像不太好?

幾年前就約略可以歸納出來、也能理解的原因,現在看來更清楚、也更迫切:在資訊爆量的時代裡,所有訊息已經到了只要觀眾的「眼球需要用力,就會被忽略」的程度了。甚至,說得更戲劇化一點,我們往往只有幾秒鐘的時間,抓到聽眾的眼神和心神,訊息一複雜、一模糊,觀眾就會無情地滑開、跳開。

所以,承認吧,看圖、看影片,就是比看字輕鬆;平鋪直敘,就是沒有說故事(甚或笑話)來得動人。

因此,想要精確傳達你想講的訊息,達成你預期的結果,「苦工」應該要由你(簡報者)來做,在台下就先完成資料的梳和探索(exploration),然後交給聽眾「易懂」的內容,也就是你的解釋(explanation)、你的洞察(insight)。而這正是你之所以站在台上的責任。千萬不要嘴巴講著中文,聽眾聽起來像外星文;在簡報上貼了一大堆數字、表格,但是觀眾一看到就頭昏、皺眉頭。

當然,圖片的力量不用贅述,「一張圖勝過千言萬語」(A picture is worth a thousand words.)這句話,我們都感同身受。於是,觀念釐清了,緊接著技術問題就跑出來了:我不會用Excel、我不畫圖、我沒有美感、我不懂設計、我數學超爛……

以上哀鳴,其實就是這本書要破除的偏見。作者從設計思維借用了一句話:先有功能,才決定形式。Form follows function.)簡單說,就是先確立你要表達什麼訊息、促成什麼樣的行動,再挑選你需要什麼樣的工具或表現形式。有時候,訊息很簡單、數字只有一個,「根本就不用做圖表」,純文字也行,換個顏色、改個字級大小就好。

我從書裡記下了我覺得最得到觀念啟發的三句話:「不管工具有多厲害,它還是不像你一樣,對於資料和背後的故事瞭若指掌。」「用來集中注意力的應該是你要說的故事,而不是圖表的設計元素。」「呈現資訊的結構,要與聽眾吸收資訊的流程相符。」

另外,在將觀念實際應用到工作場合裡時,我最推薦作者在第二(選擇有效的視覺呈現)裡提到的她最常使用的視覺元素和圖表:儘管常見的視覺元素成千上百,但是「我用的視覺元素只有十幾種」。而作者針對這十幾種的解說,我認為是全書的要點之一:教讀者什麼樣的資料用什麼樣的形式呈現,效果最好。

做為文字工作者,在這本似乎與圖表和設計更有關聯的書裡,我不但稍稍「緩解」了對於自己美感不足、懼怕數字的焦慮;更意外的驚喜是,透過資料梳理、去蕪存菁、設計思維、說故事等章節,對於我在文字、版面與思考上,都有很大的幫助:為了更簡單、更清楚,我必須付出更大心力,我還有更多要學。如同書裡引用安東尼.聖修伯里(Antoine de Sanit-Exupery)的話:「完美的境界不是沒東西好加,而是沒東西可拿。」

總而言之,你雖然不是設計師、不會畫圖、看到Excel就害怕,但是別擔心,你的「視覺直覺」還是最重要的。先想好你要說什麼、挑選最合適傳達訊息的圖表,再來學習軟體、工具怎麼用,才是提升視覺溝通力的合理邏輯。

最後,我最大的學習,也是最想分享的心得:訊息的理解有障礙,不是使用者的錯,而是設計有瑕疵;而設計之所以有瑕疵、讓人看不懂,也不會是軟體工具介面的問題,而是你想得還不夠細、不夠系統、不夠深。

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摘錄1_前言∥用圖表說故事

 

●到處都是爛圖表

我在工作上經常碰到許多不盡理想的視覺圖表(日常生活中也是,開關一開了就停不下來了)。沒有人會刻意製作爛圖表,但是爛圖表還是層出不窮。所有業界、所有公司、所有類型的人都有可能做出爛圖表,連媒體也會做爛圖表,連應該要有些水準的人也會拿張爛圖表出來給聽眾看。為什麼會這樣?五顏六色的圖表你應該不陌生,但,看得懂嗎?

 

●沒有人天生會用資料說故事

學校老師教導我們語言與數學。在語言課程上,我們要學習將字詞組成句子、將句子組成故事;在數學課上,我們要學習搞懂數字的奧秘。不過,卻很少人將這兩項科目結合在一起,教我們如何用數字說故事。不僅如此,大半人都對於此領域相當沒有天分。

現在資料呈現的作業需求越來越高,但是我們卻毫無準備。隨著科技進步,我們唾手可得的資料量越來越龐大,這些海量資料也等著我們去破解。此時,將資料視覺化、用來說故事的技能,即成為了將資料轉為資訊、改善決策能力的關鍵。

在缺乏天分和訓練的情形之下,多數時候我們只能仰賴工具。科技日新月異,不只因此使得資料越來越龐大、越來越唾手可得,同時也使得處理資料的工具日漸普及。任何人都能將資料輸入繪製圖表的程式(例如Excel)、製作出圖表。這句話相當值得深思,所以我再重複一遍:任何人都能將資料輸入繪製圖表的程式(例如Excel)、製作出圖表。以前只有科學家或其他高技術人員才有資源製作圖表,想到這點就令人驚歎不已,同時又讓人覺得相當害怕。畢竟,沒有清楚的指引,就算原意再良好、付出再多心血(再搭上不禁令人挑眉的工具預設值),我們可能會誤入歧途,做出3D立體、毫無意義又五顏六色的圓形圖。

科技讓資料處理工具日漸普及、也大幅提昇了此類工具的效率,但是使用者本身的能力卻可能相差甚遠。任誰都會把資料輸入Excel、製作出一張圖表。對許多人來說,資料視覺化就這麼簡單。資料當中的有趣故事很可能因此變得平淡無奇,或是導致更悲慘的後果—讓人難以理解。工具預設值和基本技巧通常會讓資料變得空洞又索然無味,完全缺乏故事性。

你的資料裡頭有著故事,但是工具不知道這個故事究竟為何。這時候,就必須由你擔任資訊的分析師或溝通師,以視覺和脈絡讓這個故事為人所知。本書便將重點放在把故事搬到幕前的流程。接下來是幾個改善前後的例子,讓各位讀者親眼看看本書的價值;我將會一步步詳述各項要點。

讀完本書之後,會讓你從單純展演資料,變成用資料說故事。

 

這本書是寫給誰看的?

本書的目標讀者為需要用資料與他人溝通的人,包括了(但當然不僅限於):需分享工作結果的分析師、要將論文資料視覺化的學生、需以資料導向方式交流的主管、欲證明自己影響力的慈善機構、以及要向董事會交代的公司領導階層。我相信,任何人都可以加強自己的溝通能力與效率、更得心應手地使用資料與他人交流。此領域讓許多人聞之喪膽,但是其實真的沒必要抱持著這種態度。

若有人要你「拿點資料來看看」,你心中會有何感覺?

或許你會覺得渾身不自在,因為你根本不知道該從何下手。或許你覺得自己應付不來,因為你假設觀眾聽了簡報後會有更複雜的要求,你還必須擺出所有細節、以回答觀眾的所有問題。或許你已經有些紮實的底子,但希望能讓你的圖表和資料裡的故事更上一層樓。無論是哪種情況,這本書都是為了你們量身打造的。

現今的世界資料大量增加,決策過程也越來越偏往資料導向,用資料說故事的技能因此也跟著越趨重要。成功與失敗僅一線之間,無論是要傳遞研究發現、為非營利組織募款、向董事會報告、或僅僅是將論點傳達給聽眾,高效率的資料視覺化圖表絕對能助你一臂之力。

我從經驗中得知,大多人都會面臨到類似的挑戰:他們知道有效率地用資料溝通的確有其必要,但是卻自認在這方面技能不足。擅長資料視覺化的人才相當少見。挑戰之一在於,要將資料視覺化,就必須踏進分析流程。職位與分析相關的職員自然有數據處理的背景,同時也能輕鬆地進行其他分析步驟(尋找資料、整理資料、分析資料、建構模型),但是他們不一定受過正式訓練,能夠有效率地傳達分析結果,不過通常在所有的分析流程當中,聽眾就只會注意到呈現這一層面。除此之外,世界越來越傾向資料導向,沒有技術背景的職員卻更常被要求要進行分析、並使用資料交流結果。

你對此領域可能會有的的不自在感其實相當普遍,因為傳統教育的課程內容並不會教如何有效率地使用資料進行交流。通常精通此領域的專家,都是透過不斷的嘗試和失敗累積經驗,琢磨出自己的一套方法,但是過程可能漫長又繁瑣。因此,我希望能透過本書,讓各位讀者一步登天。

 

我怎麼學會用資料說故事的?

數學和商業的交集一向讓我感興趣不已。我有數學和商業的教育背景,因此,雖然這兩個領域有時天差地遠,我還是能順利與雙方溝通交流,並且幫助雙方更進一步瞭解彼此。我喜歡使用資料科學來改善商業決策力。隨著時間累積,我發現成功的關鍵之一,就是必須能有效地用視覺交流資料。

最早發現此領域有多重要,是我剛出社會、拿到第一份工作時。當時我從事的工作是信用風險管理分析師(那時還沒發生次貸危機,所以其實還沒人知道信用風險管理是什麼東西)。我的工作是要建構並評估統計模型、預測拖欠和損失。這代表我必須分析複雜的資料,並以簡單明瞭的方式回答我們是否有足夠的儲備金能打平預期損失、在什麼情況下會有風險……諸如此類的問題。我不久後便發現,雖然同事們通常不會多花時間改善簡報的美感,但是這麼做卻能讓我的心血吸引上司們的注意。那時是我第一次發現,視覺資料溝通的確值得花時間鑽研。

後來我又做了些信用風險、詐欺和營運管理相關的職位,接著又在私募股本界待了點時間,我決定要踏出銀行與金融業。我停下腳步,思考自己想要將哪些技能發展為日常工作:最關鍵的核心便是利用資料影響商業決策。

最後我進了Google公司的人力分析團隊。Google是一間相當資料導向的公司,甚至在一個不常見的領域用上了資料與分析:人力資源領域。人力分析團隊是Google人資組織(在Google稱為「人力營運」)附屬的一支分析團隊。這支團隊的使命,就是要確保Google對內部或招聘做出的人事決定皆為資料導向。此團隊相當適合我繼續磨練我的資料敘事技能,使用資料與分析理解、解釋商業決策,達到有效招聘、激勵員工、提升團隊效率以及留住人才等目標。Google人力分析團隊相當前衛,開出了一條新的道路,許多公司目前也開始跟進。能夠協助建立此團隊、並且跟著成長,是個難能可貴的經驗。

Google人力營運部決定打造內部訓練計劃,而我扛下了開發資料視覺化訓練內容的責任,這便是我職涯重大的轉捩點。這機會讓我得以開始研究、認識資料視覺化背後的高效率法則,並幫助我瞭解數年來累積下來的那一套為何能夠成功。藉著這次的研究,我開發出了一套資料視覺化的課程,而Google公司最後全體上下都使用了這套課程。

這套課程在Google公司內外都引起了些迴響。因為一連串的幸運巧合,數間慈善機構找上了我,邀我前去在資料視覺化的講座上演講。接著有如滾雪球一般,越來越多人與我聯絡,向我諮詢如何有效率地交流資料。一開始大多是慈善圈的人,後來也包括了些企業客戶。事態逐漸明顯,不只有Google公司需要這方面的協助。只要是在任何組織或商業機構公司的人,若能用資料進行高效率溝通,都能夠提升自己的影響力。利用閒暇時間在幾場會議和機構演講後,最後我決定離開Google,追逐我的新目標:教導世界如何用資料說故事。

過去幾年來,我已為一百個以上的歐美機構開過工作坊。對此領域的需求跨越許多業界和職位,此點著實有趣。我的聽眾包括了諮詢業、製成品業、教育業、金融服務業、政府、健保業、非營利組織、零售業、新創企業和科技業。聽眾群當中包括各種高低職位:有每天處理資料的分析師、偶爾要運用資料的非分析職員、需要提供意見和回饋的主管、也有要向董事會呈報每季結果的行政團隊。

在從事這份工作的途中,我曾接觸過各式各樣的資料視覺化難關。我體會到,資料視覺化其實是最基本的技巧,並非僅限於特定業界或職位。這些技巧可以透過適當的方法教導、學習,從工作坊的許多正面回饋與後續消息便可驗證這點。經過時間的洗鍊,我相信我所設計的工作坊課程絕對有其價值,而現在我就要將這些課程與各位分享。

 

●本書的架構

本書內容切割成數項大概念,每章會集中討論一項核心課程及其相關概念。若有助於理解,我會加入理論討論,但會將重點放在理論的實際運用上,而書中也經常附上實際的特定案例。各位閱讀完每章之後,便能得心應手地運用該章的內容。

本書當中,我以我自己對於資料敘事流程的認知,以時間順序安排教學內容。後部分的章節會建立於稍早的內容之上,因此我建議讀者從頭開始閱讀。我相信,各位閱讀完整本書後,在面臨手邊的資料視覺化難關時,都能連想到相關的特定重點或案例。

為了讓各位對於本書內容有更進一步的概念,下方列出各章的內容簡介。

 

第1課∥有條理,很重要

踏上資料視覺化的學習之途前,各位應該要能夠簡潔扼要地回答幾個問題:你的觀眾是誰?你希望他們知道什麼?希望他們有何行動?本章將介紹情境脈絡的重要性,包括了目標觀眾、溝通機制和欲達到的語氣。本章將會介紹數種概念,並用實例協助各位讀者徹底理解脈絡。建立好紮實的情境脈絡認知,便能減少重複次數,讓你成功創造出優質視覺內容。

 

第2課∥選對有效的視覺元素

展演欲交流資料的最佳方法為何?我分析了我工作時最常使用的視覺呈現效果。本章當中,我將會介紹商業界最常用來交流資料的視覺元素種類,討論每種視覺元素最恰當的使用方式,並且使用真實案例進行說明。此處將討論的特定種類包括純文字、表格、熱圖(heatmap)、折線圖(line graph)、斜線圖(slopegraph)、直條圖(vertical bar chart)、堆疊直條圖(vertical stacked bar chart)、瀑布圖(waterfall chart)、橫條圖(horizontal bar chart)、堆疊橫條圖(horizontal stacked bar chart)以及方格區域圖(square area chart)。除此之外,本章也討論了最好避免使用何種視覺元素,包括圓形圖和環圈圖,並且討論避免3D立體圖形的原因。

 

第3課∥拔掉干擾閱讀的雜草

想像一張空白的頁面或空白的螢幕:每在這張頁面或螢幕上加上一個元素,就會增加觀眾的認知負擔。這代表我們應該要謹慎選擇放在頁面或螢幕上的元素,並且找出可能會白耗腦力的非必要元素、並將之削除。本章的重點就是去蕪存菁。為了進行相關討論,我將會引進格式塔的視覺法則(Gestalt Principles of Visual Perception),並介紹該如何將此法則應用到圖表等資訊的視覺呈現之上。另外也會討論對齊、空白的策略用法、以及對比等重要的設計細節。同樣地,本章也會使用實例來說明介紹。

 

第4課∥把聽眾的注意力吸過來

本章當中,我們將繼續探討一般人的視覺運作原理,並且討論該如何在製作視覺元素時應用這點扭轉局面。首先我將會簡單討論視覺與記憶,接著用此討論來強調前注意特徵(preattentive attributes)的重要性,包括大小、顏色和頁面上的位置等等。我們將會探討要如何善用前注意特徵,協助將觀眾的注意力導向你希望他們注意的地方,並且打造出不同元件的視覺層級,讓觀眾吸收溝通資訊的順序能符合你想要的流程。此處將會深度探討將顏色當作策略工具的運用方式。另外,本章也會使用實例來闡明上述概念。

 

第5課∥設計師思維

形隨機能而生(form follows function)。這句產品設計的名言其實也可以應用到資料溝通之上。說到資料視覺化的形式與機能,我們首先必須要思考,我們希望聽眾要如何運用這些資料(機能),接著進行視覺化(形式)、以便順利達到此目的。本章當中,我們要討論如何將傳統設計概念應用到資料交流領域。我們會探討功能可見性(affordance)、易用性(accessibility)與美感效果(aesthetics),同時提及稍早介紹過的數個概念,但是使用稍微不同的角度來進行討論。我們也會討論有何策略可以增加聽眾對視覺設計的接受度(acceptance)。

 

第6課∥解析5個好範例

詳盡解析有效的視覺呈現方式,便能大有收穫。本章當中,我們將會看到五種範例視覺元素,並且利用先前的教學內容,討論這些視覺元素建立過程當中的思維與設計選擇。我們將會探討該如何決定圖形種類、在視覺元素中該如何將資料排序。另外還會討論該如何使用顏色、線條粗細與相對大小,來強調或淡化簡報中各種元素的重要性。本章還會討論視覺元素的對齊與擺放位置,以及標題、標籤和註解的效率寫法。

 

第7課∥學習說故事

僅由數字組成的資料無法引起我們的共鳴、留下深刻印象,但是故事可就不一樣了。本章當中,我會介紹資料溝通可利用的說故事技巧。我們會看看說故事大師有什麼值得我們學習的特點。一個故事必須要有清晰明瞭的起承轉合;我們會將這套框架應用到商業簡報的建構之上。我將會介紹效率敘事的策略,包括了重複的力量、敘事流暢度(narrative flow)、口說與書面敘事的考量、以及其他能確保故事順利傳達到聽眾耳裡的各種策略。

 

第8課∥動手改造爛圖表

前面的課程個別討論了不同的重點、示範了不同的應用方式。在這個集大成的章節裡頭,我們將會使用單一的實例,從頭到尾詳盡探討用資料說故事的流程。我們將會確立脈絡、選擇適當的視覺呈現、去蕪存菁、集中聽眾的注意力、運用設計師思維、最後訴說我們想說的故事。這些課程及其創造出來的視覺元素與敘事效果,將能闡明我們要如何從「單純展演資料」變成「用資料說故事」。

 

第9課∥5改造案例

倒數第二章當中,將會透過數個案例研究,來探討該如何應對資料交流常見的挑戰。本章的主題包括了深色背景的色彩安排、上台簡報和書面流通圖表中的動畫使用、建立邏輯、避免麵條圖的策略、以及圓形圖的替代方案。

 

第10課∥不只學會,還要越來越好

資料交流,以及其子項目—資料視覺化,可說是介於科學與藝術的交叉點。當中絕對有些科學成分在:有其最佳典範和指南可以遵循。此領域同樣也有些藝術成分。你可以應用我們所學到的內容來打造專屬自己的道路,使用你的藝術直覺讓觀眾更輕易地理解資訊。在最後一章當中,我們將會討論一些實際應用的小訣竅,以及在團隊或組織中提升資料敘事能力的策略。最後將會複習本書所教的要點。

 

這些集大成的課程內容將會讓你成為用資料說故事的高手。現在馬上一同踏上這趟旅程吧!