最近Google推出了一個新的實驗性收信工具稱為Inbox。

這東西因為具備我多年來一直「很思念」的一個功能,所以立刻就找了在Google工作的朋友拿到了邀請碼。

到今天為止試用了約一個禮拜,雖然因為軟體還在封測階段,部分功能還稱不上完善、也還不支援中文,但因為非常適合商務人士進行工作管理,所以我特別寫這篇建議想好好做時間管理的朋友可以試看看!

認真要說Inbox做了什麼技術上的重大突破,其實是沒有的。真要講,用傳統的Gmail介面收信加上標籤似乎也可以在技術上達到類似的效果。可是最關鍵的差異,在於Google終於把Email與待辦事項的功能結合在一起了!

這樣的結合有什麼了不起? 這在工作管理上可是很重要的事情!

我這篇文章一開始不是用上「思念」這兩個字嗎?因為最早我接觸到有把Email跟待辦事項結合在一起的工具,其實是微軟的Outlook。可惜Outlook在前幾年在手持裝置的支援步調始終很緩慢。當我開始用智慧型手機時(一開始是在2007前後開始用Symbian的UIQ3.0說…),Outlook跟手機同步非常麻煩(得接連接線,開同步軟體等)加上若要跟別人分享待辦事項一定要架設Outlook Server,所以後來我就都換用Google的服務了。畢竟可以直接無線同步資料,這便利性是差很大的!可是雖然用Google服務替換了Outlook,但這功能我可一直懷念至今。

但這功能到底有什麼重要性呢?為何讓我這麼懷念?

這其實涉及到工作管理的一個重點。像我們這樣的商務人士以及上班族,其實很多工作是由Email驅動的。舉例而言,有人寫信問我可不可以前往演講、上課、或是幫他寫專欄。客戶寫信來要我提供報價、產品資訊、或是疑問。或是同事給我一些做好的文件要我看過給建議。就算很多生活上的狀況也是如此,博客來通知來說書已經寄到7-11、高鐵通知要你記得去車站取票、樂桃航空的廣告信說後天12:00開始有冬季機票特賣。

所以收到這些信後,不單單只是回信不回信這麼簡單,你還因此有很多實體工作要開始進行。

大部分人的做法,是把這些待處理的信加上星號或是標籤。甚至還有很多不同顏色的星星,比方紅色代表Top urgent、黃色代表其次、綠色代表低優先性。可是一來下標籤有點麻煩,二來你可能回了信但忘了進行信中的工作,三來等到你空閒下來要處理時,一打開最重要的紅色標籤檔案夾,可能也還是有20-30封信。這麼多信時,你又得一封一封看過,然後一次一次處理。有些可能得離開電腦進行,等你告一段落回來電腦,可能又得把這20-30封重新瀏覽一遍,便利性其實還試不夠。至於那些必須真的去特定位置(如7-11拿書)的待辦事項,可能會不斷忘記。最後就得另外開個待辦事項來額外管理。

額外開立「待辦事項」是我目前的做法。我最近這三年是透過使用Remember the Milk在管理日常工作,所有現在沒辦法進行,但之後要處理的事情,我都會建立一個待辦事項。然後讓電腦(或手機)到了時間自動提醒。每天一早我在捷運上,可以到我待辦事項Pool中找尋接下來幾天要到期的事情,也能優先規劃今天的主要工作是什麼,行有餘力則可以多做些未來要到期的事情。這可以讓我每天時間分配更有效率,也可以避免很多人老被到期的事情追著跑。(這部分的分享可以見:Joe的時間管理術06-我的一天

這方式其實實際使用起來也沒什麼問題,只是就得「多」輸入與建立一次。