在今日,許多簡報場合都會以投影片軟體輔助,出色的投影片不僅能替報告內容增色不少,也能吸引聽眾的注意,讓理念有效傳達。參考以下幾個簡單的小撇步,人人都能做出吸睛的簡報!

就像蓋房子一樣,一份優秀的簡報需要有堅固的結構,將各個要點緊密的連接在一起,讓聽眾能循序漸進地吸收。在規劃報告架構時,盡量避免使用科技產品,採用傳統的紙筆,維持 low-tech(低科技)的狀態,更能使精神專注,並 think outside the box(跳脫框架思考),更有創意地思考。

3分鐘英文影片,教你如何做出一份好簡報

low-tech是今日的科技生活中發展出來的詞,除了一般用來表示「低技術的、技術簡單的」以外,也能用以形容人不依賴科技產品,例如:Staying low-tech helps her focus.(維持低科技狀態幫助她集中注意力。)

think outside the box 顧名思義,就是在箱子外面思考,引伸出為「跳脫框架」的意思。這個片語的由來十分有趣,在 1970、1980 年代時,管理顧問常挑戰客戶「用一條直線同時畫過9個點(如圖)」,看似是個難題,但其實只要將眼光放遠、不只專注於9個點上,就會發現其實一點也不困難。此後, think outside the box 便被引申為「跳脫框架思考」,廣為使用。

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此外,常有人將所有資訊都塞在同一張投影片,使得聽眾不但無法藉由閱讀投影片獲得資訊,更會因此對報告內容失去興趣。製作投影片時,需要遵循 Less is more(少即是多)的原則,讓每頁投影片只包含一個重要主旨,漸進式地深入主題。

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Less is more源自於 1885 年的一首詩《Andrea del Sarto》,而後被德國建築師密斯·凡德羅(Ludwig Mies van der Rohe)引用,作為極簡設計的中心思想。凡德羅還有另一句廣為流傳的名言:God is in the detail.(上帝身在細節中),傳達出「細節就是一切」的概念。後來又發展出了 Devil is in the detail.(魔鬼藏在細節裡),表達「最困難的地方就是那些細節」的意思。

像這類的名人quote(引言)也是吸引聽眾的好素材,但要注意的是,聽眾無法聽著報告又同時閱讀投影片,在發表時要給予聽眾些許時間,才能使引言達到效果。

最後,與其呈現一大串數字,不如以圖表呈現,更能使聽眾清楚明白者這些數字的意義。英文中graph、chart在中文裡都是圖表的意思,但個別的功用有些許不同。

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graph是呈現「趨勢」使用的圖表,通常用來顯示一段特定時間內的數據變化。chart 則是呈現整理、分類過後的資訊,做比較分析使用。常見的圖表有:bar graph/chart(柱狀圖)、pie chart(圓餅圖)、line graph/chart(折線圖)。

不管在構思報告、或是製作投影片時,都應時時「心存聽眾」。站在聽眾的角度,思考什麼才是有用的資訊、以怎樣的方式才能有效傳達,如此一來便能打造出優秀的簡報。

影片來源:Wienot Films

作者簡介_希平方

 

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