跟老闆報告進度時，為什麼「一直被罵」，好過「只被罵一次」？

之前有段時間，因為捷運板南線還沒開通，所以我每天都搭台鐵從板橋搭火車到南港去上班。雖然現在的狀況我已經有點不太清楚了，不過在那年代火車的準點率是很有提升的空間，每個禮拜總有幾天會碰到電車延遲到站。

隨著搭乘時間久了，慢慢發現台鐵的資訊看板似乎有個小模式。車子到底會Delay多久的資訊，很少是很早就顯示在班次表上。通常都是車子該到的前十分鐘內，才會突然顯示這班車會延遲五分鐘。五分鐘不多嘛，所以看到這訊息時自己都會想「沒關係，才五分鐘，那就等一下吧。」

但很多時候是五分鐘過去後，突然看板一換，說又會再Delay五分鐘。大誤點前，看板有時會持續換個三次「晚五分到站」，然後才會換一個更長的延遲時間。我是一直不知道背後是因為確實無法預估到站時間，所以中控中心只好每五分鐘延一次，或這是刻意設計過的心理機制？

無論是哪個理由，這時候通常都會讓我陷入一個兩難的境地。要離站搭公車嗎？可是因為這每五分鐘延一次，可能已經讓我多等了十五分鐘。要繼續等下去嗎？但又怕看板之後又還會再跳一個更晚的時間。可是不等嗎？看看周圍人很多，很多人都慌忙出去搭公車，公車可能也擠滿人、加上公車也很難掌握換去不知道要等多久，所以只要不是得多等一兩個鐘頭，通常就摸摸鼻子又等了下去。無論這是有意的安排，或是難以預估不斷延五分鐘所造成的無意識行為，總而言之，我這客人被留了下來…

但這方法可也不是沒後遺症的喔！ 因為這種狀況碰過幾次之後，對於看板上呈現的時間預估我都抱持「高度的懷疑」。而且當我有到達時間的壓力時，我就盡量減少使用火車來移動了。所以後來等捷運通了後，我幾乎就不再搭火車了。因為常態延遲是困擾，延遲了又沒有透明的資訊讓我做後續判斷，這更是困擾。

寫這一段的原因，在於這樣的狀況，剛巧是很多PM在專案時間管理上的策略。

這些PM通常在案子開始前都會有個規劃（複雜度從很簡單到很複雜都有可能），但無論是複雜還是簡單，通常都會傾向交一個「稍微樂觀」的預估計畫。大部分PM的想法可能是這樣的：「雖然專案目前有些待解決的問題，但離完成日還有這麼久，總應該是有辦法解決的。」何況預估太長的專案完成日，在老闆（或客戶）面前也不好看，很可能也會被要求縮短，所以就先安撫他們，讓案子開始再說吧。

專案初期通常狀況都會很OK。就算有問題卡到，也就盡量先做那些沒問題的部分。比方說要徑或是關鍵產出物有問題，就先寫手冊、買零件、跟外包商談談合約、弄弄別的小事情，就能讓團隊保持忙碌，也算是讓專案一直有進展（數字會好看）。至於問題，自己知道就好，先想辦法默默試著解決吧。不急著跟老闆揭露，反正就努力想辦法，除非真的等時間快到還解決不了，那再硬著頭皮報上去。

這邏輯我聽很多PM講過：「問題若解決不了反正都會被罵。一開始就講，可能在整個專案過程都要一直被罵。還不如最後才說，這樣就只會被罵一次。」這也是為何常常看到很多案子頭三個月進度一下就到了90%，結果剩下10%卻得不斷延期才能完成。

就單次而言，這方法確實有效。老闆心裡或許不太高興，可是頭畢竟洗了一半，不繼續把這10%做完似乎也沒辦法，所以通常也多是莫可奈何的讓步與忍耐。但採取這策略的PM自己可也不輕鬆喔，過程中像救火隊壓力很大不說，不眠不休押著團隊爆肝加班，最後才終於讓案子完成了。但老闆卻不會因為這份辛苦，而感激PM的付出。

這是因為，樂觀預估以及過程中不透明的專案進展，其實讓老闆呈現「先甘後苦」的心理知覺。你想想，他一開始是快樂的看著進度如預期的快速進展。等到進度停滯時，以為只是小狀況，直到好幾次里程碑都被往後延後，很確定趕不回來時，才被告知一個較大的延遲狀況。這時候進展了大半，無論是停損或繼續都讓人為難。雖然通常老闆最後都會點頭放行，但心裡其實是不舒服的。先甘後苦不說，不透明的資訊更讓他「所有選擇不斷縮限」，被逼著只能被專案綁架。所以不管過程中PM多辛勞，案子完成後，老闆對PM的信心其實是所剩無幾的。

下次有新專案時，老闆其實是擔心得不得了。當PM給的資訊不可靠，之後會變什麼樣心裡完全沒有底，老闆就會不斷想加強他的控制力或開始思考替代方案。

像很多公司找我們去協助專案管理的理由，有超過一半都是老闆希望增加公司的透明度。因為明明有PM，但專案還是延遲；明明有PM，但老闆自己卻總是看不到專案的真實面貌，專案不斷Delay又Delay且每次被逼著只能接受，所以老闆其實是非常不高興的。就算PM每次在案子上都把自己弄得很辛苦，這知覺價值卻很可能根本傳遞不出去。

所以PM們千萬不要搞錯方向，以為自己每每救火的把案子收起來，老闆應該很感激我應該會覺得我很棒。但其實並非如此，老闆其實並不喜歡這樣的事情。就像雖然台鐵過去也總是成功的把我送到目的地，可是我卻不會對它產生長期的信賴感。真正需要準時的活動我其實並不敢仰賴它。甚至當有其他相同同樣價錢與運送時間的選項時，我就順勢轉去那邊了。專案管理也是一樣，如果我們沒搞清楚案子不是做完就好，最後這些辛勞可是不會換來老闆（或客戶）心裡的認同喔！

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後記，也有朋友跟我反應：台灣的職場環境很難讓PM事先把狀況都完整揭露。這點我認同，做事方法有時候也不是PM願意的，也涉及到公司文化長年演化的結果。所以改善通常也涉及到這兩個部分，除了PM端外，老闆的認知與做事方法也會影響下面管理者的反應。（這通常也是改變最困難之處）但我這篇只是想讓大家知道，如果環境允許我們選擇透明與不透明，不透明帶來的好處未必是最大的...

本文獲「專案管理生活思維」授權轉載

作者簡介_Joe

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