之前有段時間,因為捷運板南線還沒開通,所以我每天都搭台鐵從板橋搭火車到南港去上班。雖然現在的狀況我已經有點不太清楚了,不過在那年代火車的準點率是很有提升的空間,每個禮拜總有幾天會碰到電車延遲到站。

隨著搭乘時間久了,慢慢發現台鐵的資訊看板似乎有個小模式。車子到底會Delay多久的資訊,很少是很早就顯示在班次表上。通常都是車子該到的前十分鐘內,才會突然顯示這班車會延遲五分鐘。五分鐘不多嘛,所以看到這訊息時自己都會想「沒關係,才五分鐘,那就等一下吧。」

但很多時候是五分鐘過去後,突然看板一換,說又會再Delay五分鐘。大誤點前,看板有時會持續換個三次「晚五分到站」,然後才會換一個更長的延遲時間。我是一直不知道背後是因為確實無法預估到站時間,所以中控中心只好每五分鐘延一次,或這是刻意設計過的心理機制?

無論是哪個理由,這時候通常都會讓我陷入一個兩難的境地。要離站搭公車嗎?可是因為這每五分鐘延一次,可能已經讓我多等了十五分鐘。要繼續等下去嗎?但又怕看板之後又還會再跳一個更晚的時間。可是不等嗎?看看周圍人很多,很多人都慌忙出去搭公車,公車可能也擠滿人、加上公車也很難掌握換去不知道要等多久,所以只要不是得多等一兩個鐘頭,通常就摸摸鼻子又等了下去。無論這是有意的安排,或是難以預估不斷延五分鐘所造成的無意識行為,總而言之,我這客人被留了下來…

但這方法可也不是沒後遺症的喔! 因為這種狀況碰過幾次之後,對於看板上呈現的時間預估我都抱持「高度的懷疑」。而且當我有到達時間的壓力時,我就盡量減少使用火車來移動了。所以後來等捷運通了後,我幾乎就不再搭火車了。因為常態延遲是困擾,延遲了又沒有透明的資訊讓我做後續判斷,這更是困擾。

寫這一段的原因,在於這樣的狀況,剛巧是很多PM在專案時間管理上的策略。

這些PM通常在案子開始前都會有個規劃(複雜度從很簡單到很複雜都有可能),但無論是複雜還是簡單,通常都會傾向交一個「稍微樂觀」的預估計畫。大部分PM的想法可能是這樣的:「雖然專案目前有些待解決的問題,但離完成日還有這麼久,總應該是有辦法解決的。」何況預估太長的專案完成日,在老闆(或客戶)面前也不好看,很可能也會被要求縮短,所以就先安撫他們,讓案子開始再說吧。

專案初期通常狀況都會很OK。就算有問題卡到,也就盡量先做那些沒問題的部分。比方說要徑或是關鍵產出物有問題,就先寫手冊、買零件、跟外包商談談合約、弄弄別的小事情,就能讓團隊保持忙碌,也算是讓專案一直有進展(數字會好看)。至於問題,自己知道就好,先想辦法默默試著解決吧。不急著跟老闆揭露,反正就努力想辦法,除非真的等時間快到還解決不了,那再硬著頭皮報上去。

這邏輯我聽很多PM講過:「問題若解決不了反正都會被罵。一開始就講,可能在整個專案過程都要一直被罵。還不如最後才說,這樣就只會被罵一次。」這也是為何常常看到很多案子頭三個月進度一下就到了90%,結果剩下10%卻得不斷延期才能完成。

就單次而言,這方法確實有效。老闆心裡或許不太高興,可是頭畢竟洗了一半,不繼續把這10%做完似乎也沒辦法,所以通常也多是莫可奈何的讓步與忍耐。但採取這策略的PM自己可也不輕鬆喔,過程中像救火隊壓力很大不說,不眠不休押著團隊爆肝加班,最後才終於讓案子完成了。但老闆卻不會因為這份辛苦,而感激PM的付出。