工作變俐落，績效也加倍！因為我每天擬一份：「不辦事項」清單

工作俐落的人懂得「捨」，工作拖拉的人只想「得」

你是很珍惜東西的人？還是什麼都捨得丟？

這幾年吹起了一股「斷捨離」與「收拾」的風潮，人們開始重視「捨棄」；但實際上，我們身邊依然充滿各種東西，而且很難乾脆地拋下它們。

東西太多，對工作的影響非常大。

第一個影響就是「花太多時間找東西」。

我想應該有不少人總是在找東西，甚至一邊找，一邊碎念：「在哪裡呀？」根據某項調查結果顯示，每個人每天平均要花10分鐘找東西。

當我回顧一天下來的生活，好像還真的花了那麼多時間找東西。

其實，找東西不只是針對實體，如果再加上電腦檔案，可能還要花更多時間。

假設每天花10分鐘找東西，一星期大概就要花1小時，一個月花4到5小時，一年竟然就要花到50個小時（整整2天以上）來找東西。

如果能減少找東西的時間，做事速度就會相對加快。

還有一個重點，就是找到這樣東西之後，記得要整理好，避免下次還要找。

比方說，剛才提到的「電腦檔案」，如果能減量整理，就能成為「工作俐落的人」。
請隨時用心「減少事物」；只要這種想法一停機，東西馬上就會增加。

另外，我也大力推動「無紙化」，盡力消除紙張文件。

大家的辦公室裡，最多的應該就是紙張吧？如果能消除這些紙張，一定能大量減少雜物。所以我每天都會一點一點地將庫存的紙本文件掃描成PDF檔案。

而且當我下定決心要減少雜物之後，就不太購物了。只要是「買」，就一定會增加東西；所以我刻意減少採買次數，物品也逐漸減量。

我認為，工作拖拉的人會不知不覺讓東西變多，結果就在堆積如山的雜物裡工作；除了必須花很多時間找東西，甚至會因為眼前五花八門的物品而分心，無法專注。

★ 做事俐落的人，要常常整理環境！

工作俐落的人睡「午覺」，工作拖拉的人睡「回籠覺」

為了早起，所以早睡。但是隔天睜開眼睛一看：才凌晨三點！
這時候，你會怎麼辦？

我想大多數人都會想：「還早嘛，再睡一會兒好了。」於是又窩回床上。這就是所謂的「回籠覺」。

請戒掉睡「回籠覺」的習慣，一醒來就馬上下床吧。不足的部分用「午覺」來補，這才是「工作俐落的人」的風範。

早起的訣竅就是：在睡前告訴自己「睡眠時間」和「起床時間」。例如「今天要睡七小時，早上六點起床」。

人體擁有相當精良的生理時鐘，可以在自己想要的時間起床。我想各位應該也有類似經驗：已經知道隔天非早起不可，於是設定好鬧鐘，結果隔天往往在鬧鐘響前起床。

只要告訴自己「幾點起床」加上「要睡幾小時」，早起就會變得非常輕鬆。

自從我開始使用這個方法後，無論隔天要多早起床，醒來時都能神清氣爽。

回籠覺會讓自己忘記前面提到的「睡眠時間」和「起床時間」。

這麼一來，起床時會頭昏腦脹，而且起床時間又比原本預定的更晚。該怎麼戒掉「回籠覺」。最後我得到一個結論。

不睡回籠覺的方法，就是「即使醒來的時間比預期要早，也要立刻起床」。
如果提早醒來，那就乾脆起床準備工作；或許睡眠會不太夠，但應該還足以專心工作一整個上午。

剛起床、無法專心的人，可以盡量提早前往公司，準備進行工作；早點出門所花費的通勤時間一定比平常更少，更有助於提前完成工作，成為「工作俐落的人」。

但沒睡回籠覺，還那麼早起拚命工作，時間一長難免想睡。這時候就要「睡午覺」。
就提升工作效率來說，最強的工具就是「午覺」。

各位應該也有類似經驗，中午只要睡個十五分鐘，下午的工作效率就會提升。

睡午覺可以提升效率，更接近「工作俐落的人」。考慮到人體機制，我認為這是必要的。

★做事俐落的人，會用短暫的午睡讓頭腦恢復清醒！

工作俐落的人準時下班，工作拖拉的人做完了才下班

「決定何時結束工作」是非常重要的事情。

之所以重要，原因有很多，其中之一就是如果沒有決定何時結束工作，一定會做到很晚才結束，影響到隔天的工作。

所有工作耗費的執行時間，幾乎都會比自己原本預想的更多。所以如果要在當天完成所有工作，加班絕對是不可避免的，早睡早起也就成了不可能的任務。

晚睡就會晚起，或者因為睡眠時間變少，使得注意力渙散；這麼一來，處理工作所花的時間又就更多了，惡性循環之下，最後就變成了「工作拖拉的人」。

只要能「決定工作結束的時間」，就能改善生活習慣、早睡早起，滿足「工作俐落的人」的必備條件。

而且如果事先決定工作結束的時間，就能激發「非得在時限前完成不可」的鬥志，讓人更容易專心工作。相反的，不決定工作結束時間，就會誤以為「時間要多少有多少」，當然也就沒有「準時完成工作」這回事了。

每天工作的時候，都要提醒自己「在時限前把工作做完！」

一般公司通常都會明文訂定下班時間（不過我想對許多上班族而言，「下班時間」只是告訴你「不能早於這個時間下班」），所以請先以「準時下班」為目標，決定每天的工作。至於對自己開店做生意的自營商或SoHo族來說，根本就沒有下班時間，所以必須自己設定何時結束工作。

只要有心，隨時都可以結束工作；但如果沒有決定何時收工，就會變成一天二十四小時都在工作。

「工作俐落的人」正是因為了解工作時間有限，才能在時限內發揮最大本事；那些「工作拖拉的人」對時間的掌握度就顯得模糊多了。

★工作俐落的人會設定結束工作的時間，在時限內完成工作！

工作俐落的人會決定不做什麼，工作拖拉的人只決定要做什麼

許多人工作前會先安排「待辦事項清單」，當事情一件件完成之際，除了有種快感，也能提升工作士氣。各位是否也會這麼做？

我也一樣，每天都會列出工作清單。或許是自己一板一眼的個性使然，明知管理工作列表很麻煩，卻又不小心在上面花很多時間，相當辛苦。

我的方法比較複雜，會做好幾份工作清單。首先以筆記本管理日程，一個跨頁就是一項客戶專案，用來記錄何時要做哪些工作，規畫接下來一個半月左右的計畫。

另外我也會使用Google行事曆的TODO List，想到什麼事情該做就填進去。

我還會使用Excel的工作表來管理每天要處理的事項。在前一天晚上，將筆記本與Google行事曆裡的「明日應辦事項」整理在Excel工作表中，再輸入實際執行需要花多少時間；而且我還會用便條紙寫下當天的待辦事項。

一看就知道我的工作清單管理不是普通的麻煩。

但我真正想說的，並不是要大家列出「待辦事項清單」，而是請各位務必列一份「不辦事項清單」。

如字面上的意思，「不辦事項清單」就是從你平常所做事情之中列出「不必要的事情」，只要不做這些事情，就能節省大把時間。
以下列出幾件不必要的事情：

◎掛在網路上
◎盯著電視看、拿遙控器從第一臺轉到最後一臺
◎看不想看的書

這些事情都很容易花費很多時間，如果可以不做，想必有助於維持健康或節省金錢。前面提到我的工作清單管理太複雜，或許也應該列入「不辦事項」才對。

使用「不辦事項清單」時有兩大重點：

◎「不辦事項清單」項目要不斷增加
◎「不辦事項清單」要每天回顧

我每天早上開始工作前，都會先瀏覽「不辦事項清單」，反省昨天的生活，重新確認有沒有不該做、卻不小心做了的事情，提醒自己今天千萬別再犯。

我深深了解，「不辦事項清單」讓我做起事來更加順利。

「不辦事項清單」必須每天複習才能發揮效果。

★工作俐落的人，不會做浪費時間又沒有意義的事！

工作俐落的人對記憶力沒自信，工作拖拉的人對記憶力有自信

不管是上班或者私人時間，你應該都會想起許多有關工作的事情，這時候你會怎麼做？有沒有動手記下來？如果有，是怎麼記的？

我認為「動手記下想到的事情」正是成為「工作俐落的人」的一大關鍵。

前面曾經提過，減少東西，就能減少找東西的時間；同樣的，如果想當個「工作俐落的人」，就要極力減少「回想事情」的時間。

要減少回想事情的時間很簡單，就是消除「只存在於自己腦中的事物」，也就是將腦中不清不楚的記憶釋放到別處。

其中一個方法，就是把所有臨時想到的事情全部抄在筆記本上。

我準備了一本A4大小的筆記本，當成「什麼都寫筆記本」，而且盡量將臨時想到的事情寫下來，不管是臨時飄過腦中的想法、協商內容、未來計畫、長遠願景……什麼都可以寫進去。

每天起床或睡前，我也一定會把筆記本裡的東西記入Google行事曆的小提醒或是Evernote。而且Google行事曆的小提醒與Evernote都可以用電腦或智慧手機來同步處理資料，所以我可以隨處寫、隨處閱覽。

光是將想到的事情寫下來，就能隨時保持腦袋乾淨清爽。

只要像這樣，將腦中的想法以某種方式整理記錄下來，就能減少回想事情的時間，更可能成為「工作俐落的人」。

而且當你複習寫在筆記本上的事情時，往往還會想到新的好點子。

我每天都寫部落格，缺少話題的時候，就會回顧「什麼都寫筆記本」或Evernote，看看裡面有沒有可用的部分，或從內容聯想其他事物，自然就能找到主題。再也不會為了不知道該寫什麼而抱頭苦思。

我認為把一切想法記錄下來，有助於成為「工作俐落的人」。

記錄要記在固定地方，並且整理妥當。這麼一來就能快速回想，也不用花時間翻找，自然能成為一個「工作俐落的人」。

雖然只是個小動作，但請養成這個好習慣。

★工作俐落的人，一定會做紀錄！

工作俐落的人先做再說，工作拖拉的人在乎結果

「別在乎結果，盡力而為」。前日本職棒養樂多燕子隊球員古田敦也先生，曾經在某個電視節目上說過這句話。

這句話也適用於平常的工作。

「如果交了這份報告，上司會怎麼說？」「如果意見跟大家不一樣怎麼辦？」「這件事情做得好不好，決定我能不能升官」……有些人總是在意結果。但不應該這樣，我們在工作時要想的是：「該怎樣做，才算盡力而為？」

做事時不要想「如果這樣該怎麼辦？」或「結果很糟的話就慘了」，而是要想「該怎麼做才能達到最好的成果？」

就算剛開始做得不好也沒關係，只要一點一滴持續努力，同時修正方向或做法就可以了；如果一開始只重視結果，追求完美，工作一定會做得拖泥帶水、停滯不前。

「先做了再說！」的想法很重要，也可以說是成為「工作俐落的人」的竅門。

為什麼太在意結果不好？很簡單，因為我們根本「不知道結果」。結果就只是結果，過程會有什麼轉折、事態會如何發展，都不是隨便就能預料得到的。

大家看我說得頭頭是道的樣子，但我過去也曾經在挑戰新工作時，多次感到猶豫不決，浪費寶貴時間。

總之，請別在意結果、別往壞處想，只要想著怎麼眼前這項工作做到最好，並腳踏實地、盡力而為。即使最後結果不從人願也別放棄，第二次、第三次……總是會有好結果的。

★工作俐落的人，會盡全力去做現在做得到的事！

工作俐落的人靠別人，工作拖拉的人靠自己

前面提到「打字速度和正確性」很重要，而學會了各種電腦技巧的人，也容易成為「工作俐落的人」。

想讓工作更順利，至少要學會幾項電腦技能；如果不重視技能，就算難得買了好電腦，也無法運用在工作上，只是白白浪費而已。

我經常瀏覽相關的部落格或網站，常常有人會分享好用的軟體資訊、使用心得以及詳細的使用方法，非常具有參考價值。

當我實際使用他們所推薦的軟體後，確實感覺到了方便性，也讓工作速度更快。所以請不要閉門造車，看看內行人的文章，一定有所幫助。

話說回來，就算同一套軟體，也會因為使用方法不同而影響工作速度。

比方說，Excel有許多函數可供使用，但我想大多數的使用者都還停留在「做表格」的部分吧。

另外，許多軟體都有共通的「快捷鍵」，例如同時按下「Ctrl」和「S」可儲存檔案。只要記得一些快捷鍵的組合與操作，就能加快操作電腦的速度。快速鍵其實很重要，熟不熟悉真的差很多，請務必學會。

如同前面提到的，剛開始學的時候會覺得麻煩，但學會之後就能受用終身。

除了電腦之外，市面上還有平板電腦、智慧型手機等裝置，許多人都會將這些裝置應用在工作上，也有許多人會將方便的使用方法或好用的應用程式寫在部落格中，和大家分享，如果不能好好利用這些資訊的話，也未免太浪費了。

以智慧型手機的App來說，常常在不知不覺中就有了更好的選擇，試用之後也往往令我驚嘆：「原來有這麼方便啊！」

請別挑食或鐵齒，如果你信任的朋友推薦你什麼東西，就請先用用看再說吧。

說不定一個App就能讓你的工作速度突飛猛進。

你完全沒有必要變成電腦宅或機械宅，但也沒必要因為不熟悉就敬而遠之。
請務必正確使用工具，當個「工作俐落的人」。

★工作俐落的人，懂得活用別人提供的知識！

書籍介紹_做事俐落的人，做事拖拉的人