工作變俐落,績效也加倍!因為我每天擬一份:「不辦事項」清單

工作俐落的人懂得「捨」,工作拖拉的人只想「得」

你是很珍惜東西的人?還是什麼都捨得丟?

這幾年吹起了一股「斷捨離」與「收拾」的風潮,人們開始重視「捨棄」;但實際上,我們身邊依然充滿各種東西,而且很難乾脆地拋下它們。

東西太多,對工作的影響非常大。

第一個影響就是「花太多時間找東西」。

我想應該有不少人總是在找東西,甚至一邊找,一邊碎念:「在哪裡呀?」根據某項調查結果顯示,每個人每天平均要花10分鐘找東西。

當我回顧一天下來的生活,好像還真的花了那麼多時間找東西。

其實,找東西不只是針對實體,如果再加上電腦檔案,可能還要花更多時間。

假設每天花10分鐘找東西,一星期大概就要花1小時,一個月花4到5小時,一年竟然就要花到50個小時(整整2天以上)來找東西。

如果能減少找東西的時間,做事速度就會相對加快。

還有一個重點,就是找到這樣東西之後,記得要整理好,避免下次還要找。

比方說,剛才提到的「電腦檔案」,如果能減量整理,就能成為「工作俐落的人」。
請隨時用心「減少事物」;只要這種想法一停機,東西馬上就會增加。

另外,我也大力推動「無紙化」,盡力消除紙張文件。

大家的辦公室裡,最多的應該就是紙張吧?如果能消除這些紙張,一定能大量減少雜物。所以我每天都會一點一點地將庫存的紙本文件掃描成PDF檔案。

而且當我下定決心要減少雜物之後,就不太購物了。只要是「買」,就一定會增加東西;所以我刻意減少採買次數,物品也逐漸減量。

我認為,工作拖拉的人會不知不覺讓東西變多,結果就在堆積如山的雜物裡工作;除了必須花很多時間找東西,甚至會因為眼前五花八門的物品而分心,無法專注。

★ 做事俐落的人,要常常整理環境!

工作俐落的人睡「午覺」,工作拖拉的人睡「回籠覺」

為了早起,所以早睡。但是隔天睜開眼睛一看:才凌晨三點!
這時候,你會怎麼辦?

我想大多數人都會想:「還早嘛,再睡一會兒好了。」於是又窩回床上。這就是所謂的「回籠覺」。

請戒掉睡「回籠覺」的習慣,一醒來就馬上下床吧。不足的部分用「午覺」來補,這才是「工作俐落的人」的風範。

早起的訣竅就是:在睡前告訴自己「睡眠時間」和「起床時間」。例如「今天要睡七小時,早上六點起床」。

人體擁有相當精良的生理時鐘,可以在自己想要的時間起床。我想各位應該也有類似經驗:已經知道隔天非早起不可,於是設定好鬧鐘,結果隔天往往在鬧鐘響前起床。

只要告訴自己「幾點起床」加上「要睡幾小時」,早起就會變得非常輕鬆。

自從我開始使用這個方法後,無論隔天要多早起床,醒來時都能神清氣爽。

回籠覺會讓自己忘記前面提到的「睡眠時間」和「起床時間」。

這麼一來,起床時會頭昏腦脹,而且起床時間又比原本預定的更晚。該怎麼戒掉「回籠覺」。最後我得到一個結論。

不睡回籠覺的方法,就是「即使醒來的時間比預期要早,也要立刻起床」。
如果提早醒來,那就乾脆起床準備工作;或許睡眠會不太夠,但應該還足以專心工作一整個上午。

剛起床、無法專心的人,可以盡量提早前往公司,準備進行工作;早點出門所花費的通勤時間一定比平常更少,更有助於提前完成工作,成為「工作俐落的人」。

但沒睡回籠覺,還那麼早起拚命工作,時間一長難免想睡。這時候就要「睡午覺」。
就提升工作效率來說,最強的工具就是「午覺」。

各位應該也有類似經驗,中午只要睡個十五分鐘,下午的工作效率就會提升。

睡午覺可以提升效率,更接近「工作俐落的人」。考慮到人體機制,我認為這是必要的。

★做事俐落的人,會用短暫的午睡讓頭腦恢復清醒!