初出道時,懷著滿腔的「熱血」,準備著商業文書大全、加上自認還可以的英文作文能力,要在跟國外廠商的商業書信上大顯身手,沒想到第一封回函的草稿就被我的老闆潑了一盆冷水說,「寫商業書信不是寫作文!」

寫商業書信不是寫作文!

當時,老闆告訴我,商業書信最好分重點回答,像是做聯考考卷,分主題回答:主題1,主題2,主題3…;要把握的原則,簡單說就是KISS:Keep It Short & Simple。

當年學到的這個原則,直到現在還在使用,我也時常跟公司同事說這個簡單好用的原則,只是商業書信改成了「電子郵件e-mail」。

不用傳統文書方分段方式 而是用分點回應

E-mail是商業往來上很基本也很必須的工具,但要讓這個工具確實好用,就要了解寫信的目的、要表達的重點,在信中充分表達即可,不用去想要用哪一個英文單字比較優美,一定要寫多少字,這不是大學學測作文題,100字可以說完的,就不要用超過100字寫出,要完全像聯考問答題作答一樣,以簡潔、清楚、具體及完整為原則;而且用字越簡單越好。

舉例來說,與其用participate in,不如用attend;用take the place of,不如用replace來得簡潔清楚。也就是多用多益單字,少用托福單字。

當年我的老闆為什麼要如此說?道理很簡單,商業往來要確認的是1.金額,2.品質,3.交貨時間,4.分項數量…等非常實際的內容,不用咬文嚼字。寫信的目的就是要確認雙方的認知是否有差異,尋找關鍵資訊。而這些內容,通通要分點說明才清楚!

所以我寫商業e-mail,不是用傳統文書的分段方式,而是用分點回應,別怕分點,我曾經回過一封mail,一共分了快20點!

KISS : Keep It Short & Simple

因此寫e-mail不是寫作文:1.有話請直說,用字要簡單!2.一點一點,分點說,最明白!

※英語隨身字/e-mail篇

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※商業英文e-mail寫作要點

1. 傳達的訊息要精確

(X) My flight will arrive at 4 pm.
(O) My flight (CI802) will arrive at 4 pm on Tuesday, October 7.

2. 丟掉複雜句型,簡短清楚才是王道

(X) Please advise whether it is possible for your sales manager to come to our store on June 11 for a short discussion with our senior manager on this issue.
(O)It would be helpful if your sales manager could have a short meeting with our senior manager. Is next Monday afternoon good for you?

3. 別再使用陳腔濫調或過時的文法

(X) Should you require any further clarification, please do not hesitate to contact me.
(O) Please give me a call if you have any questions.

4. 使用最簡單易懂的字彙

(X) The above-mentioned items will be dispatched to your delivery address next week.
(O) These goods will be sent to your address in New Jersey next Tuesday.

5. 適度使用第一人稱製造親切感

(X) You can expect the problem to be solved in no time.
(O) I'll be pleased to help you sort out this problem as soon as possible.