某日在課堂中,和學員一起討論「職場浪費時間、減損效率的十大殺手」,結果很意外的發現,全班33位各級主管心中的第一名竟然全都是「無效的會議」。坐在後面聽講的總經理聽聞答案後,臉色大變。

其中一位學員的回答最令人玩味:「我是來上班,不是來開會的」,他心中好似有一股怒火不吐不快,坐下時又再補一句:「公司的會議已經病入膏肓」,全班都笑了,只見總經理的臉色越來越沉重。

會議真的很花錢

我觀察職場多年,無效會議不外乎「過多」、「冗長」、「不必要」這三種,除了與會者缺乏信任基礎,對主席、老闆或公司長期缺乏共識的組織型態以外,其實上述無效會議都有方法解決。

一般組織平均約花費7~15%的工時成本在開會上,中階主管更高達約35%,而高階主管幾乎花60%的時間在開會,所以開會真的是件非常昂貴的行為。

在這裡舉近期看到的三個「有效會議」的案例跟大家分享。

靠科技協助 縮短會議時間

上個月我與在清大擔任教職的好友,在校園內的咖啡廳碰面,除了討論暑假廣播專訪的內容外,也順便談談今年我在清大校園演講活動的規劃。午飯後,他在圖書館裡預約了一間小會議室,和兩位承辦同仁一起開會。

會議室的預約時間是下午1~2點,大家聊著聊著好不愉快。未料1點45分,掛在門口的小機器發出了悅耳的聲音:「您的預約時間還剩15分鐘」,頓時大家都笑了,隨後好友跟我說:「憲哥,你該準備離開了,因為兩點鐘會準時切掉電源喔。」

「真有這麼嚴重嗎?」我問。

「真的會斷電喔。」

心得:會議室跟好吃的餐廳一樣,一定要預約。
預約後,為防止人性的惡習,輔以科技的協助,必能有效縮短會議時間。

「老闆」是有效會議的成功關鍵

三月初我到一家醫美診所,擔任口語表達訓練的講師,下午的演練時段,由於課程助理臨時外出處理下午茶事宜,沒人可以負責按碼表計時,執行長看出我有些不悅,連忙說:「憲哥別氣,我們開會不用助理計時,我跟你介紹一樣好東西。」

電源插上、遙控器一按,牆上的LED計時器立馬出現「05:00」字樣,執行長說「演練時間5分鐘一到,它就會嗶嗶叫了」。

執行長解釋:「我們公司開會報告,連我在內,每一個人都有限時間,會議通知上會載明每一個人的時間長短,超時就是下台。現在大家長話短說的能力都很好,但是比較沒重點,所以才需要你來訓練。」我露出淺淺的微笑,一家一百多人的公司思維,從執行長會議管理的成功祕訣就略見一二了。

心得:會議要有效,除了靠科技輔助外,執行的人,尤其是上位者,才是有效會議的成功關鍵。