很多人都說辦公室英文,行銷、業務、管理問題都不大,最多難懂的術語其實都在財會,包括請款、報帳、預支、零用金......。例如,出差自己先墊了錢,回來請款,怎麼請,有人很自然地想到:

「I want get my money back.」聽起來像不像討債呢?

或者你想出差前想先「預支」一些錢,想用:「May I borrow some money?」又覺得很怪,聽來很不順。

有個學生說,有一回去美國出差,他向老美同事說,不知怎麼談到「零用金」,他說:「The company gave us pocket money.」老外眼睛瞪得大大的,怎麼有那麼好的事,公司還給零用錢?

以上都是用中文思考,講出來「不好」的英文句子。在外商工作,別的字可以不會,但以下幾個字一定要滾瓜爛熟。

1、Reimburse(報帳)
如果去查字典,字典上會寫「補償」,很難想像它怎麼出現在對話中。

這個字的組成分三段 【Re+im+burse】
Burse原意是金庫,im相當於in在裡面,re是return的意思,再回到金庫裡,意思是,一筆錢用掉了,又回到你身上。想像在公司,你自己先墊出一筆錢,再向公司報帳,這個動作就叫reimburse。

例句:Tell me what you have spent and I will reimburse you.(告訴我你花了哪些費用,以便我還給你。)

這個字也常常以名詞型態出現:
I would like to request my travel reimbursement.(我想報差旅費。)

2、cash advance(預支)
預支在英文裡有固定的說法,就叫cash advance。它當然也是借錢的意思,但聽起來比borrow委婉多了。

cash和advance都是名詞,合起來是複合名詞,可數。想用信用卡預借現金,到銀行櫃台可以問:Excuse me. May I obtain a cash advance with my Visa card?(請問,我可用Visa卡預借現金嗎?)

例句:You can get a $ 1000 cash advance for your trip from the financial department.(你可以去財務部預支1000美金差旅費。)

3、Petty cash(零用金)
英文的零用金有固定說法,就叫做petty cash,petty原意就是「小」。更完整一點,一整筆零用金可以說petty cash fund。

有些墊出去的錢金額很小,財會部門直接從備用的零用金當中支付:The company will reimburse you out of petty cash.(公司將用零用金支付你的代墊款。)

補充零用金,則用replenish這個動詞:I’d like to withdraw NT$5,000 from our company account to replenish the petty cash fund.(我想從公司戶提5000千元補充零用金。)

在英語裡找到知識趣味,英語島學程