Beryl Asked:實習生該不該對公司提出建議?

你好 Jamie,

新年快樂

我現在是大三的學生,在一間新創一年的公司實習,我很喜歡這間公司的理念,也很尊重這邊的上司。不過有時候對於他們做事的方式會感覺到太過隨便,比較沒有規劃。但是因為很喜歡這邊又非常希望可以做到更好,不知道該不該提出意見或想法,但畢竟自己也只是實習生,不知道這樣適不適當。如果有時間的話希望可以聽聽你的意見,謝謝你。

Dear Beryl,

新年快樂!

首先,恭喜你加入了一間你可以認同的公司。這聽起或許沒什麼大不了,但事實是在這個社會上,多數人並沒有像你一樣的福份。他們多半卡在不太認同的公司裡面,要不就是為錢犧牲,要不就是想騎驢找馬,但卻缺乏改變的勇氣。

我猜大概也是因為你能認同這公司的理念,才會積極的想要建議他們改善工作方法。你的問題的答案當然是肯定的,任何好的組織,都應該能廣納所有成員的建議。但這不代表所有成員的建議,對組織而言都是好建議。

所以我認為你的問題應該改寫成:我該如何提出對這家公司而言,真的能夠改善它運作的建議?

要提出有用的建議,首先你必須先了解「現狀」為什麼存在。找時間跟你的團隊成員聊聊,問他們為什麼這件事情現在是這麼執行的,它的前因後果是什麼,流程的設計考量的又是什麼。接著去找部門主管喝杯咖啡,問問從他從管理的角度,這個業務流程為什麼會是這樣的設計,目標是什麼,成本的限制與風險控管等的考量是什麼。

把這些資料都收集好後,就可以坐下來好好想想,現有的流程是不是這個時空背景下的最佳解,或者你可以規劃出更好的方法,在不增加(甚至是降低)成本的前提下,讓流程可以更有效率的被執行,達到更棒的結果,或是讓風險可以得到更好的控管。

接著你可以把計畫用簡單明白的字句寫成報告,先讓團隊成員們看看,取得他們的回饋,並且用這些回饋進一步改善你的計畫。畢竟他們會是實際被這個流程影響的人,如果他們不認同新的工作方法,即使主管同意實施了,也會在組織內碰到相當的阻力。

一旦計畫改進到同仁都買單了,就是時候拿去向主管報告了。當然,他聽完後還是可能會有意見。但由於你已經做了非常多的功課,這時你將可以跟他深入的討論計畫哪裡有欠周全,再繼續改善,直到它得到主管的認同,並且願意真的下去實施。那時候,你的新方法將會真的被公司採用,而且是一個上到主管,下到同仁,都會認同的新方法。此外,他們也會對你過程中的細膩留下深刻的印象。