自從寬頻連線與現代化瀏覽器自2005年左右開始普及,企業用的生產力軟體就開始一波波的「雲化」浪潮。

首當其衝的是Email。時至今日,基於網頁的Gmail、Yahoo! Mail與Outlook.com(Hotmail)等三大Webmail總和,在全球早已突破10億的用戶。根據調研機構The Radicati Group近期出版的報告指出,企業的郵件伺服器也已有超過27%是基於雲端提供者。

而緊接著在郵件後面,行事曆、文件、試算表、投影片,甚至是員工間的聊天軟體等生產力工具,也陸續開始往雲裡面遷徙。根據Gartner的調查,在2013年,全球6.3億辦公室軟體企業用戶裡面,已經有高達5,000萬是以Google Apps for Business與微軟的Office 365等雲端軟體,也就是所謂的SaaS(Software-as-a-Service)的方式,透過瀏覽器在進行主要的日常文件處理工作。Gartner同時預期到了2022年,全球企業辦公室軟體用戶將成長至12億,而其中6.95億將是SaaS的用戶。換句話說,從現在開始的8年裡面,新增的辦公室工作者,大概都會是雲端優先。

在我自己的工作生涯中,前面10年是以單機版的Office軟體為主。在上一個公司Sosauce,也就是2006年開始的那次創業,我們初期仍是採用傳統辦公室套件。到了2008年左右,看到Google Docs日趨成熟,我們終於決定把文件工作轉換其上。感受到了雲端的好處,2009年我創辦AppWorks時,雲端為主就成了非常容易的決定。

根據這6年下來的使用經驗,對於現代的工作者與管理者,我認為線上辦公室的工作方式,有以下幾個關鍵的好處:

再也不用煩惱安裝、更新、備份

由於SaaS軟體是安裝在伺服器上,使用者再透過瀏覽器去開啟,因此對於用戶端的電腦而言,得到的好處就是不用再煩惱軟體的安裝與更新。此外,由於資料也是儲存在雲端,因此連檔案的備份也不用傷腦筋。這對於經常換新電腦、升級智慧手機、開始採用平板裝置,與經常在外移動的現代工作者,是非常重要優點。

告別Email夾檔、編檔案版號

過去當幾個同事需要共同編輯一份文件,就是頭痛的開始。大家必須各自為檔名加上日期、版本編號、姓名等等識別參數,避免混淆,接著再依賴Email與網路硬碟交換檔案。這樣的工作模式不僅把壓力都放在最後整合者身上,而且過程中只要一個人不小心,就有可能打壞大家辛苦完成的進度。這個狀況來到內建強大即時協作功能現代的SaaS辦公室環境,幾乎完全被解決。在這些網路平台上,一個專案裡的人員可以全部同時編輯某個文件,各自進行自己負責的區塊。如此一來,不僅不會再有檔案版本的問題,大家也可以同時展開工作,再也不需要等待其他人的進度。

強大的搜尋功能

過去由於文件主要儲存在本機,當我們需要找某個舊檔案,往往必須依賴自己電腦的運算效能以及作業系統內建的搜尋引擎,那不是太好的體驗。因此勤勞的人會建立完整的目錄系統,把檔案一一的分類收藏,需要時再瀏覽取用。但我想多數人跟我一樣,等到用要檔案時,常常發現早已忘記自己的分類邏輯,結果還花費更多時間在目錄裡左翻右找。這個問題到了雲端辦公環境得到了非常好的解決,尤其像是Google Drive內建的是Google強大的搜尋引擎,無論是檔案名稱、內文,只要知道關鍵字,都可以準確的找到,於是我們也省去許多整理與回溯的煩惱。

行動裝置的支援

最後,現代的SaaS辦公室解決方案,通常都有非常好的智慧手機與平板裝置支援。只要下載他們推出的Apps,就能夠同步、開啟、閱讀甚至編輯你的文件。這些原生的行動Apps往往針對觸碰情境開發,能體貼各種螢幕大小的需求,有效的運用智慧手機有限的儲存空間,還可以讓你把檔案下載到沒有網路連線的地方離線使用。與傳統Office軟體需要依賴第三方應用才能在iPhone與Android上開啟的狀況,又是另一個大進步。