本文獲科技報橘科技報橘授權刊登,原文出處

不管在學生時代還是職場,我們都經歷過無數場大大小小的會議,而不可否認的,有些會議很有效率,但有些真的很糟糕。

雖然目前已有一些公司放棄了會議制度,但,如果現在你每天都還是得進會議室,其實有些提升會議品質的小訣竅。

商業雜誌Fast Company的作者Drake Baer提出7項提升會議品質的秘訣:

1.讓思維傳遞解決大嗓門的問題:

當人們身處像是開會等等的團體活動,有時候專業能力並不是決定領導者的因素,而是依據自信、講話的音量、甚至是種族等等的原因。

所以在開會時應該利用比傳統腦力激盪(Brainstorming)更有效率的思維傳遞(Brainwriting)。

2.圓形的桌子比較有向心力:

根據調查,比起方形桌,坐在圓形桌開更能凝聚團體向心力。

3.完成工作,而非死板的遵守時間:

會議時間不是重點,效率比較重要,會議不是一定得持續15、30或60分鐘,如果能在8分鐘內討論完所有的事情,那就散會吧!

Facebook營運總監Sheryl Sandberg就是這樣做的。

4.找對人來開會:

有決策者在場的會議,能更快擬定出決策,並提出更多原創的產品。

5.把議題轉變成問題:

著有《聰明領導人,更聰明的團隊》(Smart Leaders, Smarter Teams)的組織心理學家Roger Schwarz在《哈佛商業評論》中表示,與其以陳述句的形式列出代辦事項,不如用疑問句代替。

不要寫:「討論影片的時間表。」

請寫:「影片什麼時候可以完成?」

讓大家都很清楚的知道目標是什麼,而且你們也會知道任務何時能夠達成。

6.會議中不能有超過兩份的Pizza:

Amazon的執行長Jeff Bezos提出了「兩個披薩原則」(Two Pizza Rule),說明會議人數必須控制在兩份披薩夠吃的地步。如果兩份披薩還不夠餵飽參與會議的人,這意味著會議人數過多,因為小團隊通常會比大團隊還有效率。