基本的企業獲利方程式是「收入-支出=利潤」,然而藉由撙節成本提升獲利的方式像一把雙面刃,短期可能看到獲利數字的提升,長遠來看,卻可能導致商品和服務品質下滑而失去客戶的青睞,也傷了員工為公司打拼的士氣。

迎向紙本和電話管理作業消逝的年代,中小企業管理模式和獲利要點,應逐漸從工人智慧邁進人工智慧。本文帶您看兩個採用外勤筋斗雲進行數位轉型的新案例:交通系統整合商-優聯科技公司如何運用雲端管理提升外勤人員任務分派、記錄客戶的維修生命史,進而優化產品以及維繫良好的客戶關係;食品代理商-自然本味公司如何透過雲端管理外勤通路業務人員,即時瞭解外勤業務在第一線的差勤與資源需求,提供更好的作戰談判籌碼,更能將業務情況與通路數據回饋原廠。

新世代的e化外勤管理工具「外勤筋斗雲」則為企業提供一個能讓收入與支出同步優化的新管理模式,透過行動裝置與雲端服務的整合,為企業省出業績,累積有形、無形資產,全方位提升獲利模式的各個環節。

導入外勤筋斗雲 企業獲利的數位轉型新攻略
圖一:企業外勤管理新模式 (外勤筋斗雲提供)

無論是從開創業績或客戶服務的角度來看,第一線接觸客戶的外勤人員都是掌握企業業務命脈的最重要關鍵。由三商電腦所推出的「外勤筋斗雲」服務,以科技方式協助企業管理數量眾多、業務內容繁雜而較難以掌控動向的業務、配送、維修等外勤人員,同仁可運用支援手機、平板、電腦等跨平台簡潔易懂的操作介面,無論同仁身在何方,都能即時使用行程規劃、打卡回報、地圖追踪、推播通知、競品資訊蒐集…..等功能,透過作業流程的簡化來提升營運效率;而相關歷史資料的分析再利用,則提供了系統化管理客戶的依據,進一步達成提高生產力、服務品質、企業形象與客戶滿意度的目的。

成本優化|提升效率就是開源節流

用簡單的數學概念思考:一定的業務量下,每個員工若有更好的工作效率,所需的員工數就越少,公司的成本也越低;相對地,同樣的員工數,若每個人的工作效率都能提升,省下來的時間無論是用於開拓新業務或是提升服務品質,都能為公司創造更多業績。一般在外勤人員的管理上,光是管控出勤和任務分派就已經是一大課題,進一步的目標是做到個別同仁工作內容的掌握,第一流的管理,則是在隨時掌握進度之外還能提升效率。

「在競爭激烈的環境中,能快速回應客戶需求的企業就是贏家。」優聯科技副總經理李得宏指出。優聯科技是台灣第一家建立本土停車收費系統的公司,在台灣交通運輸領域耕耘20多年來,已經囊括台灣大部分的停車場、展覽館、捷運收費的軟硬體系統,目前在全台服務的光停車場就有約200個,還有至少20個展覽館跟遊樂場和北中南捷運系統,全台90%的公家機關售票系統都出自優聯。

堅實廣布的業務面背後,靠的是優聯從系統模組、設備、長期維修服務,一條龍包辦的深耕服務,而要靠全省維修部門23個員工服務如此龐大的客戶量,維修單位的效率便成為優聯在公司管理上最重要的考量,也因此決定導入「外勤筋斗雲」的e化管理,卻意外獲得比原先預期更大的效益。

服務提升|全面雲端化加速客服問題判斷的正向循環

早期優聯科技的外勤維修人員採用全紙本作業與電話派發任務,每個維修人員對於外勤維修任務地點分散,在任務通勤上長花費較多時間,到點維修後因為紙本作業,每位外勤人員的手寫描述文字、筆跡都不同,時常造成任務完成後歸檔困擾。導入外勤筋斗雲後,透過雲端與GPS,能就近、彈性派發任務地點,提升外勤人員的工作感受,加上維修歷程全面表單化控制,使用選單避免填入過多文字,能有效的統一維修任務的語言、用於任務完成後的編碼與統計。

「最初的目的只是希望透過e化取代紙本,提升在前端任務分派、個人工作負載績效管理,和客戶資料紀錄查找的效率,實際進行後發現,利用系統化整合的資料再分析,更能快速找到問題、研擬對策。」透過「外勤筋斗雲」完整的功能模組和針對個別企業需求量身調整的細節,讓優聯能夠迅速建立、掌握了解客戶維修生命史的關鍵資料,有了資料就能進行分析,提升改善產品的速度和精準度;同時,用電腦取代人腦做分析更加快速完整,也促成人力效率的進一步再提升。

導入外勤筋斗雲 企業獲利的數位轉型新攻略
圖二:優聯科技副總經理李得宏 (外勤筋斗雲提供)

收入優化|鞏固客戶還能開拓新財源

而對於從食品經銷代理,發展到自有品牌的「自然本味」而言,透過「外勤筋斗雲」除了提升工作效率、提高客戶滿意度,甚至還發展出讓「服務」本身就成為一項商品、創造新營收來源的獲益模式。

自然本味總經理徐文彬說明,賣場的服務管理極為繁雜,公司身為專業代理商,一邊要處理的是全省1600多個通路點位、近600個不同的產品品項,一邊要面對50家原廠供應商,需要更高效率的工具輔助,才能完整做到第一線每個門市端的資料蒐集分析,即時提供更明確的資訊給原廠。以往傳統的業務管理只能透過報表,無法立即呈現現場狀況,導入「外勤筋斗雲」之後,客訴處理方式、賣場活動陳列、陳列位置變化、價格調整、店長回饋的訊息等都能在彈指間掌握,不只讓管理階層能更全面掌握資訊,也是前端業務人員提升工作績效的一大助力。

由於7個業務人員遍布全省,以往和總公司之間的訊息傳遞不夠即時,人員出勤和業務的執行度也不容易管理,「外勤筋斗雲」第一時間解決了這個管理上的問題。然而本身也是業務出身的徐文彬也直言,導入「外勤筋斗雲」的目的並不是為了時時刻刻監控業務人員的動向,而是要提供更好的工具,讓他們的工作能更上一層樓。

導入外勤筋斗雲 企業獲利的數位轉型新攻略
圖三:自然本味總經理徐文彬 (外勤筋斗雲提供)

戰略提升|業務數據產品化 加值回饋廠商

徐文彬說,透過連結雲端系統資訊,讓業務人員在外能即時查詢每一個賣場的促銷檔期資訊和歷史紀錄,在門市洽談次月的進貨量和陳列位置時就更為有利,業務人員也因此較能即時面對競爭者的挑戰,隨時透過雲端平台和管理者確認、記錄談判的價格或數量可否加碼等策略,外勤筋斗雲成為最好的作戰紀錄,對此,徐文彬滿意地說:「有了功能強大的工具能讓他們發揮得更好,自己也得到業績獎金的實質激勵。」

人員產能提升後,自然能附載更多業務量。近期自然本味更在代理之外,承接了知名沖泡飲品品牌的賣場商化服務。「就是因為加入了這套系統,能隨時能掌握到所有量販門市的陳列與價格狀況,即時回饋給原廠。」原廠需要的所有門市資訊,包括清查產品分布品質、確認庫存充足、缺品品項或在途訂單的到貨時間,競爭者訊息,單店店長意見回收回饋,都可以靠「外勤筋斗雲」馬上即時反應,也因此讓賣場管理的「服務」和「資訊」本身也成為一項有價商品。使用「外勤筋斗雲」短短兩個月,就已經讓徐文彬感受到龐大的效益。

從工人智慧到人工智慧  你的企業能從中獲益嗎?

「外勤筋斗雲」科技管理的優點眾多,但站在在商言商的角度,如何評估公司是否適合導入?由於「外勤筋斗雲」在開發時就已全面針對舉凡設備維修、業務促銷、物流配送、現地勘查、保全巡檢、家事服務、跑腿派遣、保險產業……等中小企業外勤人員管理所需要的管理功能量身訂做,涵蓋作業程序中需要的排班、派遣、到點回報、結案回報等需求,進一步檢視個別企業的需求差異,則可以從兩個面向來評估:

  • 人員規模是否符合經濟效益:如果外勤單位只有一兩個人,人力管理就足以支應,當人員數足夠,或是需要處理的資料量用人力難以完整蒐集分析,導入「外勤筋斗雲」就符合經濟效益。
  • 服務品質是否是影響公司競爭力的重要因素:從兩位經理人的使用經驗分享中,都能看到「外勤筋斗雲」提升產品與服務的龐大潛力;服務品質的提升對公司競爭力越重要,就越適合使用「外勤筋斗雲」。

考量到實際費用支出的部分,優聯科技副總經理李得宏表示,外勤筋斗雲以月租計費的方式,不需要自行建置或購買一個套裝軟體,對公司來說成本壓力相對減少。自然本味總經理徐文彬也認為,和新增一個甚至五個人力的成本比起來,使用「外勤筋斗雲」提升的效益足以把這個費用賺回來。「用幾塊錢的效益得到更多的資訊,非常划得來!」

想了解更多,歡迎至外勤筋斗雲官方網站:http://bit.ly/2qJ0r7d

外勤筋斗雲產品影片: