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以前,我也曾經介紹過一些新郵件提示軟體,或者推薦過一些社群服務的新訊息提示工具,不過後來「長大後」就發現這些「提示」、「通知」是讓你分心,損害工作效率的最大元兇。
當你必須「遵照」新通知的指示去即時使用該服務或軟體時,就表示這個工具成為你的主宰,而不是你在主宰工具。
就以Gmail為例,有非常多桌面軟體、瀏覽器套件可以提示你接收到新郵件,會顯示漂亮又顯眼的紅色數字,誘惑你逃離難度最大的手邊工作,進行一個簡單的多,又容易有成就感的接收、回信動作。然而如果你仔細想想,大多數人、大多數信件都沒有即時回覆的緊急必要。
好吧!就算你的工作上常常有重要郵件需要儘快回覆,但除了工作本身就只是負責接收回覆郵件的人之外,其他工作我想每隔25分鐘接收郵件並即時回覆重要信件,應該也來得及吧?那麼,你可以設定一個時間循環:「工作25分鐘-看信5分鐘-休息5分鐘」。先進行一段短時間的工作衝刺後,才去查看郵件,這樣應該也不致於就會漏失即時回信時間。
讓自己總是可以「優先專注」把手上正在進行的任務處理完(或是處理到一個段落),然後才進行下一個任務。如果你一直查看新郵件、接收新工作,只會打亂自己的節奏,無法真正順利完成一件事情。
所以我自己現在的數位工作環境裡,尤其是桌面電腦上,都盡可能的去除充滿誘惑力的新訊息提示。
大概幾個最重要的方法是:
你可能會問我:難道我不怕漏失重要的訊息嗎?
我的回答則是,我並不是不接收新訊息,我只是要成為新訊息的主宰,而不是被主宰。
所以我的作法就是每隔大約25分鐘「查看」一次來自郵件、社群、即時通的新訊息,不是一直看,而是在每一段工作之間的間隔「抽空看」。
這樣一個小時查看大約兩次新訊息,應該很夠大多數人需要的回覆效率了吧?(當然,你的工作有特殊需求就另當別論)。
至於這25分鐘的由來,這是我常常提到的「番茄鐘工作法」,讓自己專注工作25分鐘(或者你自己設定適合的時間,但不宜過長),完成一個子任務,然後休息一下,你可以在休息後查看一下郵件。
但查看郵件或社群新訊息時,很重要的兩個原則是:
因為,最重要的事情永遠是「完成工作」,而不是查看郵件。
─本文獲「電腦玩物」授權轉載
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